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事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀與規(guī)范化管理管理論文
由于事業(yè)單位實(shí)際經(jīng)營過程中會(huì)產(chǎn)生出眾多的文件,為了保證各類工作的持續(xù)運(yùn)行,就必須對(duì)所產(chǎn)生的文件有效的管理。檔案管理工作在事業(yè)單位生產(chǎn)發(fā)展中具有積極的促進(jìn)作用。對(duì)于事業(yè)單位而言,實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案工作極為重要,能夠確保事業(yè)單位運(yùn)行的協(xié)調(diào)、有效性。事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)實(shí)質(zhì)上就是嚴(yán)格根據(jù)規(guī)范化的質(zhì)量及效率,不斷提高系統(tǒng)思維意識(shí),從而滿足事業(yè)單位提出的規(guī)范化、科學(xué)化運(yùn)行需求,促進(jìn)檔案工作的健康發(fā)展。本文首先指出了事業(yè)單位檔案工作中存在的問題,其次,提出了實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化目標(biāo)的策略。
1、事業(yè)單位檔案工作中存在的問題
1.1 還未充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性
事業(yè)單位的檔案工作屬于服務(wù)性范疇,常常會(huì)被單位領(lǐng)導(dǎo)層所忽視。有的單位目前還未充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性,缺乏科學(xué)合理的檔案意識(shí),監(jiān)督力量薄弱,在檔案工作中的人財(cái)物需求以及檔案整理歸檔時(shí)間方面沒有提供足夠的保障。還有的單位未及時(shí)把檔案工作歸列到年度目標(biāo)考核范疇中,就算涵蓋在目標(biāo)考評(píng)中,該項(xiàng)工作也僅僅作為一種軟指標(biāo)而存在,缺乏相關(guān)的硬性規(guī)定,得不到領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)有的重視。對(duì)于極為關(guān)鍵的業(yè)務(wù)檔案未做到及時(shí)有效的整理、歸檔就送至檔案室中,雖然這樣極大的方便了職能科室相關(guān)資料的查詢,但根據(jù)國家明確規(guī)定的檔案管理規(guī)范化要求,此做法是不合理的。
1.2 檔案工作的保管條件較弱
當(dāng)前,在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展下,有很多部門的檔案保管條件都相繼提高,然而,在一些事業(yè)單位中,其檔案保管條件十分的薄弱,根本與檔案管理中提出的要求不相符,毫無規(guī)范統(tǒng)一性而言。有的事業(yè)單位檔案室中所用的設(shè)施設(shè)備十分的陳舊,檔案資料全部籠統(tǒng)的堆放在一個(gè)地方,這樣,將不可避免的導(dǎo)致檔案資料破壞與丟失現(xiàn)象的發(fā)生。
1.3 檔案管理者的業(yè)務(wù)水平低
檔案管理除了具有較強(qiáng)的政策性特征外,其還具備了專業(yè)性、技術(shù)性特征,所以,要求從事檔案工作的人員必須有思想道德素養(yǎng)及專業(yè)素質(zhì)。然而實(shí)際情況卻是,有的事業(yè)單位中從事檔案工作的人員缺乏專業(yè)性,職責(zé)權(quán)限模糊;有的事業(yè)單位檔案工作者由于實(shí)際擔(dān)任了多個(gè)崗位工作,根本沒有足夠的時(shí)間和精力來進(jìn)行檔案管理;有的事業(yè)單位檔案工作者由于在業(yè)務(wù)上經(jīng)常出現(xiàn)變動(dòng)及缺乏業(yè)務(wù)素質(zhì),沒有加強(qiáng)檔案的管理,上級(jí)檢查中存在敷衍行為。
2、實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化目標(biāo)的策略
2.1 增強(qiáng)認(rèn)識(shí),構(gòu)建切實(shí)可行的檔案工作機(jī)制
單位領(lǐng)導(dǎo)者要充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性,安排組織專業(yè)部門貫徹落實(shí)檔案工作責(zé)任制,并把檔案工作納入到部分考核中來,認(rèn)真全面的編制檔案長期規(guī)劃,聘請(qǐng)專業(yè)的檔案工作者,構(gòu)建完善的檔案管理體系。檔案工作涉及面廣,構(gòu)建完善的檔案管理工作制度是單位檔案工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化目標(biāo)的前提。嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)規(guī)定,結(jié)合單位實(shí)況,編制高效的檔案管理制度,實(shí)施規(guī)范化的管理。此外,強(qiáng)化規(guī)章制度的執(zhí)行力度,并將執(zhí)行制度與檔案崗位責(zé)任制相掛鉤,以當(dāng)做對(duì)檔案工作者業(yè)績(jī)考核、評(píng)比及獎(jiǎng)勵(lì)的重要參照物。根據(jù)統(tǒng)一的制度、標(biāo)準(zhǔn)做好檔案管理工作,總結(jié)經(jīng)驗(yàn),健全各制度,從而保證檔案工作的規(guī)范化。
2.2 強(qiáng)化檔案室設(shè)施設(shè)備的投入,提高檔案保管條件
具體應(yīng)做到以下三點(diǎn):首先,強(qiáng)化檔案室設(shè)施設(shè)備的投入,根據(jù)檔案管理要求,不斷提高檔案室的保管條件,防止實(shí)際中出現(xiàn)“亂七八糟”的檔案室,實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一、規(guī)范的檔案室。其次,健全制度,構(gòu)建專門的檔案管理網(wǎng)絡(luò),安排組織一批涵蓋了分管領(lǐng)導(dǎo)、各科室主管負(fù)責(zé)人及部門檔案工作者的檔案管理隊(duì)伍。各司其責(zé),嚴(yán)格執(zhí)行制度。最后,將剛性與柔性兩種管理有機(jī)的結(jié)合起來,以構(gòu)建一個(gè)良好氛圍的規(guī)范性檔案工作環(huán)境。
2.3 提高檔案工作者的素質(zhì)
對(duì)于檔案工作者來說,不僅要有較高的業(yè)務(wù)水平,還必須具有較高的管理能力及科學(xué)合理的服務(wù)意識(shí)。緊跟現(xiàn)代社會(huì)步伐,摒棄傳統(tǒng)觀念,編制新方法、新思路,有效處理新問題,不再局限于過去的條條框框與管理模式,不斷創(chuàng)新檔案業(yè)務(wù)。同時(shí),要求做好檔案工作者的教育培訓(xùn)工作,要側(cè)重于實(shí)用性。實(shí)際培訓(xùn)時(shí),應(yīng)根據(jù)現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展情況,采用“走出去,請(qǐng)進(jìn)來”等培訓(xùn)方式,以確保檔案工作者及時(shí)有效的了解檔案整理歸檔工作流程,掌握好檔案業(yè)務(wù)。最后,做好檔案工作者再教育工作,以讓檔案工作者充分全面熟知檔案方面的專業(yè)知識(shí)及先進(jìn)技術(shù),增強(qiáng)檔案管理效率,清楚的知道單位檔案的具體數(shù)量、類型等情況,促進(jìn)檔案工作的規(guī)范化。
3、結(jié)論
綜上所述可知,檔案工作的規(guī)范化建設(shè)已經(jīng)成為了當(dāng)前關(guān)注的重點(diǎn)話題,然而,具體作業(yè)時(shí),常常會(huì)因?yàn)檫@樣那樣的問題,達(dá)不到社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求。對(duì)于這種情況,只有單位領(lǐng)導(dǎo)給予足夠的重視,編制一系列的規(guī)章制度,才能夠真正實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化,提高檔案管理水平。
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