關于水利工程科技檔案管理的重要性論文

　　1、前言

　　水利工程是發(fā)電、供水、圍墾、防洪、除澇、灌溉、水土保持、移民、水資源保護等工程及其配套和附屬工程的總稱。水利工程有工作面多，建設周期長，階段性較強等特點。建設過程中形成大量的信息和文件，必須歸類為科技檔案。水利工程科技檔案管理工作要求做到高效率的文件處理、信息查詢和反饋以及文檔分類儲存的工作。

　　2、水利工程科技檔案管理的重要性

　　水利工程科技檔案是項目建設過程中形成的文字、圖表、聲像等信息材料，是生產(chǎn)、科研及其建設過程中形成的原始記錄，它客觀的記述和反映了整個歷史過程和真實原貌。因而科技檔案的有效管理必然是工程建設過程中的重點，也是難點。

　　水利工程的建設主要經(jīng)過前期規(guī)劃、設計、招(投)標、施工、竣工驗收等一系列復雜的階段，內容繁多，周期較長。在整個過程中，資料檔案是項目建設的依據(jù)。因此，需做好科技文件材料的日常收集、分類儲存及規(guī)范化管理的工作�？萍紮n案的形成自工程立項開始，與工程建設進度同步，并貫穿其各個階段�？萍紮n案的有效管理，有利于資料備查、后期審核，是提高項目質量、提高工作效率的有力保障，也可為以后的工程項目提供可靠的參考。

　　另一方面，檔案管理對于企業(yè)發(fā)展也起到了重要的作用。每一個工程項目的檔案資料，是企業(yè)文化的積淀。也為積累工程經(jīng)驗、吸取教訓、不斷提高企業(yè)工作質量和工作效率提供了參考。

　　因此，做好水利工程科技檔案的有效管理工作十分重要。

　　3、水利工程科技檔案管理現(xiàn)狀

　　3.1管理內容

　　水利工程科技檔案管理按其內容及階段形式可分為：工程設計檔案管理、工程施工檔案管理、工程監(jiān)理檔案管理和竣工檔案管理等。各個階段的科技檔案主要包括主要包括文字材料、圖紙資料、聲像資料等。文字材料是科技檔案中最重要的，涉及內容最多的資料，主要包括：各類收文、發(fā)文、標書、合同、設計報告、施工報告、驗收報告等建設資料，以及各次會議紀要、計劃變更、施工日志等綜合資料。圖紙資料主要包括地形地類圖、施工圖、竣工圖等。聲像資料包括各種圖片信息、視頻信息等。這些材料看似種類繁多，不同階段、各個專業(yè)互相交叉，而實際上是圍繞著工程建設所形成的�？萍紮n案資料之間既以不同的工作階段相區(qū)別，又以總體程序和內容緊密銜接，反映了水利工程建設的全過程，各個階段、各個專業(yè)互相滲透，缺一不可。因此，鑒于工程科技檔案的重要性，各階段形成的各類檔案均需做到有效管理。

　　3.2管理現(xiàn)狀

　　科技檔案管理，是對科學技術檔案實體進行管理和信息開發(fā)利用的一項專門工作。主要包括收集、整理、鑒定、歸檔、統(tǒng)計和提供利用等項內容。目前，水利工程科技檔案管理大致上可分為：收集整理、簽審鑒定、歸檔以及查詢利用等過程。

　　收集整理工作是將收集集中起來的科技檔案按其形成階段、內容、形式，進行科學分類、系統(tǒng)編排，為實現(xiàn)科學管理打下基礎;簽審工作是各個階段負責人對其科技產(chǎn)品應簽字負責，以保證科技檔案的可靠性和責任可追溯性;歸檔工作是將科技檔案儲存于檔案管理部門，并以科學的管理手段和技術措施保護科技檔案的完整和安全，維護庫藏科技檔案的序列，為最大限度地延長科技檔案的自然壽命和保證科技檔案的有效利用提供條件并實行監(jiān)督;統(tǒng)計工作是通過對各類檔案的統(tǒng)計和分析，掌握庫藏科技檔案的數(shù)量和質量，以及科技檔案管理和利用工作的基本狀況，既是保護科技檔案并對其實行監(jiān)督的基本手段，也為科學地管理科技檔案提供數(shù)字依據(jù);查詢利用工作是通過創(chuàng)造的統(tǒng)計條件，以各種有效的方式將已歸檔或保存的科技檔案信息提取出來，滿足后續(xù)工作的需要。

　　4、當前水利工程科技檔案管理存在的主要問題

　　水利工程由于門類繁多，階段性強，建設期長，為檔案管理工作帶來了相當?shù)碾y度和挑戰(zhàn)。目前我國水利工程科技檔案管理水平總體上還比較穩(wěn)定，但也存在不少值得改進的地方，主要存在以下幾方面的問題：

　　4.1科技檔案管理制度不夠規(guī)范。目前，水利企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理制度不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號不規(guī)范。第二，案卷標題不規(guī)范。第三是大部分案卷缺少卷內目錄。第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重。

　　4.2檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。目前在水利行業(yè)，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。雖然部分檔案管理部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具，但也出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，既造成了資源利用不充分，也導致檔案檢索效率不高。

　　4.3科技檔案管理人員專業(yè)素質不高，管理意識不強，檔案利用率普遍不高。目前，雖然各企業(yè)單位均設置了相應的檔案管理部門，但管理人員文化程度和專業(yè)素質參差不齊，相當一部分還不能適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，具備相應的專業(yè)知識技能，熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。此外，許多單位長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益缺乏認識，造成檔案信息資源開發(fā)不足，檔案利用率不高。

　　4.4對水利科技檔案的保密性缺乏足夠的重視。一般而言，水利工程科技檔案均屬于秘密文件，查詢或利用均需通過相關手續(xù)。但從本人的工作實踐看來，大部分水利單位在科技檔案保密性方面缺乏足夠的重視，制度不健全，責任落實不到位，在當今信息飛速發(fā)展的時代，水利科技信息安全面臨嚴峻的挑戰(zhàn)。

　　5、加強水利工程科技檔案管理的對策

　　針對目前水利工程科技檔案管理工作狀況，為提高檔案管理效率，實現(xiàn)科技檔案的有效管理，實現(xiàn)資源的高效利用，需加強水利工程科技檔案管理工作。可行的方法有：

　　5.1加強宣傳教育，提高水利部門對科技檔案有效管理的認識。要充分認識檔案管理工作對促進工程項目建設和企業(yè)發(fā)展的重要作用，切實增強做好企業(yè)檔案管理工作的責任感和使命感，進一步明確檔案工作是各部門義不容辭的責任和義務。

　　5.2加強人才培養(yǎng)，提高科技檔案管理人員綜合素質。提高檔案管理工作人員素質，是推動科技檔案管理事業(yè)發(fā)展的關鍵。首先要把住人才引入口關，可適當引進一批有專業(yè)知識，有專業(yè)技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，針對企業(yè)檔案管理的特點和部分管理人員素質不高的情況，企業(yè)要積極選送檔案人員參加檔案專業(yè)知識培訓，提高檔案人員業(yè)務素質，同時要穩(wěn)定檔案專業(yè)隊伍，從而加強企業(yè)檔案管理工作。

　　5.3規(guī)范檔案管理機制，強化管理責任。建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的科學的檔案管理體系，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。

　　5.4積極做好開發(fā)利用工作，為企業(yè)各項工作服務。如何利用好企業(yè)檔案，開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，是企業(yè)檔案管理的目的，也是擺在企業(yè)檔案管理人員面前的一項艱巨任務。為此，企業(yè)檔案管理人員就要圍繞企業(yè)的發(fā)展，采用高效的檢索工具，并進一步開發(fā)新產(chǎn)品、新技術，變被動服務為主動服務。

　　5.5引入計算機信息系統(tǒng)進行信息處理和資料管理，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。計算機技術與檔案管理的結合是時代發(fā)展的必然選擇，以數(shù)字化、網(wǎng)絡化為主旋律的檔案信息化戰(zhàn)略，已在全世界范圍內推展;加強水利工程企業(yè)的信息服務工作亦是企業(yè)國際化戰(zhàn)略的重要組成部分，在企業(yè)發(fā)展過程中，以企業(yè)的檔案工作為依托，成立市場信息服務中心，建立網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，不僅能夠為企業(yè)提供咨詢服務，克服企業(yè)管理的盲目性，而且能夠為企業(yè)的發(fā)展起著不可忽略的作用。

　　6、結論

　　水利工程門類繁多，內容繁多，階段性強，且周期較長。在整個過程中，資料檔案是項目建設的依據(jù)，因而檔案管理既重要也復雜。做好檔案工作對工程項目的建設和企業(yè)的發(fā)展有很重要的作用。目前，水利企業(yè)在科技檔案管理工作上存在一系列的問題，需要進一步提高科技檔案管理的意識、提升管理人員的業(yè)務素質，規(guī)范管理制度，積極做好開發(fā)利用工作，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

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