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文秘人員素質(zhì)與文書檔案管理論文
摘 要：文書檔案管理是行政機關及企事業(yè)單位一項必不可少的特殊工作，要求文秘人員具備有與崗位相對應的業(yè)務素質(zhì)。當前，新形勢對行政機關文書檔案管理人員素質(zhì)提出了新的要求。筆者結(jié)合多年文書檔案管理工作實踐，對文書檔案管理工作面臨的形勢和文秘人員應具備的素質(zhì)進行了分析，并對加強行政管理，提升文秘人員素質(zhì)，促進文書檔案管理工作提出了粗淺的建議。
關鍵詞：行政管理 文秘人員 素質(zhì) 文書檔案 對策
文秘人員素質(zhì)是指文秘工作者在文書檔案管理崗位上所必須具備各種基本素養(yǎng)和專業(yè)知識、技能的總和。包括從事文書檔案工作必須具備的基礎知識、基本技能、政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、管理能力及分析處理問題的能力等等。文秘人員素質(zhì)的高低，直接影響著文書檔案工作的效率、水平和質(zhì)量，對文書檔案工作整體效能的發(fā)揮有著無法替代的保障作用。目前，一些文秘人員素質(zhì)不高，極大地制約了文書檔案工作的創(chuàng)新，甚至影響到了機關事務的正常運行和事業(yè)的健康發(fā)展。因此，如何加強管理、培訓，提高文秘人員的綜合素質(zhì)，已成為行政管理中亟待解決的重要課題。
一、當前文書檔案管理工作面臨的新形勢
�。ㄒ唬┪臅鴻n案管理工作面臨新變化。隨著改革開放進程向縱深推進，經(jīng)濟社會飛速發(fā)展，當前我們已然邁進了知識經(jīng)濟時代，科學技術正以我們難以置信的速度向前邁進。隨著政治經(jīng)濟管理的深刻變革，社會利益格局正在進行深刻調(diào)整，人們思想觀念正在發(fā)生深刻變化，這對于高科技單位而言，既激發(fā)了行業(yè)發(fā)展進步的巨大活力，也使行業(yè)發(fā)展面臨的矛盾和問題凸顯。對于新形勢下文書檔案工作而言，硬件條件和軟件條件都必不可缺。硬件條件應由單位在黨委政府的政策支持和技術部門的技術支持下，加大資金投入不斷更新?lián)Q代；而從事文秘檔案工作人員的素質(zhì)，則是新時期文書文書檔案工作最為重要的軟件條件，盡管是軟件，卻絲毫不能“軟”，否則其后果有可能對單位正常運行乃至行業(yè)發(fā)展造成致命的災難。
（二）文秘人員綜合素質(zhì)面臨新挑戰(zhàn)。文書檔案工作這艘航艦，必須有文秘檔案人員與之相匹配的燃料，才能在經(jīng)濟社會發(fā)展洪流中乘風破浪順利前行。而人的觀念、知識、能力等，不可能一朝一夕就可改變，必須經(jīng)歷不斷積累的過程，才能實現(xiàn)質(zhì)量的飛躍。在這種形勢下，文秘人員只有自我加壓，高度認識、科學分析新形勢下文書檔案管理工作的新特點，增強學習的緊迫感， 認真研究新問題，在實踐中不斷地摸索經(jīng)驗、尋求對策，才能跟上時代發(fā)展的高速列車，才能從容應對我們已見過和未見過的東西，也才能不至于出現(xiàn)力不從心、不知所措的尷尬局面。文秘人員盡管從事的是最平凡的服務工作，但我們決不能做平庸人，必須牢固樹立“學以立德，學以增才，學以致用”的理念，不斷提高政策理論水平，不斷更新知識結(jié)構，不斷開闊眼界胸襟，努力成為服務機關事業(yè)發(fā)展的行家里手，努力成為復合型、全能型人才，才能適應新形勢對文書檔案工作的新需求。
二、文秘人員應具備的素質(zhì)
（一）政治思想理論素養(yǎng)。作為專業(yè)工作人員，文秘人員必須具備各類專業(yè)工作人員所應共同具備的基本政治素質(zhì)，即堅決執(zhí)行黨和國家的各項方針政策，遵守各項法律法規(guī)，講道德、守紀律，不為名、不為利，不計較個人得失，具有獻身精神。由于機關文書檔案工作具有較強的機密性，因此文秘檔案人員還應具備守口如瓶、嚴守國家機密的思想素質(zhì)。同時，文書檔案工作的服務性特點還特別要求文秘人員應具備良好的服務機關事業(yè)發(fā)展的主人翁意識。
�。ǘ┛茖W文化知識素養(yǎng)�？茖W文化知識素養(yǎng)與政治思想理論素都是文秘人員必須具備的基本素養(yǎng)。對于不同機關單位的文書檔案工作，文秘人員必須具有相應文化水平，特別是對于高科技單位而言，文秘人員除了掌握文書檔案管理基本知識外，還必須要掌握與自己所從事的專業(yè)工作相關聯(lián)的其他專業(yè)科學技術知識，如領導學、管理學、圖書館學、情報學等知識。近年來，隨著現(xiàn)代信息技術在文書檔案工作中的廣泛應用，計算機替代了傳統(tǒng)的手工操作成為檔案管理自動化工作非常重要的工具，這就要求文秘人員必須具備必要的計算機信息技術，這樣才能對檔案信息進行電子化、數(shù)字化的有效控制與管理，能迅速有效地收集信息，完整安全地保護信息，準確地提供信息，最大限度地運用信息，及時服務于單位領導和業(yè)務部門的檔案信息需求。只有具備了相關的科學文化知識素養(yǎng)，才能更好地從事文書檔案工作。
�。ㄈ┪拿貦n案專業(yè)素養(yǎng)。文書檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，要求文秘檔案人員必須具備較強的專業(yè)素養(yǎng)。文秘檔案管理人員應該安心本職工作，熱愛文書檔案工作，有較強的事業(yè)心，懂得文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業(yè)基本知識，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規(guī)和方針政策，熟悉文書檔案的各種業(yè)務規(guī)定，熟悉自己所服務的單位的各項業(yè)務工作，才能把檔案專業(yè)法規(guī)、政策和檔案專業(yè)基本知識以及其他專業(yè)知識靈活運用于自己文書檔案工作實際，優(yōu)質(zhì)高效地完成自己的文書檔案業(yè)務工作。同時，文書檔案工作直接與文字資料打交道，文秘人員還必須具備較強的文字處理能力，才能勝任文書檔案工作，才能將各種文書檔案整理編輯得更好，才能更好地為單位各項業(yè)務工作服務。
�。ㄋ模┈F(xiàn)代管理能力素養(yǎng)。文書檔案工作于單位各項業(yè)務工作密切相關，這就要求文秘人員必須具備必要的現(xiàn)代管理能力素養(yǎng)。文書檔案工作中，文秘人員的溝通協(xié)調(diào)能力往往與文書檔案的質(zhì)量緊密相聯(lián)。要做好文書檔案工作，文秘人員必須和單位各業(yè)務部門、有關人員打交道，要在這一過程中獲得各方面的支持和配合，除了靠單位有關的檔案管理規(guī)章制度外，更主要的是靠文秘人員自身溝通協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮。
三、提升文秘人員素質(zhì)促進文書檔案管理工作的建議
（一）加強組織領導，提供必要保障。單位領導對文書檔案工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為文書檔案工作不是主要部門，可有可無。隨著政治經(jīng)濟管理體制不斷完善，文書檔案管理工作的壓力與日俱增，管理難度不斷增大。對于單位而言，單位領導必須進一步加強對文書檔案工作的重視程度，自覺更新檔案意識，清醒認識新形勢對高素質(zhì)復合型文秘人才的迫切需求，給予文書檔案工作以人員、資金以及制度上的大力支持。對于文秘人員而言，要經(jīng)常向單位領導匯報文書檔案工作情況，同時努力做好檔案服務工作，及時為領導提供檔案利用信息，使單位領導逐漸認識到文書檔案工作的重要性。
（二）鼓勵加強自學，提高綜合素質(zhì)。單位要制定必要的學歷、職稱提升獎勵和補助制度，鼓勵文秘人員結(jié)合自己的崗位工作，掌握現(xiàn)代化管理技能，邊學習邊實踐，在提高業(yè)務素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握，努力使自己具備信息技術和網(wǎng)絡技術的綜合型文書檔案管理人才，以適應文書檔案管理數(shù)字化、信息化的新要求。
（三）加強教育培訓，提升專業(yè)水平。加強文書檔案管理業(yè)務培訓，是提高文秘人員素質(zhì)和文秘檔案管理水平的關鍵。培訓內(nèi)容要因需設計，將其與單位實際相結(jié)合。除加強專業(yè)理論知識學習外，應加大計算機知識、網(wǎng)絡知識教育，完善知識結(jié)構、培養(yǎng)敏銳的檔案意識，增強運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理文書檔案的基本技能，以適應新時期檔案工作的需要。同時，注重加強文秘檔案部門與單位相關業(yè)務部門之間的交流，使他們互相吸取經(jīng)驗，及時查找自身不足，使文書檔案管理工作更好地日常業(yè)務工作相結(jié)合。
�。ㄋ模┐蛟鞕C關文化，促進效率提升。單位應樹立科學的人才觀，拋棄高學歷情結(jié)，積極營造一個以能力為主導，而不是以身份為主導的公平競爭型機關文化環(huán)境，與文秘人員建立起關系型心理契約，增強文秘人員的主人翁意識。在此基礎上，指導文秘人員搞好職業(yè)生涯設計，幫助文秘人員建立與單位事業(yè)發(fā)展方向一致的個人職業(yè)生涯規(guī)劃。同時，通過加強制度建設，引導文書檔案管理人員牢固樹立服務觀念，克服守攤式的被動服務觀念，充分發(fā)揮參謀助手作用，利用現(xiàn)代信息化技術提供優(yōu)質(zhì)服務。尤其要鼓勵其了解并關注單位工作全局，善于認識判斷形勢，善于根據(jù)單位中心工作需要積極主動地開展文書檔案工作。這樣才能在服務中提高工作效率，在服務單位事業(yè)發(fā)展中樹立良好形象。檔案部門和文秘檔案工作者要了解大局，把握大局，把為中心工作服務作為重點，確立服務的主攻方向，取得服務的主動權，要充分利用檔案部門擁有豐富檔案資源的獨特優(yōu)勢，抓住歷史和現(xiàn)實的結(jié)合點，選準主題，有效地為大局服務，使檔案部門成為領導決策與管理的“信息庫”、“智囊團”。
結(jié)束語
綜上所述，文書檔案管理是一項特殊的工作，要求文秘人員具備有與崗位相對應的業(yè)務素質(zhì)。要積極鼓勵文秘人員不斷拓寬知識層面，創(chuàng)新工作思維，實現(xiàn)文書檔案管理工作現(xiàn)代化，科學收集整理、開發(fā)利用好檔案資源，高質(zhì)量做好文書檔案管理工作，更好地服務于事業(yè)發(fā)展。
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