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談會(huì)計(jì)電算化與對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制措施
【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的需要，會(huì)計(jì)行業(yè)電算化在企業(yè)中的應(yīng)用則是社會(huì)發(fā)展的已是必然。會(huì)計(jì)電算化后，企業(yè)的內(nèi)部控制制度也要隨之而改變。會(huì)計(jì)電算化代替代替的不僅僅是手工操作，隨之而來的是原企業(yè)內(nèi)部控制的制度不完善而產(chǎn)生一些新的問題，我們必須要不斷的完善企業(yè)內(nèi)部控制制度，建立一套適合當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的會(huì)計(jì)電算化下的企業(yè)內(nèi)部控制制度。
【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)電算化;企業(yè)內(nèi)部控制;措施
當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)成為一個(gè)信息的時(shí)代，計(jì)算機(jī)已經(jīng)被廣泛到各行各業(yè)中，在會(huì)計(jì)行業(yè)中，那些手工記賬下的內(nèi)部控制已經(jīng)不能夠完全的滿足會(huì)計(jì)電算化的要求，企業(yè)中的相關(guān)會(huì)計(jì)工作則由會(huì)計(jì)電算化逐漸代替。但隨著會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展也給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了一定的影響。我們應(yīng)該把會(huì)計(jì)電算化對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的影響進(jìn)行深入研究，總結(jié)出會(huì)計(jì)電算化形勢下出現(xiàn)的新問題、新情況、新特征。建立健全內(nèi)部控制的一些措施，保證企業(yè)在實(shí)施了會(huì)計(jì)電算化后，企業(yè)系統(tǒng)能夠安全并且有效的進(jìn)行。要對(duì)的內(nèi)部控制制度進(jìn)行調(diào)整，從組織控制、操作控制、安全控制和內(nèi)部審計(jì)等方面，來重點(diǎn)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制，從而建立健全會(huì)計(jì)電算化下的內(nèi)部控制措施。
一、做好對(duì)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的組織控制措施
加強(qiáng)組織控制主要是對(duì)部門的權(quán)責(zé)劃分，加強(qiáng)操作人員的軟件培訓(xùn)和檔案管理。雖然會(huì)計(jì)電算化是以計(jì)算機(jī)來替代人工進(jìn)行操作，但是操控計(jì)算機(jī)的終究還是會(huì)計(jì)人員。所以要對(duì)會(huì)計(jì)人員部門之間的權(quán)責(zé)劃分控制、軟件操作人員的培訓(xùn)和檔案的管理要有嚴(yán)格的要求。
(一)做好部門之間的權(quán)責(zé)劃分會(huì)計(jì)電算化和傳統(tǒng)的手工記賬一樣，一定要遵守不相容職權(quán)分離原則。對(duì)于每一筆可能會(huì)引起舞弊犯罪的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都要避免一個(gè)人或者是一個(gè)部門操作，必須由幾個(gè)人或者幾個(gè)部門來完成，便于相互制約。在會(huì)計(jì)電算化工作中，錄入憑證和審核記賬也不能夠是同一個(gè)人，這些不相容的職務(wù)不能由同一個(gè)人或部門完成，必須將各部門的職責(zé)分工明確，加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員的常工作日志管理。從而減小了舞弊犯罪活動(dòng)，保證了會(huì)計(jì)信息的真實(shí)、準(zhǔn)確。
(二)搞好軟件操作人員培訓(xùn)工作會(huì)計(jì)電算化促使企業(yè)中的財(cái)務(wù)人員更要注重自我素質(zhì)的提高與專業(yè)技能的提高。財(cái)務(wù)人員不能只是提高自己在會(huì)計(jì)方面的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)也要不斷提高自己在計(jì)算機(jī)方面的能力，努力成為同時(shí)具有會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)知識(shí)的復(fù)合型人才，以適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化的要求。
(三)加強(qiáng)檔案管理工作會(huì)計(jì)電算化的數(shù)據(jù)都是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上，會(huì)計(jì)系統(tǒng)有關(guān)的數(shù)據(jù)資料應(yīng)該及時(shí)存檔，所以企業(yè)應(yīng)該嚴(yán)格制定檔案管理制度。為了防止檔案的破壞，企業(yè)應(yīng)該建立一套應(yīng)急措施和恢復(fù)手段，以防止發(fā)生檔案突發(fā)破壞或者計(jì)算機(jī)被病毒侵襲時(shí)檔案無法找回，因此財(cái)務(wù)人員應(yīng)該定時(shí)備份檔案數(shù)據(jù)。無論任何人在什么時(shí)候用什么身份進(jìn)行財(cái)務(wù)軟件的任何操作，都應(yīng)逐一記錄，這樣在發(fā)生了數(shù)據(jù)丟失或者被篡改的事故之后，可以成為調(diào)查其原因的依據(jù)。
二、做好會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的操作控制措施
操作控制是對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中具體的數(shù)據(jù)處理活動(dòng)所進(jìn)行的控制。
(一)加強(qiáng)數(shù)據(jù)輸入控制措施在會(huì)計(jì)電算化下，原始數(shù)據(jù)的輸入是會(huì)計(jì)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的第一步，所以數(shù)據(jù)輸入后一定要反復(fù)審查，或者通過其他技術(shù)軟件進(jìn)行檢驗(yàn)，財(cái)務(wù)人員要把原始憑證上的相關(guān)信息，輸入到計(jì)算機(jī)中。所以為了減少由于有些操作人員對(duì)業(yè)務(wù)的不熟悉或者粗心大意，導(dǎo)致輸入的記賬憑證不準(zhǔn)確的錯(cuò)誤，操作人員在具備專業(yè)的知識(shí)外還要有認(rèn)真的態(tài)度和責(zé)任心。
(二)加強(qiáng)數(shù)據(jù)處理控制措施在會(huì)計(jì)電算化核算環(huán)境下，記賬工作不再是由財(cái)務(wù)人員操作，而是由財(cái)務(wù)人員將數(shù)據(jù)輸入到計(jì)算機(jī)中，由會(huì)計(jì)軟件簽字，審核和記賬。審核記賬是為了檢查財(cái)務(wù)人員輸入的數(shù)據(jù)是否正確，如果一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤，則要由制證人進(jìn)行修改，修改之后再審核。按照我國《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的規(guī)定，同一張記賬憑證的填制和審核人應(yīng)由不同的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行。當(dāng)制證人填制完憑證之后，不能自己進(jìn)行審核，而是應(yīng)該由具有審核權(quán)限的其他人進(jìn)行審核，并且記賬憑證必須審核完之后才可以記賬。同手工記賬一樣，審核憑證在會(huì)計(jì)人員處理業(yè)務(wù)中也是很重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。關(guān)于數(shù)據(jù)處理控制這一方面，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)必須有能夠防止或者能及時(shí)的發(fā)現(xiàn)在業(yè)務(wù)處理過程中數(shù)據(jù)丟失或出錯(cuò)的相關(guān)控制措施。已經(jīng)人賬的記賬憑證，如果需要修改，必須要留有痕跡，比如要標(biāo)明修改日期和相關(guān)負(fù)責(zé)人。
(三)加強(qiáng)數(shù)據(jù)輸出控制措施數(shù)據(jù)輸出控制是企業(yè)為了保證輸出信息的準(zhǔn)確、可靠而采取的各種控制措施。數(shù)據(jù)輸出控制一般應(yīng)該檢查輸入的數(shù)據(jù)和輸出的數(shù)據(jù)是不是一致，輸出的數(shù)據(jù)是不是完整，并且對(duì)輸出數(shù)據(jù)應(yīng)該做好記錄。
三、做好對(duì)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的安全控制的措施
系統(tǒng)安全控制主要是保證系統(tǒng)程序不被修改、不損毀、不被病毒感染。
(一)加強(qiáng)接觸控制措施在會(huì)計(jì)電算化中，一些非系統(tǒng)操作員不能接觸會(huì)計(jì)相關(guān)的業(yè)務(wù)資料，以避免會(huì)計(jì)機(jī)密文件泄漏;同時(shí)他們也不能接觸與會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)相關(guān)的技術(shù)資料，以避免出現(xiàn)程序被修改的可能性。
(二)加強(qiáng)實(shí)體安全控制措施實(shí)體安全主要是指對(duì)計(jì)算機(jī)機(jī)房環(huán)境和磁性介質(zhì)的保護(hù)。計(jì)算機(jī)機(jī)房應(yīng)該按照相關(guān)的技術(shù)和安全規(guī)定，防止火災(zāi)等發(fā)生。并且禁止與工作毫不相干的人員出入計(jì)算機(jī)機(jī)房。要注意防潮、防塵、和防磁來保護(hù)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)。會(huì)計(jì)人員應(yīng)該將所有的數(shù)據(jù)都留有備份，并且要妥善保管。
(三)做好病毒防范和控制會(huì)計(jì)電算化使用計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)，對(duì)于計(jì)算機(jī)的病毒防范是工作重點(diǎn)。計(jì)算機(jī)一旦受到病毒的侵襲，會(huì)計(jì)系統(tǒng)可能會(huì)導(dǎo)致破壞或癱瘓，將會(huì)給整個(gè)財(cái)務(wù)部門的工作帶來很大的損失。在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，一定要嚴(yán)禁使用各類游戲軟件或視頻，防止病毒通過這些來破壞計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，而且對(duì)于傳輸過來的數(shù)據(jù)等一定要嚴(yán)格的經(jīng)過病毒檢測。此外，一定要及時(shí)的更新升級(jí)系統(tǒng)的防病毒產(chǎn)品，并且要求每一個(gè)操作員必須具備防止計(jì)算機(jī)病毒的基本計(jì)算機(jī)知識(shí)。
四、做好會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的內(nèi)部審計(jì)措施
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制存在著很大的風(fēng)險(xiǎn)，如果系統(tǒng)出現(xiàn)錯(cuò)誤，那么給企業(yè)帶來的很大的危害。然而，一些理想的內(nèi)部控制制度由于成本很高，所以大部分的企業(yè)不采用，所以企業(yè)應(yīng)該更為重視內(nèi)部審計(jì)的作用，利用內(nèi)部審計(jì)，來對(duì)企業(yè)的會(huì)計(jì)電算化進(jìn)行監(jiān)督和控制。通過內(nèi)部審計(jì)來發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作中的一些新變化所帶來的問題，能夠更好的完善會(huì)計(jì)電算化下企業(yè)的內(nèi)部控制制度。
【參考文獻(xiàn)】
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