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試析企業(yè)會計電算化管理中的內部控制論文
一、企業(yè)會計電算化內部控制中出現(xiàn)的問題
1.內部會計檔案管理混亂
對于企業(yè)而言，會計信息能夠為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營方案的制訂提供有效的依據(jù),只有進行科學高效的會計檔案管理，才能保證會計工作的正常進行，才能實現(xiàn)對企業(yè)不同時期的財務情況的比較，及時發(fā)現(xiàn)各種運行中的偏差。但是有調查顯示，很多企業(yè)在推行會計電算化初期時缺乏系統(tǒng)的控制管理體系，并且企業(yè)認為采用電算化的形式有丟失會計資料的風險。手工與計算機并行的會計電算化降低了會計核算的效率，給檔案管理帶來了更多困難，也極易造成內部會計檔案管理混亂的情況出現(xiàn)。
2.會計核算的各模塊之間缺乏聯(lián)系
在進行最終的會計核算時，需要對總賬'、固定資產(chǎn)、工資等各個財務模塊進行核算工作，通過各個模塊之間的聯(lián)系，能夠實現(xiàn)企業(yè)的自主査詢和轉賬等，提高工作效率，促進企業(yè)發(fā)展。但由于軟件的功能缺陷，導致核算工作的各個模塊之間的聯(lián)系出現(xiàn)問題，數(shù)據(jù)不能順利進行傳遞，從而阻礙會計電算化的發(fā)展。除此之外，由于會計電算化軟件的這種缺點’還會導致子系統(tǒng)直接建立在基礎數(shù)據(jù)上的現(xiàn)象出現(xiàn)，加大工作人員的工作量，造成工作負擔。在此過程中，一旦由于人為原因而導致計算機運行出錯，將會給企業(yè)帶來很大損失。
3.會計電算化軟件的部分功能不符合內部控制要求
在電算化系統(tǒng)的建立過程中會計電算化軟件可能會有一些贅余的功能，雖然一般不會對整個系統(tǒng)造成影響，但是一旦操作出現(xiàn)問題或者程序受到篡改就會造成系統(tǒng)的失效，丟失系統(tǒng)數(shù)據(jù)，給工作人員造成誤導，并且還會給不法分子帶來可乘之機’造成企業(yè)損失。且由于企業(yè)對自己經(jīng)濟效益的重視，為防止盜版在系統(tǒng)的設計過程中往往忽視用戶數(shù)據(jù)的安全性，或者加密設置不夠完善,而導致在內部控制的過程中出現(xiàn)問題。
4.會計電算化人員的綜合素質不高
隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展和科學技術水平的不斷提高，計算機更新的速度也在不斷加快，這導致會計電算化系統(tǒng)不斷更新，給相關工作人員帶來較高的技術要求�，F(xiàn)有的企業(yè)會計電算化工作人員必須不斷進行學習，跟上時代發(fā)展，才能實現(xiàn)對電算化系統(tǒng)的良好應用，并進一步實現(xiàn)電算化系統(tǒng)的開發(fā)，促進企業(yè)發(fā)展。然而,在很多企業(yè)中，由于各種原因，并不能實現(xiàn)這一點’造成企業(yè)對會計電算化內部控制工作難以貫徹實施，給企業(yè)發(fā)展帶來阻礙。同時由于一些工作人員的職業(yè)道德水平不高，還會造成違法行為的出現(xiàn)，這更加需要企業(yè)加強內部控制。
二、加強企業(yè)會計電算化內部控制的相關對策
1.建立完善的會計電算化操作制度
通過對問題的分析可以知道，在會計電算化系統(tǒng)實行的過程中，必須注重操作的規(guī)范性，因此必須建立相應的制度。操作制度建立的前提是會計電算化工作人員必須對相關操作內容有著全面的學習、認知和了解，并嚴格按照操作內容進行操作，在嚴格系統(tǒng)軟件密碼管理的同時，保證密碼的安全性，定期更換密碼。除此之外，在對系統(tǒng)進行操作的過程中，禁止違規(guī)操作和越權操作的出現(xiàn)’加強計算機使用的管理,禁止操作人員在開機狀態(tài)下離開操作崗位，造成損失。另外，在對計算機進行維修操作時，要保證對維修人員進的工作進行監(jiān)督,切不可大意而造成損失。同時還要保證維修人員的證件齊全，維修工作必須要通過相關部門的審批。建立相關的操作記錄制度，對操作人員、操作時間、計算機故障和維修進行記錄，明確細節(jié)’保證系統(tǒng)安全。
2.完善計算機管理制度
在會計電算化工作進行時，必須保證計算機的正常運行，因此計算機的管理也是內部控制工作的重點。首先，要對計算機等設備進行定期的維修和保養(yǎng)，保證機房的干凈整潔，排除安全隱患。其次，要對會計相關數(shù)據(jù)做好備份工作，防止由于計算機的故障或者操作失誤而造成數(shù)據(jù)丟失，同時有效防止非法刪除或修改計算機內容的操作而造成的會計數(shù)據(jù)的失真。在對磁盤等介質所存放的會計數(shù)據(jù)進行處理時更要注意備份工作的實行，并且應當將備份好的數(shù)據(jù)載體放在安全的地方，避免失竊造成的數(shù)據(jù)丟失。再次，要注意計算機在維修和進行軟件更新時一定要通過相關部門的審批’并且做好相關記錄，以保證系統(tǒng)安全。最后，為保證計算機軟件及硬件的正常工作，要進行相應的故障排除工作,采取相應的管理措施，保證數(shù)據(jù)的完整性。
3.完善檔案保存制度
在企業(yè)進行會計電算化的過程中，檔案的妥善保存至關重要，企業(yè)內部對于所有的會計電算化的檔案要進行分類，按照檔案的重要性確定保密的級別，不同的人事級別對應不同的査閱權限。在需要借閱會計檔案的時候，要嚴格審查借閱人的身份，確保借閱人具有相應的資格獲取檔案。
4.慎重選擇會計電算化軟件
在計算機技術水平不斷發(fā)展的今天,會計電算化不斷推行，會計電算化軟件的好壞直接影響著企業(yè)會計核算工作的好壞。因此在進行會計電算化軟件的選擇時,必須慎重。由于會計電算化軟件直接關系到會計電算化系統(tǒng)的內部控制工作，因此，在選擇會計電算化軟件的時候要從實用性、安全性、便捷性、可靠性等方面出發(fā)，對各種軟件進行全面了解’通過企業(yè)的實際情況，選擇適合企業(yè)財務管理的會計電算化軟件。
5.提高企業(yè)會計電算化工作人員的整體素質
(1)做好考核機制
通過考核機制的建立和執(zhí)行,嚴格把關筆試和面試，保證弓I進人才的技術水平，為日后的會計電算化工作的良好進行打下基礎。同時對會計電算化工作人員還要進行定期的考核，考核工作人員對于會計電算化相關技術知識的掌握和了解的程度，確保工作人員知法守法。
(2)進行定期培訓
企業(yè)在對自己的員工進行定期培訓時，應當保證對專業(yè)知識和專業(yè)技能的培訓，可以通過與大型企業(yè)的交流和合作，進行人才的洽談工作,提高工作人員的技術水平。同時,還要對企業(yè)的員工的職業(yè)道德進行培訓,通過對法律法規(guī)的宣傳，確保電算化工作的合法、合理、準確實施，避免違法違規(guī)現(xiàn)象的出現(xiàn)，提高工作人員的整體素質。
6.數(shù)據(jù)安全控制
對系統(tǒng)進行加防處理,防止操作失誤對數(shù)據(jù)造成破壞，并防止人為破壞數(shù)據(jù)；防止病毒人侵,防止無關人員隨意進人;設置進入口令,子系統(tǒng)中也要設置相應的口令，防止非法訪問和非法操作；采用日志的形式，對人員實行的系統(tǒng)操作進行記錄和管理，日志中記錄的項目包括查詢數(shù)據(jù)的時間和查詢的方式等。這樣做的目的是當系統(tǒng)出現(xiàn)問題時，便于解決;對軟件的數(shù)據(jù)結構形式、文檔資料、源程序清單和程序說明書進行加密管理。
三、結束語
隨著社會的不斷發(fā)展，經(jīng)濟水平的不斷提高和市場經(jīng)濟的不斷推行，企業(yè)必須提高自己的市場競爭力來保證企業(yè)的良好發(fā)展。因此，必須加大對電算化水平的內部控制力度，實現(xiàn)會計電算化的不斷推行和發(fā)展。通過相關制度的建立，提高工作人員的整體素質，促進企業(yè)的不斷發(fā)展。
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