檔案管理論文
在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，大家都寫過論文吧，通過論文寫作可以培養(yǎng)我們的科學(xué)研究能力。怎么寫論文才能避免踩雷呢？以下是小編為大家整理的檔案管理論文，希望對(duì)大家有所幫助。
檔案管理論文1
[摘 要]隨著時(shí)代的發(fā)展，計(jì)算機(jī)行業(yè)也提升了其發(fā)展速度。現(xiàn)代的檔案管理技術(shù)已無(wú)法滿足人們的需求，因此數(shù)字化管理的產(chǎn)生十分必要。這種從傳統(tǒng)的管理手段到現(xiàn)代化的數(shù)字管理的轉(zhuǎn)變不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還促進(jìn)了其積極、良好的發(fā)展。
[關(guān)鍵詞]檔案管理技術(shù)；數(shù)字化管理；發(fā)展
由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷普及和發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化發(fā)展速度也逐步加快。隨著這種管理方式的不斷普及，一些不足之處也隨之顯現(xiàn)出來(lái)。面對(duì)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐不斷加快的現(xiàn)狀，檔案管理的重要性和提高其管理水平的必要性也越來(lái)越強(qiáng)。目前，國(guó)家的檔案管理水平還不夠均衡，還有很多問題需要去解決。因此必須不斷分析和改進(jìn)檔案的管理水平才能夠推動(dòng)其發(fā)展。
1.數(shù)字化檔案管理及其應(yīng)用
1.1數(shù)字化檔案管理
信息化建設(shè)的關(guān)鍵是信息資源的共建共享與有效利用，而檔案資源作為一種重要的信息資源，其規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的管理與利用正逐漸受到社會(huì)各界的重視。數(shù)字化檔案即將檔案的相關(guān)信息以虛擬的方式將其儲(chǔ)存、管理、傳送與分享。這種檔案的儲(chǔ)存方式不會(huì)受到地理位置和信息載體的制約。所謂數(shù)字化管理，大體上講，就是利用互聯(lián)網(wǎng)的方式，實(shí)現(xiàn)將檔案的儲(chǔ)存由實(shí)體變?yōu)樘摂M化儲(chǔ)存。這些檔案的信息載體也將由紙質(zhì)轉(zhuǎn)為虛擬化載體，檔案資源由文字變?yōu)殡娮有畔ⅰ⑺⻊?wù)的對(duì)象由窄小變?yōu)閺V闊。
檔案的數(shù)字化管理在我國(guó)現(xiàn)代化發(fā)展中的應(yīng)用十分廣泛，因?yàn)樗軌蚪鉀Q很多傳統(tǒng)的管理的手段的缺點(diǎn)，比如說(shuō)不容易保存，檔案信息查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力，信息傳遞與分享不方便，信息保密性不強(qiáng)等。檔案數(shù)字化管理是按照以掃描、圖形處理、OCR識(shí)別、自動(dòng)提取著錄項(xiàng)內(nèi)容、生成目錄、統(tǒng)一數(shù)字化文件格式、不同種類的數(shù)字化文件分層存儲(chǔ)、分別進(jìn)行權(quán)限控制，加工處理得到的電子文件與目錄自動(dòng)掛接等功能整合的手段，使數(shù)字化加工處理工作可以批量高速進(jìn)行，這樣不但可以讓數(shù)據(jù)以最佳新式進(jìn)行存儲(chǔ)，做到圖文聲相結(jié)合，檔案信息更詳細(xì)，從而提高工作效率。
隨著新時(shí)期的到來(lái)，數(shù)字化檔案還增加了指紋錄入DNA識(shí)別與采集的功能。找這種情形來(lái)看，檔案的數(shù)字化管理手段將會(huì)不斷普及全國(guó)。雖然數(shù)字化管理的手段有眾多優(yōu)點(diǎn)且傳統(tǒng)的管理手段又有很多缺點(diǎn)，但是也不能完全將傳統(tǒng)的管理手段摒棄。因?yàn)閭鹘y(tǒng)管理手段還是有很多優(yōu)點(diǎn)的。這樣就得需要相關(guān)的技術(shù)人員仔細(xì)斟酌，什么樣的檔案需要數(shù)字化。
2.檔案數(shù)字化管理的必要性
2.1傳統(tǒng)管理手段的缺點(diǎn)
傳統(tǒng)的檔案管理方式使我國(guó)以前的普遍管理方式，現(xiàn)如今仍舊有很多的事業(yè)單位或是教育單位等在應(yīng)用這種管理手段。就利益這方面來(lái)講，傳統(tǒng)的管理手段不僅工作效率低，而且保密性不好。再者，在查找相關(guān)檔案信息或者為其他部門提供相關(guān)信息時(shí)往往需要耗費(fèi)很多時(shí)間去尋找。這種傳統(tǒng)方式的管理手段所需工作量太大，耗費(fèi)時(shí)間也太長(zhǎng)，使得管理的工作不能夠正常的進(jìn)行，效率也及其低。我國(guó)和其他國(guó)家相比，由于科學(xué)技術(shù)手段相對(duì)比較低，檔案管理水平也一直遜色于其他國(guó)家。
2.2數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)――提高經(jīng)濟(jì)效益
傳統(tǒng)的管理手段由于采用的是紙質(zhì)版的檔案，再加上需要的工作人員數(shù)量眾多，使得管理起來(lái)又耗時(shí)又浪費(fèi)很多勞動(dòng)力�，F(xiàn)如今的數(shù)字化檔案管理不僅管理起來(lái)方便快捷，減少了樹木的消耗，保護(hù)了環(huán)境，還減少了勞動(dòng)力的耗費(fèi)。與此同時(shí)，數(shù)字化管理還能夠幫助檔案管理中心減少儲(chǔ)備占地，增加了土地利用率。
2.3數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)――增強(qiáng)了信息的嚴(yán)密性
數(shù)字化管理利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將檔案信息轉(zhuǎn)為電子版，能夠使檔案更加安全，加強(qiáng)了其保密性。再加上電子化信息管理起來(lái)也比較省時(shí)間省勞動(dòng)力，這使得其優(yōu)勢(shì)更加突出。而且這樣還防止了經(jīng)常有檔案被篡改的行為。也就是說(shuō)它使得檔案管理中心為利用者提供更加及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)且有較高權(quán)威性和參考價(jià)值的檔案信息。
2.4數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)――提高了辦公效率
因?yàn)槠髽I(yè)部門的檔案流動(dòng)性較強(qiáng)，如果想很精準(zhǔn)的將這些數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)出來(lái)并隨之了解它們的情況，就要應(yīng)用數(shù)字化管理的手段。因?yàn)橐郧暗膫鹘y(tǒng)手段必須將其“歸檔”以后才能夠進(jìn)行查詢。數(shù)字化管理手段能夠使檔案信息的.查詢變得簡(jiǎn)單方便，同時(shí)又能精準(zhǔn)的將資料反映出來(lái)。這種管理手段可以使工作人員在足不出戶的狀況下就能夠了解到所有資料。
3.新時(shí)期數(shù)字化檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)
3.1促進(jìn)制度標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展
首先要成立專門的檔案監(jiān)督小組，并設(shè)定專門的選擇和管理人員，將檔案按照國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行分類和儲(chǔ)存。比如說(shuō)針對(duì)不同的部門、檔案用途的不同和檔案限制性等因素來(lái)制定合理的管理制度。與此同時(shí)還要根據(jù)檔案信息的儲(chǔ)存、搜索、傳送和查詢等方面建立統(tǒng)一的規(guī)范與制度并不斷的完善它。
3.2優(yōu)化檔案管理體系
首先建立一個(gè)完整的檔案管理體系，使其成為一個(gè)更加完整的數(shù)字化檔案館。這需要國(guó)家不斷提高科技水平，不斷加強(qiáng)管理體系并將檔案數(shù)據(jù)庫(kù)不斷的進(jìn)行優(yōu)化。其次是要逐步的去完善它，比如說(shuō)要備好多臺(tái)服務(wù)器，對(duì)文件要進(jìn)行集中性掃描并設(shè)定專一的保存格式，對(duì)數(shù)據(jù)要進(jìn)行及時(shí)的備份等等。第三，要對(duì)人力資源、機(jī)器設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境加強(qiáng)管理，以提高資源共享的能力。最后還要設(shè)定其它可以與數(shù)字化管理相銜接的管理系統(tǒng)以備不時(shí)之需。
3.3加強(qiáng)數(shù)字化管理的安全性
在硬件管理方面，首先要將檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存量提升，并將儲(chǔ)存的時(shí)間延長(zhǎng)。其次是要設(shè)定專門的管理人員負(fù)責(zé)信息的安全監(jiān)督，保證重要的數(shù)據(jù)信息不會(huì)丟失。在軟件管理方面，要對(duì)信息庫(kù)設(shè)定一定的權(quán)限，還要設(shè)置安全的密碼和多層的關(guān)卡與防火墻來(lái)保證數(shù)據(jù)的安全性。
3.4加強(qiáng)管理人員的隊(duì)伍建設(shè)
首先要對(duì)檔案管理中心的工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和考核。培訓(xùn)的時(shí)候要對(duì)不同的崗位需求進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn)。其次要對(duì)工作人員進(jìn)行合理的安置，并激發(fā)他們的上進(jìn)心，促使他們努力工作。最后，要使管理隊(duì)伍職業(yè)化、專業(yè)化。
3.5維護(hù)其知識(shí)產(chǎn)權(quán)
要建立高效的防范技術(shù)。比如說(shuō)加強(qiáng)對(duì)盜版信息的懲治，建立完善的法律制度，提高管理人員的文化素質(zhì)和管理水平。
檔案管理論文2
【摘要】在信息化的時(shí)代背景下，檔案事業(yè)要順應(yīng)形勢(shì)沿著信息化方向發(fā)展，這是時(shí)代發(fā)展的必然要求，也是檔案管理改革和發(fā)展的必然趨勢(shì)�；诖�，本文在深入了解檔案中心信息化管理特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，探尋了現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)改進(jìn)策略，以期推動(dòng)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，適應(yīng)和滿足社會(huì)現(xiàn)代化需求。
【關(guān)鍵詞】檔案中心；檔案管理；信息化建設(shè)
引言
隨著各地區(qū)檔案中心的建立與發(fā)展，其檔案管理工作量日益繁重，加之傳統(tǒng)的檔案管理工作存在諸多問題與弊端，因此很大程度上影響了檔案管理工作的順利展開�，F(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為檔案管理工作帶來(lái)了良好的發(fā)展契機(jī)。檔案管理相關(guān)部門和人員要牢牢把握這一發(fā)展契機(jī)，推進(jìn)人事檔案管理模式轉(zhuǎn)型，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的信息化建設(shè)，以優(yōu)化檔案中心的管理模式、提高服務(wù)質(zhì)量。
一、檔案中心信息化管理的特點(diǎn)分析
1、檔案存儲(chǔ)環(huán)境方面的優(yōu)勢(shì)
眾所周知，傳統(tǒng)檔案管理工作以紙張為媒介，通過人工錄入的模式將檔案入檔、整理，這種管理模式給當(dāng)前的檔案信息資源存儲(chǔ)、整理、歸檔等工作造成了一定阻礙，而檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后可從根本上轉(zhuǎn)變當(dāng)前的檔案管理模式與路徑。首先，檔案中心可專門建立自己的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將需要整理的檔案資源存儲(chǔ)到電子磁盤或服務(wù)器中，這樣既可為檔案信息的儲(chǔ)存和管理帶來(lái)便利，又可極大地節(jié)省存儲(chǔ)空間；其次，信息化的檔案管理可以采用電子錄入的方式記載檔案信息，提高錄入效率，加強(qiáng)信息的管理。此外，信息化的檔案管理對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境的要求比較低，給存儲(chǔ)工作的開展帶來(lái)了很大的便利。
2、檔案在使用和查詢方面的優(yōu)勢(shì)
在紙質(zhì)化的檔案管理模式下，由于手續(xù)繁瑣、檔案的使用和查詢極為不便，資源共享性也不高。而信息化的檔案管理可以很大程度上簡(jiǎn)化檔案使用的流程，真正地實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用。同時(shí)，還能提高資源的共享性，使檔案管理工作的作用充分發(fā)揮出來(lái)。
二、檔案中心中檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀與任務(wù)
在現(xiàn)代信息技術(shù)的推動(dòng)下，我國(guó)檔案中心“無(wú)紙化”辦公的步伐日益加快。然而由于這種全新模式起步較晚，因此從整體發(fā)展來(lái)看，我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀仍不容樂觀，存在如下幾點(diǎn)問題：（1）人才問題。當(dāng)前，檔案信息化管理隊(duì)伍中的工作人員大多屬于操作型人才，對(duì)檔案的信息化管理也只是流于形式。他們或是對(duì)檔案管理不精通，或是在計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)開發(fā)、程序維護(hù)、信息導(dǎo)航等方面操作不熟練，甚至不會(huì)操作。因此，人才的匱乏嚴(yán)重制約了檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。（2）安全問題。檔案信息安全是當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)面臨的主要問題。電腦病毒的橫行、黑、客的惡意攻擊及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的失誤都會(huì)給管理中心的檔案信息帶來(lái)極大的安全隱患。一旦機(jī)密的檔案信息被竊取、修改甚至偽造，造成的嚴(yán)重后果將是不可估量的。（3）標(biāo)準(zhǔn)問題。
目前，我國(guó)檔案管理部門還沒有形成統(tǒng)一的檔案分類編碼標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理軟件在通用性、適用性等方面也存在著嚴(yán)重不足，這些都直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。由上文所提及的部分問題，我們可以總結(jié)出當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的任務(wù)主要有三點(diǎn)：（1）加強(qiáng)電子檔案的安全性和保密性工作，具體可從兩點(diǎn)入手：其一要加強(qiáng)軟硬件建設(shè)；其二要加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門工作人員的技術(shù)培訓(xùn)；（2）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和完善，實(shí)現(xiàn)信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化、管理過程的一體化，使工作人員最大限度地利用檔案信息資源；（3）加強(qiáng)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化管理和建設(shè)，為檔案信息的跨部門、跨地域、跨國(guó)家使用提供便利，最大限度地實(shí)現(xiàn)資源共享。
三、新時(shí)期檔案中心中檔案管理信息化建設(shè)工作改進(jìn)措施
1、切實(shí)提高管理人員隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)
對(duì)于當(dāng)前檔案中心的檔案管理信息化發(fā)展而言，檔案管理人員的`專業(yè)素質(zhì)有著至關(guān)重要的影響。從整體來(lái)看，當(dāng)前我國(guó)檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)不高，這對(duì)檔案管理信息化工作的開展十分不利。因此，一定要加強(qiáng)對(duì)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)力度。具體來(lái)說(shuō)，首先要強(qiáng)化管理人員對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)，讓他們從思想上認(rèn)識(shí)到這份工作的重要性；其次，要通過各種培訓(xùn)活動(dòng)，提高管理人員的專業(yè)水平。此外，還要建立完善的考核制度，對(duì)表現(xiàn)好、素質(zhì)高、專業(yè)能力強(qiáng)的管理人員予以適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，激發(fā)管理人員工作的積極性。
2、配備先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備等硬件設(shè)施
在檔案管理信息化建設(shè)中，完善的技術(shù)設(shè)備是進(jìn)行檔案信息化管理和實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的基礎(chǔ)。因此，要想切實(shí)推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，就必須加大資金投入，及時(shí)淘汰和更換落后的技術(shù)設(shè)備，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件，以保證技術(shù)設(shè)備的先進(jìn)性和性能的穩(wěn)定性。
3、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)據(jù)化
當(dāng)前的人事檔案管理并沒有完全擺脫紙質(zhì)資料，這給檔案管理帶來(lái)了極大的不便。因此，相關(guān)部門應(yīng)盡快建立一套科學(xué)的人事檔案信息化系統(tǒng)，并將所有的紙質(zhì)資料和電子資料都收錄其中，進(jìn)行對(duì)兩者的統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化。
4、提高檔案中心信息化管理工作的服務(wù)水平
人事檔案管理的最終目的是服務(wù)于用戶對(duì)檔案資源的需求。因此，在當(dāng)前的檔案信息建設(shè)過程中，需要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高人事檔案管理工作的服務(wù)水平。具體可以對(duì)各種類型的檔案信息進(jìn)行分類、提取和加工，方便人們的查找和利用。此外，在進(jìn)行人事檔案信息資料的數(shù)字化存儲(chǔ)時(shí)，要采用不同的載體，以滿足用戶對(duì)檔案信息資源的不同需求。
四、結(jié)語(yǔ)
隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展與更新，檔案管理信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，不能單純地把檔案管理信息化等同于檔案資料數(shù)字化，而是要將檔案管理信息化建設(shè)與檔案管理制度緊密結(jié)合起來(lái)，如此才能切實(shí)有效地提升檔案管理工作服務(wù)保障能力和水平。此外，檔案管理相關(guān)人員要積極參與和配合檔案管理信息化建設(shè)，大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，以適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的要求，為社會(huì)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
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檔案管理論文3
【內(nèi)容摘要】隨著我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的不斷發(fā)展，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案信息管理工作已經(jīng)成為推動(dòng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理工作落實(shí)質(zhì)量的重要因素之一。當(dāng)前，我國(guó)已經(jīng)全面進(jìn)入信息化時(shí)代，本文對(duì)各種信息化技術(shù)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作中的運(yùn)用辦法進(jìn)行了詳細(xì)的闡述與分析，希望可以起到參考作用。
【關(guān)鍵詞】信息系統(tǒng);信息化;檔案管理
目前，我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的信息化水平雖然得到了一定程度的提高，但是各項(xiàng)工作中的信息化技術(shù)含量明顯不足，在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)時(shí)代下，各行各業(yè)對(duì)于信息資源的需求已經(jīng)發(fā)生了根本性的變化。為了給城鄉(xiāng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供更有力的支持，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理部門需要綜合引進(jìn)各種先進(jìn)的信息化管理手段對(duì)傳統(tǒng)的信息管理方法進(jìn)行優(yōu)化與改良。
一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)中普遍存在的問題
隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展與普及，各行各業(yè)開始對(duì)自身以往的工作條件進(jìn)行了信息化改造。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府作為一個(gè)管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政事務(wù)的重要單位，有責(zé)任提高自己的服務(wù)質(zhì)量，將日常的行政服務(wù)工作與信息化技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，是提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作效率的必要手段。
(一)管理設(shè)備與管理方式落后
當(dāng)前我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理所采用的管理設(shè)備與管理方式存在明顯的不足，以往所采用的檔案管理設(shè)備主要為機(jī)械化設(shè)備，只能對(duì)傳統(tǒng)的書面設(shè)備進(jìn)行處理，所采用的打印以及輸出設(shè)備不具備與信息化技術(shù)之間的兼容性。管理設(shè)備的運(yùn)行主要依賴人工操作，工作效率與工作質(zhì)量得不到充分的保障。在管理方式上，傳統(tǒng)的檔案管理工作主要依賴工作人員對(duì)大資料進(jìn)行分類、編輯以及檢索。在查找資料信息的過程中，相關(guān)的授權(quán)手續(xù)以及檢索操作十分繁瑣，稍有不慎就會(huì)造成信息資料的遺漏，所檢索出來(lái)的信息資料內(nèi)容也可能與實(shí)際需求不符。
(二)管理人員專業(yè)知識(shí)水平有待提高
負(fù)責(zé)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理的相關(guān)工作人員在檔案資料管理水平上還存在明顯的不足，沒有掌握檔案管理工作的基本理論，對(duì)于各項(xiàng)新型信息化設(shè)備的操作不夠熟練，無(wú)法適應(yīng)高效、準(zhǔn)確兩方面的需求。由于理論知識(shí)水平的不足，在日常工作中一旦面臨特殊需求的情況，無(wú)法靈活地對(duì)檢索程序進(jìn)行調(diào)整;在信息資料編輯與分類上也存在一定的模糊問題，給檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量造成不利影響。用戶在使用檔案信息資料的過程中，需要對(duì)一些細(xì)節(jié)上的內(nèi)容進(jìn)行自主檢索，辦事效率還有著很大的提升空間。
(三)信息化檔案管理制度有待完善
信息化管理手段之所以沒有在政府檔案管理部門得到普及，從根本上來(lái)說(shuō)就是因?yàn)橄嚓P(guān)的信息化檔案管理制度沒有得到建立與完善，在信息化檔案管理操作上也得不到有效的理論支持。在推廣信息化檔案管理技術(shù)的過程中，信息流體系中各個(gè)節(jié)點(diǎn)的連接存在錯(cuò)位問題，在文本信息向數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化的過程中，幾乎沒有規(guī)范化的'操作指導(dǎo)，直接造成檔案管理部門無(wú)法將信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)。
二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)策略
鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理具有內(nèi)容多、數(shù)量多的特點(diǎn)。在檔案管理工作方面，所需要處理的數(shù)據(jù)與文本十分龐大，而對(duì)于重要的數(shù)據(jù)文本來(lái)說(shuō)，在對(duì)相關(guān)的信息資料進(jìn)行分類的過程中需要能夠進(jìn)行嚴(yán)格的區(qū)分，提高信息檢索的效率與速度。檔案資料管理本身就是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，在數(shù)據(jù)資料管理出現(xiàn)漏洞的情況下，很可能對(duì)政府其他部門的有關(guān)工作造成困難，給居民群眾的日常生活帶來(lái)不便。因此，在政府檔案管理工作中盡量多的采用信息化技術(shù)手段，一方面能夠提高檔案資料管理工作的效率與質(zhì)量，另一方面也可以最大程度上降低相關(guān)工作人員的工作強(qiáng)度，提高檔案信息管理的準(zhǔn)確性與科學(xué)性。
(一)引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員
引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)人員是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府服務(wù)對(duì)檔案資料管理工作進(jìn)行信息化改造的必要手段，為了將檔案管理的信息化建設(shè)任務(wù)充分落實(shí)到位，政府及有關(guān)部門需要?jiǎng)佑酶鞣矫娴馁Y源來(lái)加強(qiáng)檔案信息管理人員的建設(shè)與培養(yǎng)，在培養(yǎng)內(nèi)部人才的同時(shí)也需要面向社會(huì)各界對(duì)專業(yè)的檔案信息化管理人才進(jìn)行選聘。為檔案資料管理人員提供專門的職業(yè)技術(shù)知識(shí)培訓(xùn)，使檔案資料管理人員在日常的工作與學(xué)習(xí)過程中，能夠?qū)Ω鞣矫娴慕?jīng)驗(yàn)進(jìn)行不斷的積累，豐富自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，形成對(duì)新技術(shù)與新管理手段的適應(yīng)性，最終實(shí)現(xiàn)自身職業(yè)素質(zhì)與實(shí)踐操作能力的提升。在引入專業(yè)技術(shù)人員的同時(shí)，也要綜合運(yùn)用各種手段留住專業(yè)技術(shù)人員，提高專業(yè)檔案管理工作人員的薪資水平與福利待遇，使高效、有用的人才能夠在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理部門長(zhǎng)期工作下去，避免出現(xiàn)人才流失問題。
(二)加大資金、設(shè)備與技術(shù)三個(gè)方面的投入力度
鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)離不開資金與技術(shù)兩方面的支持。在資金投入方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)有關(guān)部門需要嚴(yán)格遵循中央的領(lǐng)導(dǎo)與號(hào)召，對(duì)檔案管理信息化資金進(jìn)行�？顚Ｓ�。在設(shè)備投入方面，引入先進(jìn)的檔案管理軟件以及計(jì)算機(jī)設(shè)備，重點(diǎn)對(duì)現(xiàn)有的電腦型號(hào)進(jìn)行升級(jí)與更新，提高計(jì)算機(jī)內(nèi)存容量，采用新的處理器型號(hào)，提高計(jì)算機(jī)對(duì)于數(shù)據(jù)信息的處理效率。建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理部門的局域計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，使每一臺(tái)計(jì)算機(jī)都可以對(duì)中央數(shù)據(jù)進(jìn)行共享，直接通過計(jì)算機(jī)來(lái)訪問中央數(shù)據(jù)并對(duì)中央數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)制與粘貼，不需要再通過移動(dòng)硬盤對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行傳遞，簡(jiǎn)化操作步驟，提高工作執(zhí)行效率。在技術(shù)投入方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理部門可以與第三方技術(shù)團(tuán)隊(duì)展開合作，面向社會(huì)各界尋求技術(shù)支持。同時(shí)，有關(guān)部門也可以聘請(qǐng)專業(yè)的檔案信息管理教學(xué)人員，對(duì)各項(xiàng)信息化檔案管理技術(shù)進(jìn)行教學(xué)，政府檔案管理工作人員需要重點(diǎn)掌握文本編輯、信息分類、數(shù)據(jù)處理以及檢索程序編寫等方面的知識(shí)，提高檔案管理工作的技術(shù)含量。
(三)建立信息化的檔案管理制度
由于在檔案管理信息化建設(shè)過程中，相關(guān)部門的工作環(huán)境、工作條件與工作方法都發(fā)生了比較大的改變，傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)無(wú)法滿足新形勢(shì)下檔案管理工作的實(shí)際需求。這就需要相關(guān)部門對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行有針對(duì)性的調(diào)整，使新管理制度能夠與檔案信息管理工作的實(shí)際需求相一致，最大程度上將信息化檔案管理的技術(shù)優(yōu)勢(shì)與價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。比如將信息化管理工作質(zhì)量與效率列入工作績(jī)效考核體系中，專門對(duì)檔案管理人員的信息化操作技術(shù)水平進(jìn)行評(píng)價(jià)。對(duì)于能夠靈活操作計(jì)算機(jī)設(shè)備以及信息化檔案管理軟件的工作人員，相關(guān)單位需要給予實(shí)質(zhì)性的獎(jiǎng)勵(lì)。另外，鄉(xiāng)政府檔案資料管理部門一方面需要將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案資料管理效率的提升方面，另一方面也需要通過信息化技術(shù)改善用戶對(duì)于檔案資料信息服務(wù)的體驗(yàn)，將信息化管理手段不受時(shí)間、空間限制的特點(diǎn)充分發(fā)揮出來(lái)，24小時(shí)不間斷地為用戶提供精細(xì)化的查詢服務(wù)，用高水平的數(shù)據(jù)服務(wù)為鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提供有力的數(shù)據(jù)支持。鄉(xiāng)政府檔案資料管理部門還要做好信息網(wǎng)絡(luò)安全方面的建設(shè)工作，要綜合考慮到軟件、硬件與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)三個(gè)方面，對(duì)各項(xiàng)硬件設(shè)備進(jìn)行定期的維護(hù)，對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行有針對(duì)性的更新與升級(jí)。
三、結(jié)語(yǔ)
鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的工作性質(zhì)十分特殊，在我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)區(qū)域經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的同時(shí)，工業(yè)生產(chǎn)與民用設(shè)備的科學(xué)技術(shù)含量不斷提升。許多工作的落實(shí)與設(shè)備的運(yùn)行都離不開數(shù)據(jù)資源的支持。將鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作與先進(jìn)的信息化技術(shù)結(jié)合起來(lái)，能夠進(jìn)一步挖掘鄉(xiāng)鎮(zhèn)區(qū)域的經(jīng)濟(jì)發(fā)展?jié)摿�，為工業(yè)生產(chǎn)與居民生活提供更多的便利。
【參考文獻(xiàn)】
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檔案管理論文4
1背景和意義
農(nóng)業(yè)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中具有重要的戰(zhàn)略地位，它是人類社會(huì)賴以生存和發(fā)展的最基本的產(chǎn)業(yè)。保障農(nóng)業(yè)可持續(xù)發(fā)展，已成為當(dāng)今世界的戰(zhàn)略任務(wù)。實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)可持續(xù)發(fā)展，根本出路在科技。農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究是以自然生態(tài)環(huán)境、農(nóng)作物為研究對(duì)象，根據(jù)一定的科學(xué)原理，不斷探求其真相、性質(zhì)和規(guī)律，取得具有一定實(shí)用價(jià)值和學(xué)術(shù)意義，影響和促進(jìn)農(nóng)業(yè)發(fā)展的綜合智能、技能和物能的多學(xué)科、深層次和高水平的實(shí)踐探索活動(dòng)。其實(shí)踐活動(dòng)中自然產(chǎn)生大量的農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案，對(duì)于豐富科學(xué)技術(shù)資源寶庫(kù)、客觀反映和再現(xiàn)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究歷史及今后創(chuàng)新發(fā)展都具有十分重要而深遠(yuǎn)的意義�？陀^反映農(nóng)業(yè)發(fā)展歷史面貌的第一手史料是檔案。檔案存憑、留史、資政和育人的價(jià)值被廣泛認(rèn)同。隨著農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新的快速發(fā)展，研究領(lǐng)域的廣度、深度不斷拓展、延伸和細(xì)化，形成的不同形式載體的檔案成倍增加，建檔領(lǐng)域、歸檔內(nèi)容和保存形式等隨之變化。新時(shí)期，國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略要求檔案館藏到20xx年比20xx年翻一番。為檔案事業(yè)發(fā)展提供制度保障的措施之一是要加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作。檔案工作正在走向依法管理、開放和現(xiàn)代化。加強(qiáng)全覆蓋建檔，全范圍收集檔案資源；健全完善檔案工作體制機(jī)制，推進(jìn)法制建設(shè)；加強(qiáng)科研檔案管理，科學(xué)整合檔案資源等，對(duì)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案工作提出了新的'挑戰(zhàn)。農(nóng)業(yè)科研檔案工作既是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，又是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)指導(dǎo)和法制保障。
2存在的問題
強(qiáng)化依法管理，已成為推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的重要任務(wù)。加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研規(guī)范化管理，提高科研管理水平是農(nóng)業(yè)科研事業(yè)發(fā)展的重要舉措。農(nóng)業(yè)科研檔案工作是農(nóng)業(yè)科研事業(yè)的重要組成部分。推進(jìn)法制建設(shè)，建立規(guī)范一致的標(biāo)準(zhǔn)，是發(fā)展農(nóng)業(yè)科研事業(yè)和檔案事業(yè)的客觀需要，更是今后工作查考、研究借鑒、探尋規(guī)律、如實(shí)反映農(nóng)業(yè)科研成果創(chuàng)新、技術(shù)演變、改進(jìn)方法和科技推廣等的有效舉措。目前，農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案的建檔、分類、歸檔、鑒定和安全保密等方面存在一定的問題。主要表現(xiàn)有：一是建檔不科學(xué)。直接記錄和反映農(nóng)業(yè)科研單位職能工作形成的文件材料與國(guó)家、行業(yè)設(shè)立的重大農(nóng)業(yè)科研攻關(guān)項(xiàng)目研究形成的文件材料混淆建檔；記錄同一研究活動(dòng)的紙質(zhì)、實(shí)物、照片、聲像和電子等不同載體、形式的檔案不能同步齊全建檔。二是分類不規(guī)范。因地域、氣候和土壤等自然差異造成農(nóng)作物在不同地區(qū)的生長(zhǎng)和效益差異，不同時(shí)期、不同地區(qū)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究的側(cè)重點(diǎn)不同，內(nèi)容、名稱也各不一樣，可能造成歸檔路徑不暢，原分類不能適應(yīng)實(shí)際需要，導(dǎo)致檔號(hào)不準(zhǔn)確、標(biāo)引混亂和查檢準(zhǔn)確率低，從而影響服務(wù)質(zhì)量。三是歸檔不全。農(nóng)業(yè)科研工作的主戰(zhàn)場(chǎng)在田間、地頭和試驗(yàn)室等，形成的記錄材料不同于文書檔案，具有特定的處理程序、法定的責(zé)任者和歸檔期限，由科研人員針對(duì)具體的研究對(duì)象自行設(shè)計(jì)、標(biāo)識(shí)、記錄并通過實(shí)踐驗(yàn)證而成，不注重記錄載體的質(zhì)量，隨意性強(qiáng)且自行保存，會(huì)因科研人員調(diào)動(dòng)、離職和退休等原因，造成歸檔不及時(shí)、不完整和質(zhì)量瑕疵等。標(biāo)準(zhǔn)指一種或者一系列具有強(qiáng)制性要求或指導(dǎo)性功能，內(nèi)容具有細(xì)節(jié)性技術(shù)要求和有關(guān)技術(shù)方案以及操作方法的規(guī)范文件[9]�，F(xiàn)有國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)不能滿足農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案工作的實(shí)際需要。針對(duì)自身特點(diǎn)和發(fā)展需要研究制定標(biāo)準(zhǔn)，是提升和促進(jìn)其科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化和法制化管理水平和能力的有效舉措。
3主要做法
3.1以庫(kù)藏資源為對(duì)象自查分析
任何標(biāo)準(zhǔn)的制定，都需要一定的基礎(chǔ)資源作為參照。一是對(duì)庫(kù)藏的農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核查、統(tǒng)計(jì)和分析，摸清實(shí)存案卷的實(shí)際情況。二是梳理歷年來(lái)的制度建設(shè)、借閱利用及利用效果登記情況，以便統(tǒng)計(jì)分析、查找不足和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。三是核對(duì)實(shí)體案卷與檢索目錄的完整準(zhǔn)確情況，抽查檢出實(shí)體案卷排列與標(biāo)引路徑，探討改進(jìn)措施。
3.2采取多種形式開展調(diào)查研究
一是問卷調(diào)查。針對(duì)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案概況、庫(kù)房建設(shè)、設(shè)施設(shè)備、檔案人員、管理制度、庫(kù)藏情況、查閱利用、數(shù)字化等現(xiàn)狀、存在問題以及未來(lái)發(fā)展的意見，進(jìn)行較大范圍的問卷調(diào)查。對(duì)反饋問卷進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的研究分析，分類歸納，掌握普遍性問題、個(gè)案和強(qiáng)化管理的意見。二是考察調(diào)研。走訪一些具有一定規(guī)模和影響力的農(nóng)業(yè)科研單位，與檔案專家、文秘人員交流溝通，了解其管理現(xiàn)狀、突出問題、制約因素與規(guī)范措施等。三是文獻(xiàn)查考。重點(diǎn)搜集查閱發(fā)達(dá)國(guó)家以及國(guó)內(nèi)農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案的內(nèi)容、形式和管理等現(xiàn)狀、問題以及發(fā)展目標(biāo)和方向，學(xué)習(xí)借鑒成熟理論和先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。
3.3匯總分析
采用比較分析與歸納總結(jié)、理論分析與實(shí)踐研究相結(jié)合等方法，對(duì)調(diào)查內(nèi)容、數(shù)據(jù)進(jìn)行全面匯總分析。研究探討農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案安全管理和有效利用的必要性、目的和意義。對(duì)其工作內(nèi)容、屬性以及涵蓋范疇、建檔對(duì)象、歸檔內(nèi)容和鑒定原則方法等進(jìn)行分析研究，探索其發(fā)展規(guī)律與內(nèi)在聯(lián)系，界定相關(guān)概念。提出建立其安全管理和有效利用長(zhǎng)效機(jī)制保障的建設(shè)模式；提出其數(shù)字化管理的策略與技術(shù)途徑；提出建立促進(jìn)其科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化和法制化管理的標(biāo)準(zhǔn)體系。
3.4研究實(shí)踐
以調(diào)查研究為基礎(chǔ)，結(jié)合實(shí)際工作，詳細(xì)設(shè)計(jì)、起草和制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并在實(shí)務(wù)工作中應(yīng)用實(shí)踐。一是建立農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案分類。為科學(xué)建檔、有序歸檔、檢索標(biāo)引和準(zhǔn)確查檢提供指導(dǎo)，為實(shí)現(xiàn)應(yīng)建盡建、能歸盡歸搭建平臺(tái)。二是制定管理規(guī)范和農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目文件歸檔整理規(guī)范。實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研單位完成職能研究工作與大中型農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目研究任務(wù)中形成文件材料的分類建檔，規(guī)范管理。三是建立地方標(biāo)準(zhǔn)體系。按照國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)制訂定有關(guān)要求，履行申報(bào)、征求意見、修訂完善、專家評(píng)審和質(zhì)疑答辯等程序，申報(bào)地方批準(zhǔn)或國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)法制管理。
4內(nèi)容框架
4.1《農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)范》（DB62/T2343-20xx）
本標(biāo)準(zhǔn)定義農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)、農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究、農(nóng)業(yè)科研文件材料、農(nóng)業(yè)科研檔案、卷內(nèi)目錄、備考表和歸檔說(shuō)明書等術(shù)語(yǔ)；針對(duì)農(nóng)業(yè)科研文件材料的產(chǎn)生、形成、收集、整理、鑒定、立卷和歸檔，到轉(zhuǎn)化為農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案的整理、保管、借閱利用、鑒定銷毀和統(tǒng)計(jì)開發(fā)等各業(yè)務(wù)工作，逐一提出管理原則、細(xì)節(jié)技術(shù)、操作規(guī)程及質(zhì)量要求。
4.2《農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案分類》（DB62/T2344-20xx）
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定其分類標(biāo)引的基本原則、不同類型和主題的農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案分類標(biāo)引規(guī)則及程序。以庫(kù)藏實(shí)體資源和擴(kuò)充建檔對(duì)象為前提，廣泛涵蓋農(nóng)業(yè)教育學(xué)科、農(nóng)業(yè)科研領(lǐng)域及今后發(fā)展趨勢(shì)等，搭建十九級(jí)一級(jí)類目和四層級(jí)類目。針對(duì)未來(lái)新增對(duì)象預(yù)留建檔空間和路徑，設(shè)“其他”類目。建立科學(xué)分類的指導(dǎo)和依據(jù)。
4.3《農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目文件歸檔整理規(guī)范》（DB62/T2345-20xx）
本標(biāo)準(zhǔn)定義農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目、農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目文件材料、農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目檔案、檔號(hào)編制和全宗號(hào)等專業(yè)術(shù)語(yǔ)。提出農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目文件材料的歸檔范圍、整理方法、質(zhì)量要求以及檔號(hào)、全宗號(hào)等編目規(guī)則。
5作用
5.1為擴(kuò)大建檔對(duì)象開通渠道
在今后農(nóng)業(yè)科研事業(yè)發(fā)展進(jìn)程中，凡是具有社會(huì)價(jià)值、農(nóng)業(yè)科研價(jià)值以及關(guān)涉農(nóng)業(yè)科研人員利益的記錄史料，發(fā)現(xiàn)一項(xiàng)、收集一項(xiàng)、建檔一項(xiàng)，提供建檔平臺(tái)和歸檔通道。
5.2為提升檔案質(zhì)量進(jìn)行全程指導(dǎo)和管控
農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案標(biāo)準(zhǔn)體系是相互關(guān)聯(lián)，環(huán)環(huán)相扣的動(dòng)態(tài)平衡系統(tǒng)。一是為全覆蓋科學(xué)建檔、齊全歸檔和分類管理提供宏觀指導(dǎo)。二是為建立統(tǒng)一的檢索、標(biāo)引體系，充分開發(fā)利用信息資源，實(shí)現(xiàn)信息交流與共享，提供規(guī)范一致的指導(dǎo)和依據(jù)。三是為促進(jìn)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化和法制化，切實(shí)為農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)保存真實(shí)、可靠的第一手文獻(xiàn)史料，維護(hù)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案的真實(shí)、齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提升參考、查證和研究利用的服務(wù)能力，彰顯存憑、留史、資政和育人的作用，提高目標(biāo)管理率、歸檔完整率和參考利用率。
5.3為推進(jìn)信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)
隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案信息化工作逐步深入，辦公自動(dòng)化應(yīng)用、檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)字檔案館（室）建設(shè)等已經(jīng)開啟檔案工作新起點(diǎn)。物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)以及農(nóng)業(yè)智能設(shè)備、裝備逐步推廣應(yīng)用等正在給農(nóng)業(yè)發(fā)展帶來(lái)重大變革[11]。農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。積極探索建立有效的標(biāo)準(zhǔn)體系，全程指導(dǎo)，科學(xué)建檔，準(zhǔn)確歸檔，儲(chǔ)備豐富的檔案資源，優(yōu)化館藏，強(qiáng)化服務(wù)，加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案自身裝備，為適應(yīng)信息化快速發(fā)展和加速農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
作者：郭秀萍 單位：甘肅省農(nóng)業(yè)科學(xué)院
檔案管理論文5
目前醫(yī)院檔案管理工作中還存在很多問題,如何在辦公自動(dòng)化環(huán)境之下進(jìn)行醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院順利運(yùn)營(yíng)必須攻克的難題。以目前的情況來(lái)看,現(xiàn)在的辦公自動(dòng)化還未完善,存在著一些漏洞。我們要針對(duì)醫(yī)院檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行針對(duì)性的改革,改變?cè)械臋n案管理手段,以現(xiàn)代化的電子管理方式促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的自動(dòng)化。
1目前醫(yī)院檔案管理存在的問題
目前醫(yī)院檔案管理工作并不完善,從管理人員來(lái)看,大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理工作并未配備專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行管理。在檔案信息的收集、整理和錄入資料過程中,仍依靠大量的人力來(lái)進(jìn)行操作。再檔案中,紙質(zhì)性的檔案占有極大的比例,而且量比較大,需要對(duì)其進(jìn)行定時(shí)定期的整理、分類和保存。
同時(shí),醫(yī)院在檔案管理意識(shí)上的薄弱,領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員還未樹立正確的檔案管理觀念。觀念的薄弱直接影響到檔案管理的規(guī)范程度,正是因?yàn)槿鄙賹?duì)于檔案管理工作的規(guī)范性、權(quán)威性和保密性的認(rèn)識(shí),往往導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理中會(huì)經(jīng)常性地出現(xiàn)丟失、毀壞和隨意外調(diào)等現(xiàn)象。醫(yī)院檔案管理的問題還表現(xiàn)在效率低下、權(quán)威性低等幾大特性。
上述問題使醫(yī)院的檔案管理工作不能真正地適應(yīng)辦公自動(dòng)化環(huán)境的'要求,阻礙了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展與進(jìn)步,不能按照相應(yīng)的規(guī)范對(duì)醫(yī)院的檔案進(jìn)行規(guī)范操作。
2辦公自動(dòng)化環(huán)境下進(jìn)行檔案管理的重要性
辦公自動(dòng)化就是利用電子網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化手段作為輔助,幫助各事業(yè)單位及政府機(jī)關(guān)進(jìn)行相應(yīng)的檔案資料的管理。原有的檔案管理模式已經(jīng)不能適用時(shí)代發(fā)展,辦公自動(dòng)化等手段的出現(xiàn)就是改革傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理的重要舉措,該種手段促進(jìn)了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展,改變了傳統(tǒng)的管理模式,節(jié)省了大量的人力、物力和財(cái)力,使管理人員不必再花費(fèi)大量的時(shí)間去對(duì)相關(guān)的檔案資料進(jìn)行分類、整理。同時(shí),也減少了出錯(cuò)的概率,提高了管理效率。對(duì)推進(jìn)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)的數(shù)字化、現(xiàn)代化和電子化改革都起到了良好的促進(jìn)作用,為醫(yī)院進(jìn)行相應(yīng)的管理體制改革、改善管理方式、提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和人文素養(yǎng)都是有重要意義的。
3辦公自動(dòng)化環(huán)境下進(jìn)行檔案管理的建議
3.1完善醫(yī)院檔案管理的人員配備
醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理時(shí),往往會(huì)選用相關(guān)人員兼任、輪流值班的方式。這種方式并不能真正地將醫(yī)院檔案管理落到實(shí)處。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化的要求,醫(yī)院要完善檔案管理工作的人員配備,提高醫(yī)院檔案管理人員的管理水平,提升管理人員的職業(yè)素養(yǎng)與人文素養(yǎng),促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。辦公自動(dòng)化手段對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)還是一個(gè)較為陌生的領(lǐng)域,要配備能夠熟練掌握辦公自動(dòng)化手段的高水平的檔案管理人員,并對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn),使管理人員能夠具備相應(yīng)的技術(shù)知識(shí),熟練的掌握相應(yīng)的技巧,便于在辦公自動(dòng)化環(huán)境下對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行更好地管理。
3.2規(guī)范檔案管理流程,提高檔案管理的安全性
在適應(yīng)并實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的同時(shí),要重視對(duì)檔案的安全保護(hù)。在進(jìn)行檔案管理過程中,要制定相應(yīng)的檔案管理規(guī)范及條例,規(guī)范整個(gè)檔案的管理流程,運(yùn)用計(jì)算機(jī)手段確實(shí)可以幫助管理人員提高工作效率,保證檔案管理的實(shí)用性與科學(xué)性,但是也有潛在的安全風(fēng)險(xiǎn),所以我們要格外注重檔案管理流程的規(guī)范性,注重檔案管理的安全性,在利用辦公自動(dòng)化管理手段的同時(shí)確保檔案信息不能外泄,實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)電子平臺(tái)上對(duì)檔案管理工作監(jiān)管的有效性。
3.3樹立相應(yīng)的檔案管理意識(shí)
醫(yī)院檔案管理意識(shí)薄弱是影響檔案管理工作的最大問題。醫(yī)院未能真正重視起對(duì)檔案信息的管理,會(huì)導(dǎo)致人員配備不齊全、檔案管理流程不規(guī)范等現(xiàn)象的發(fā)生,所以,當(dāng)務(wù)之急就是要使醫(yī)院的檔案管理人員及領(lǐng)導(dǎo)樹立起在辦公自動(dòng)化條件下醫(yī)院檔案管理的意識(shí)。理解辦公自動(dòng)化對(duì)于醫(yī)院檔案管理的重要意義。同時(shí),醫(yī)院也要對(duì)此進(jìn)行大力宣傳,將檔案管理意識(shí)植根于每個(gè)人的思想中,因?yàn)橹挥袠淞⒘讼鄳?yīng)的檔案管理意識(shí),才能更好地利用辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院的檔案管理。
4結(jié) 語(yǔ)
在現(xiàn)存的醫(yī)院檔案管理過程中,確實(shí)還存在檔案管理意識(shí)薄弱、管理流程缺少專業(yè)性與規(guī)范性和相關(guān)管理人員配備不完善、職業(yè)素養(yǎng)及專業(yè)素養(yǎng)較低等問題,對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō),改變固有的醫(yī)院檔案管理制度勢(shì)在必行。
檔案管理論文6
1、前言
水利工程是發(fā)電、供水、圍墾、防洪、除澇、灌溉、水土保持、移民、水資源保護(hù)等工程及其配套和附屬工程的總稱。水利工程有工作面多，建設(shè)周期長(zhǎng)，階段性較強(qiáng)等特點(diǎn)。建設(shè)過程中形成大量的信息和文件，必須歸類為科技檔案。水利工程科技檔案管理工作要求做到高效率的文件處理、信息查詢和反饋以及文檔分類儲(chǔ)存的工作。
2、水利工程科技檔案管理的重要性
水利工程科技檔案是項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的文字、圖表、聲像等信息材料，是生產(chǎn)、科研及其建設(shè)過程中形成的原始記錄，它客觀的記述和反映了整個(gè)歷史過程和真實(shí)原貌。因而科技檔案的有效管理必然是工程建設(shè)過程中的重點(diǎn)，也是難點(diǎn)。
水利工程的建設(shè)主要經(jīng)過前期規(guī)劃、設(shè)計(jì)、招(投)標(biāo)、施工、竣工驗(yàn)收等一系列復(fù)雜的階段，內(nèi)容繁多，周期較長(zhǎng)。在整個(gè)過程中，資料檔案是項(xiàng)目建設(shè)的依據(jù)。因此，需做好科技文件材料的日常收集、分類儲(chǔ)存及規(guī)范化管理的工作�？萍紮n案的形成自工程立項(xiàng)開始，與工程建設(shè)進(jìn)度同步，并貫穿其各個(gè)階段�？萍紮n案的有效管理，有利于資料備查、后期審核，是提高項(xiàng)目質(zhì)量、提高工作效率的有力保障，也可為以后的工程項(xiàng)目提供可靠的參考。
另一方面，檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展也起到了重要的作用。每一個(gè)工程項(xiàng)目的檔案資料，是企業(yè)文化的積淀。也為積累工程經(jīng)驗(yàn)、吸取教訓(xùn)、不斷提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率提供了參考。
因此，做好水利工程科技檔案的有效管理工作十分重要。
3、水利工程科技檔案管理現(xiàn)狀
3.1管理內(nèi)容
水利工程科技檔案管理按其內(nèi)容及階段形式可分為：工程設(shè)計(jì)檔案管理、工程施工檔案管理、工程監(jiān)理檔案管理和竣工檔案管理等。各個(gè)階段的科技檔案主要包括主要包括文字材料、圖紙資料、聲像資料等。文字材料是科技檔案中最重要的，涉及內(nèi)容最多的資料，主要包括：各類收文、發(fā)文、標(biāo)書、合同、設(shè)計(jì)報(bào)告、施工報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等建設(shè)資料，以及各次會(huì)議紀(jì)要、計(jì)劃變更、施工日志等綜合資料。圖紙資料主要包括地形地類圖、施工圖、竣工圖等。聲像資料包括各種圖片信息、視頻信息等。這些材料看似種類繁多，不同階段、各個(gè)專業(yè)互相交叉，而實(shí)際上是圍繞著工程建設(shè)所形成的�？萍紮n案資料之間既以不同的工作階段相區(qū)別，又以總體程序和內(nèi)容緊密銜接，反映了水利工程建設(shè)的全過程，各個(gè)階段、各個(gè)專業(yè)互相滲透，缺一不可。因此，鑒于工程科技檔案的重要性，各階段形成的各類檔案均需做到有效管理。
3.2管理現(xiàn)狀
科技檔案管理，是對(duì)科學(xué)技術(shù)檔案實(shí)體進(jìn)行管理和信息開發(fā)利用的一項(xiàng)專門工作。主要包括收集、整理、鑒定、歸檔、統(tǒng)計(jì)和提供利用等項(xiàng)內(nèi)容。目前，水利工程科技檔案管理大致上可分為：收集整理、簽審鑒定、歸檔以及查詢利用等過程。
收集整理工作是將收集集中起來(lái)的科技檔案按其形成階段、內(nèi)容、形式，進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)編排，為實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理打下基礎(chǔ);簽審工作是各個(gè)階段負(fù)責(zé)人對(duì)其科技產(chǎn)品應(yīng)簽字負(fù)責(zé)，以保證科技檔案的可靠性和責(zé)任可追溯性;歸檔工作是將科技檔案儲(chǔ)存于檔案管理部門，并以科學(xué)的管理手段和技術(shù)措施保護(hù)科技檔案的完整和安全，維護(hù)庫(kù)藏科技檔案的序列，為最大限度地延長(zhǎng)科技檔案的自然壽命和保證科技檔案的有效利用提供條件并實(shí)行監(jiān)督;統(tǒng)計(jì)工作是通過對(duì)各類檔案的統(tǒng)計(jì)和分析，掌握庫(kù)藏科技檔案的數(shù)量和質(zhì)量，以及科技檔案管理和利用工作的基本狀況，既是保護(hù)科技檔案并對(duì)其實(shí)行監(jiān)督的基本手段，也為科學(xué)地管理科技檔案提供數(shù)字依據(jù);查詢利用工作是通過創(chuàng)造的統(tǒng)計(jì)條件，以各種有效的方式將已歸檔或保存的科技檔案信息提取出來(lái)，滿足后續(xù)工作的需要。
4、當(dāng)前水利工程科技檔案管理存在的主要問題
水利工程由于門類繁多，階段性強(qiáng)，建設(shè)期長(zhǎng)，為檔案管理工作帶來(lái)了相當(dāng)?shù)碾y度和挑戰(zhàn)。目前我國(guó)水利工程科技檔案管理水平總體上還比較穩(wěn)定，但也存在不少值得改進(jìn)的地方，主要存在以下幾方面的問題：
4.1科技檔案管理制度不夠規(guī)范。目前，水利企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理制度不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號(hào)不規(guī)范。第二，案卷標(biāo)題不規(guī)范。第三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。
4.2檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。目前在水利行業(yè)，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。雖然部分檔案管理部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具，但也出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，既造成了資源利用不充分，也導(dǎo)致檔案檢索效率不高。
4.3科技檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，管理意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率普遍不高。目前，雖然各企業(yè)單位均設(shè)置了相應(yīng)的檔案管理部門，但管理人員文化程度和專業(yè)素質(zhì)參差不齊，相當(dāng)一部分還不能適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)技能，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。此外，許多單位長(zhǎng)期以來(lái)重“藏”輕“用”，對(duì)檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏認(rèn)識(shí)，造成檔案信息資源開發(fā)不足，檔案利用率不高。
4.4對(duì)水利科技檔案的保密性缺乏足夠的重視。一般而言，水利工程科技檔案均屬于秘密文件，查詢或利用均需通過相關(guān)手續(xù)。但從本人的工作實(shí)踐看來(lái)，大部分水利單位在科技檔案保密性方面缺乏足夠的重視，制度不健全，責(zé)任落實(shí)不到位，在當(dāng)今信息飛速發(fā)展的時(shí)代，水利科技信息安全面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。
5、加強(qiáng)水利工程科技檔案管理的對(duì)策
針對(duì)目前水利工程科技檔案管理工作狀況，為提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)科技檔案的.有效管理，實(shí)現(xiàn)資源的高效利用，需加強(qiáng)水利工程科技檔案管理工作�？尚械姆椒ㄓ校�
5.1加強(qiáng)宣傳教育，提高水利部門對(duì)科技檔案有效管理的認(rèn)識(shí)。要充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作對(duì)促進(jìn)工程項(xiàng)目建設(shè)和企業(yè)發(fā)展的重要作用，切實(shí)增強(qiáng)做好企業(yè)檔案管理工作的責(zé)任感和使命感，進(jìn)一步明確檔案工作是各部門義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。
5.2加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高科技檔案管理人員綜合素質(zhì)。提高檔案管理工作人員素質(zhì)，是推動(dòng)科技檔案管理事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才引入口關(guān)，可適當(dāng)引進(jìn)一批有專業(yè)知識(shí)，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，針對(duì)企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)和部分管理人員素質(zhì)不高的情況，企業(yè)要積極選送檔案人員參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時(shí)要穩(wěn)定檔案專業(yè)隊(duì)伍，從而加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作。
5.3規(guī)范檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化管理責(zé)任。建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，明確職能，將各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。
5.4積極做好開發(fā)利用工作，為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)。如何利用好企業(yè)檔案，開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，是企業(yè)檔案管理的目的，也是擺在企業(yè)檔案管理人員面前的一項(xiàng)艱巨任務(wù)。為此，企業(yè)檔案管理人員就要圍繞企業(yè)的發(fā)展，采用高效的檢索工具，并進(jìn)一步開發(fā)新產(chǎn)品、新技術(shù)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。
5.5引入計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行信息處理和資料管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理的結(jié)合是時(shí)代發(fā)展的必然選擇，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為主旋律的檔案信息化戰(zhàn)略，已在全世界范圍內(nèi)推展;加強(qiáng)水利工程企業(yè)的信息服務(wù)工作亦是企業(yè)國(guó)際化戰(zhàn)略的重要組成部分，在企業(yè)發(fā)展過程中，以企業(yè)的檔案工作為依托，成立市場(chǎng)信息服務(wù)中心，建立網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)提供咨詢服務(wù)，克服企業(yè)管理的盲目性，而且能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展起著不可忽略的作用。
6、結(jié)論
水利工程門類繁多，內(nèi)容繁多，階段性強(qiáng)，且周期較長(zhǎng)。在整個(gè)過程中，資料檔案是項(xiàng)目建設(shè)的依據(jù)，因而檔案管理既重要也復(fù)雜。做好檔案工作對(duì)工程項(xiàng)目的建設(shè)和企業(yè)的發(fā)展有很重要的作用。目前，水利企業(yè)在科技檔案管理工作上存在一系列的問題，需要進(jìn)一步提高科技檔案管理的意識(shí)、提升管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，規(guī)范管理制度，積極做好開發(fā)利用工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
檔案管理論文7
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，新時(shí)期人事檔案管理工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案工作者應(yīng)審時(shí)度勢(shì)，切實(shí)做好新時(shí)期的人事檔案管理工作，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策以及人才管理工作服務(wù)。
一、人事檔案管理存在的問題
1、重視不夠。
對(duì)人事檔案重視不夠的問題比較突出。實(shí)際上，人事檔案管理關(guān)系到每個(gè)干部自身的切身利益，升學(xué)、就業(yè)、入黨、升職等都要在人事檔案里真實(shí)體現(xiàn)。但是，人事檔案管理工作不是單位的主要業(yè)務(wù)和中心工作，容易被忽視，不會(huì)引起領(lǐng)導(dǎo)和大家的足夠重視和關(guān)注。
2、管理手段落后。
由于受我國(guó)過去計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，檔案管理手段相對(duì)比較落后。目前，很多干部人事檔案管理仍然停留在比較落后的傳統(tǒng)管理方式上，實(shí)行人工檢索。人事檔案管理科技含量低，已經(jīng)不能很好地適應(yīng)新時(shí)期對(duì)檔案規(guī)范管理的客觀要求，嚴(yán)重影響和制約著檔案管理工作的健康發(fā)展。
3、收集不全。
人事檔案收集不全是新時(shí)期人事檔案管理普遍存在的問題。近年來(lái)，有的單位由于自身人事檔案管理比較混亂，造成了個(gè)人檔案不完整、不齊全。一些人事檔案只反映干部個(gè)人簡(jiǎn)單的履歷情況，不能體現(xiàn)出干部在德、能、勤、績(jī)、廉等方面的真實(shí)情況。
二、人事檔案管理的對(duì)策探討
1、強(qiáng)化人事檔案管理意識(shí)。
切實(shí)轉(zhuǎn)變對(duì)人事檔案管理意識(shí)不強(qiáng)的觀念，對(duì)于做好新時(shí)期人事檔案管理工作極為重要。要深入地組織開展人事檔案管理宣傳教育活動(dòng)，加強(qiáng)宣傳教育，著力增強(qiáng)人們的檔案管理意識(shí)。要學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)，充分認(rèn)識(shí)做好人事檔案管理工作的重要意義，管好用活人事檔案，發(fā)揮其重要作用，營(yíng)造人事檔案管理工作的良好環(huán)境與氛圍。
2、努力探索檔案管理的'新模式。
我們要依據(jù)單位的實(shí)際情況，建立相對(duì)獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，將單位的檔案管理人員與職能相對(duì)集中起來(lái)，統(tǒng)一管理單位的各類檔案。要善于和敢于學(xué)習(xí)借鑒其他單位的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)、方法與手段，結(jié)合實(shí)際，努力創(chuàng)造出一整套適合自身發(fā)展的人事檔案管理新模式。要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，定期督促，嚴(yán)格考核。
3、加快人事檔案管理信息化步伐。
我們要善于運(yùn)用高科技手段，熟練操作人事檔案管理軟件，對(duì)單位人事檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的管理。結(jié)合人事檔案信息化建設(shè)的要求，加快建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)、管理系統(tǒng)及專門信息網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理，進(jìn)而保證人事檔案管理信息的真實(shí)、準(zhǔn)確，不斷提高人事檔案的利用價(jià)值。
4、著力提高檔案管理人員素質(zhì)。
人事檔案管理工作的效果如何，與檔案管理人員的素質(zhì)密切相關(guān)。檔案管理人員是人事檔案管理工作的主體，在人事檔案管理過程中起著主導(dǎo)與支配作用。因此，我們必須想方設(shè)法地提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)�？梢酝ㄟ^學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、再教育、繼續(xù)深造等方式，強(qiáng)化崗位培訓(xùn)，大力提高檔案管理人員的專業(yè)技能。
檔案管理論文8
會(huì)計(jì)檔案管理工作是高校財(cái)務(wù)管理工作的重要組成部分，也是最后一環(huán)。在工作中往往沒有得到高度重視，忽略了其在高校財(cái)務(wù)管理中的重要作用，有效提高高校會(huì)計(jì)檔案管理工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，高校會(huì)計(jì)檔案管理人員要積極主動(dòng)學(xué)習(xí)，不斷更新觀念，高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)該建立行之有效的管理制度。
1高校會(huì)計(jì)檔案定義
高校會(huì)計(jì)檔案作為高校財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)活動(dòng)中的產(chǎn)物，體現(xiàn)了高校財(cái)務(wù)活動(dòng)情況，也體現(xiàn)了高校在一會(huì)計(jì)期間的資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益的狀況，包括某一會(huì)計(jì)期間的經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量狀況，并且反映了高校財(cái)務(wù)核算的具體內(nèi)容、核算方法、核算過程和核算結(jié)果。和其他的檔案對(duì)比，高校會(huì)計(jì)檔案的屬性比較專業(yè)。建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度勢(shì)在必行，為了更好地理解高校會(huì)計(jì)檔案的概念，我們需要明確下面的內(nèi)容:
�、俑咝�(huì)計(jì)檔案是處理完成的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)憑證和財(cái)務(wù)資料，并且核算行為已經(jīng)完成，財(cái)務(wù)資料已經(jīng)整理完畢。并按一定的邏輯規(guī)律整理完畢，具有保存價(jià)值。
②會(huì)計(jì)檔案主要來(lái)源于外部接收獲得及內(nèi)部直接形成;外部接收獲得主要從單位外部取得，包括發(fā)票、購(gòu)銷合同、收據(jù)、銀行回單等。內(nèi)部直接形成是指在會(huì)計(jì)核算的過程中所產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料，包括記賬憑證、明細(xì)賬、季度年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等。
�、垭娮訒�(huì)計(jì)檔案也屬于會(huì)計(jì)檔案的一種，只不過它的存儲(chǔ)形式、傳輸途徑及保存方式與普通檔案不同，是以計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備為載體的。
2高校會(huì)計(jì)檔案管理工作中的問題分析
�、俑咝Ｘ�(cái)務(wù)部門往往覺得會(huì)計(jì)檔案管理工作是已經(jīng)處理完了的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)憑證和會(huì)計(jì)資料，所以，高校對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理沒有做到同會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)一樣重視，管理不到位、不嚴(yán)格，沒有與會(huì)計(jì)工作有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理成效不夠完整。大部分高校財(cái)務(wù)工作者只注重日常的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的管理，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的工作流于形式。高校會(huì)計(jì)檔案管理工作者有的`沒有經(jīng)過正規(guī)的培訓(xùn)，有的并不是科班出身，業(yè)務(wù)水平很低，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理工作沒有得到科學(xué)的管理。更有甚者不安排專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理工作人員。
�、诟咝Ｘ�(cái)務(wù)部門對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料保存不齊全，不完整。一些高校只注重會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表等財(cái)務(wù)資料的歸檔與整理，而沒有對(duì)文件性的財(cái)務(wù)資料、電子存儲(chǔ)資料進(jìn)行歸檔整理，導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案管理工作不夠系統(tǒng)、不夠完整。
③高校會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全。高校會(huì)計(jì)檔案管理制度的建立健全有利于會(huì)計(jì)檔案工作人員有法可依，有章可循。往往在一些單位并沒有健全的會(huì)計(jì)檔案管理制度，會(huì)計(jì)檔案管理人員工作起來(lái)沒有抓手，沒有依據(jù)，更不能做到規(guī)范、科學(xué)的管理。
�、芨咝�(huì)計(jì)檔案的紙質(zhì)資料沒能有效的和電子存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行同步。一些高校沒能把儲(chǔ)存的電子資料進(jìn)行有效的歸檔管理，導(dǎo)致高校財(cái)務(wù)信息丟失。目前，高校財(cái)務(wù)電算化發(fā)展很快，有的高校沒有與時(shí)俱進(jìn)，財(cái)務(wù)軟件升級(jí)緩慢，嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)電算化檔案的有效調(diào)閱。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視。
3解決高校會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在問題的一些對(duì)策
�、偌訌�(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)管理。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把會(huì)計(jì)檔案管理工作提到日常上來(lái)，當(dāng)作日常業(yè)務(wù)來(lái)看，視為會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的最后一個(gè)流程。針對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作組織定期的培訓(xùn)，到兄弟單位進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理�！稒n案法實(shí)施辦法》第五條則明確地規(guī)定:“各單位要高度重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)管理，要建立健全會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員工作能力，使會(huì)計(jì)檔案管理工作能夠做到及時(shí)歸檔、方便查閱、安全存儲(chǔ)保管。應(yīng)該督促相關(guān)部門對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理進(jìn)行內(nèi)部控制，定期督察，使高校會(huì)計(jì)檔案管理工作朝著又好又快的方向發(fā)展，高校財(cái)務(wù)管理也更完整有效。
�、谔岣吒咝�(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)。高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的提高最終落實(shí)在工作人員，工作人員的能力水平、職業(yè)操守決定會(huì)計(jì)檔案工作是否科學(xué)有效。高校對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理給予高度重視，把檔案管理提到日常上來(lái)，把檔案管理與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，使其成為了一個(gè)整體，會(huì)計(jì)檔案管理人員就會(huì)主動(dòng)的，自然而然的把會(huì)計(jì)檔案管理工作當(dāng)成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作一樣重視。高校會(huì)計(jì)檔案管理工作者有義務(wù)有責(zé)任不斷學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)，更新觀念，提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)該通過自我學(xué)習(xí)和走出去學(xué)習(xí)相結(jié)合，每周定期組織培訓(xùn)，還可以去兄弟院校去學(xué)習(xí)，彼此交流經(jīng)驗(yàn)，提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的整體水平。另外，還要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的后續(xù)工作，針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的諸多問題做到防患于未然，使得會(huì)計(jì)檔案管理工作從人員素質(zhì)到制度保障都能得到提高，促使高校會(huì)計(jì)檔案管理工作健康有序的開展，提高整個(gè)財(cái)務(wù)管理的水平。
�、劢⒔∪行У母咝�(huì)計(jì)檔案管理工作相關(guān)制度。高校應(yīng)該根據(jù)自身特點(diǎn)制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案管理制度，做到有效監(jiān)管，科學(xué)管理。財(cái)務(wù)部門也應(yīng)該制定會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度，使會(huì)計(jì)檔案管理人員工作起來(lái)有章可循，有法可依，并且建立內(nèi)控制度，財(cái)務(wù)部門內(nèi)部進(jìn)行監(jiān)管，層層監(jiān)督，防患于未然，使會(huì)計(jì)檔案管理工作制度化、規(guī)范化，合理化。高校財(cái)務(wù)部門還應(yīng)該把會(huì)計(jì)檔案管理工作納入到日常工作當(dāng)中來(lái)，目標(biāo)就是規(guī)范高校會(huì)計(jì)檔案管理工作，明確高校責(zé)任人，并且完善一整套健全的高校會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度，合理的會(huì)計(jì)檔案管理制度確保高校會(huì)計(jì)檔案資料及時(shí)歸檔、科學(xué)保存、管理規(guī)范，使高校會(huì)計(jì)檔案管理工作有好的制度作為保障。
�、芨咝Ｒ鶕�(jù)相應(yīng)的“會(huì)計(jì)檔案管理辦法”，對(duì)會(huì)計(jì)檔案做出準(zhǔn)確的鑒定，判斷會(huì)計(jì)檔案是否已經(jīng)保管到期，并及時(shí)進(jìn)行銷毀，按照科學(xué)的流程進(jìn)行處理。高校應(yīng)該高度重視會(huì)計(jì)檔案的鑒定工作，根據(jù)“會(huì)計(jì)檔案管理辦法”對(duì)本單位的會(huì)計(jì)檔案給予正確的定位，確保各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，對(duì)于保管到期的及時(shí)銷毀，高校會(huì)計(jì)檔案工作者要對(duì)有價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案保管妥當(dāng)，對(duì)按規(guī)定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行及時(shí)有效的銷毀，并在銷毀及保管清冊(cè)的備注欄內(nèi)標(biāo)注。
在會(huì)計(jì)電算化高速發(fā)展的今天，高校會(huì)計(jì)檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，會(huì)計(jì)檔案管理工作者通過不斷學(xué)習(xí)，更新觀念，提高業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)，高校要建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度和內(nèi)控制度，使會(huì)計(jì)檔案管理工作有法可依，有章可循，監(jiān)管到位，最終確保高校會(huì)計(jì)檔案管理工作合理規(guī)范、科學(xué)有效。
檔案管理論文9
一、當(dāng)前成人教育學(xué)生檔案管理工作中存在的問題極其成因分析
1．成教學(xué)生檔案管理制度不夠健全
這主要是成人教育在我國(guó)起步較晚，很多高校成教學(xué)生檔案管理工作意識(shí)較為薄弱，對(duì)成教學(xué)生檔案管理工作的重要性、必要性認(rèn)識(shí)不夠充分造成的。眾所周知，我國(guó)的成人教育工作是普通高等教育工作的一個(gè)極其重要的補(bǔ)充。當(dāng)前，我國(guó)還沒有形成一個(gè)統(tǒng)一的、權(quán)威的有關(guān)成人教育學(xué)生檔案管理工作的相關(guān)法律、條例或規(guī)章制度。相當(dāng)多的高校也沒有根據(jù)成人教育的特點(diǎn)制定出一套行之有效的與普通高等教育有所區(qū)別的成人教育學(xué)生檔案管理的規(guī)章制度以及保證其實(shí)施的相關(guān)辦法和措施。很多高校的通常做法是，把普通高校學(xué)生檔案管理的制度和相關(guān)措施直接套用于成教學(xué)生檔案管理工作。這種做法往往忽略了成人教育的學(xué)生與普招學(xué)生有很大的不同，從而在操作過程中一旦遇到問題所采取的執(zhí)行方案往往是無(wú)據(jù)可依的。不能否認(rèn)的是，盡管有些學(xué)校制定了有關(guān)成人教育學(xué)生檔案管理的規(guī)章制度，但依然存在著執(zhí)行不嚴(yán)格、管理漏洞多、學(xué)生檔案管理工作隨意性較大等現(xiàn)象。另外，有的學(xué)校一旦實(shí)施的有關(guān)成教學(xué)生檔案工作制度與學(xué)校的相關(guān)利益發(fā)生沖突時(shí)，就會(huì)被迫中止有關(guān)成教學(xué)生檔案工作制度。
2．成教學(xué)生檔案管理缺少專職的檔案管理人員負(fù)責(zé)
高校重普教輕成教的現(xiàn)象普遍存在，成教學(xué)生檔案管理人員大多身兼數(shù)職或由臨時(shí)工負(fù)責(zé)。高校管理者普遍有種錯(cuò)覺，認(rèn)為成人教育是普通教育的附屬品，成人教育學(xué)生檔案管理工作者既不需要太高的文憑也不需要足夠的專業(yè)技能，在這種錯(cuò)誤觀念指導(dǎo)下，很多高校使用了一批受教育程度低、缺乏專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的人員從事成教學(xué)生檔案管理工作，更有甚者，很多高校使用臨時(shí)工或兼職人員從事成教學(xué)生檔案管理工作，這勢(shì)必造成成教學(xué)生檔案管理人員的知識(shí)水平、專業(yè)技能、服務(wù)意識(shí)等素質(zhì)滑坡、欠缺。但現(xiàn)實(shí)告訴我們，成教學(xué)生檔案管理工作與普通高教學(xué)生檔案管理工作同等重要，新形勢(shì)下，其重要性更加突出顯現(xiàn)。沒有一支素質(zhì)高、專業(yè)技能強(qiáng)的成教學(xué)生檔案管理專職隊(duì)伍顯然難以適應(yīng)新形勢(shì)的要求。
3．成教學(xué)生檔案管理工作不夠標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范
由于現(xiàn)有的成教學(xué)生檔案管理人員大多素質(zhì)比較低，再加上他們又沒有經(jīng)過專業(yè)技能的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，大多是檔案管理業(yè)務(wù)和要求的門外漢，這必然造成成教學(xué)生檔案管理人員難以使已有的不太完善的相關(guān)規(guī)章制度得到不折不扣、有成效地貫徹執(zhí)行，使得成教學(xué)生檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求難以實(shí)現(xiàn)，表現(xiàn)出來(lái)的效果是人為性、隨意性極強(qiáng)。
4．成教學(xué)生檔案信息利用率低
這主要是由于成教學(xué)生檔案管理的相關(guān)信息、資料收集不夠系統(tǒng)、完整，造成成教學(xué)生檔案管理的信息資源處于浪費(fèi)狀態(tài)，學(xué)生個(gè)人、用人單位需要的相關(guān)信息得不到充足的利用，甚至有的重要信息缺失，學(xué)生檔案的利用難、利用率低，從而不能體現(xiàn)檔案管理工作的服務(wù)性。5．成教學(xué)生檔案管理工作效率低這主要是由于傳統(tǒng)的手工檔案管理手段依然普遍存在，而檔案管理已向計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化和智能化方向發(fā)展。更有甚者，很多成教學(xué)生檔案管理人員還不會(huì)用計(jì)算機(jī)對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理和信息使用。
6．成教學(xué)生檔案不能反映學(xué)生在校情況的全貌
這主要是由于目前的成教學(xué)生檔案管理工作只重視文書檔案整理、歸檔和建設(shè)，而忽視對(duì)教學(xué)檔案、學(xué)生日常表現(xiàn)、個(gè)人進(jìn)步等信息的收集、整理和歸檔工作，致使成教學(xué)生檔案內(nèi)容不全、資料不足、質(zhì)量不高。
二、新形勢(shì)下改進(jìn)成人教育學(xué)生檔案管理工作的思考
1．提高成教學(xué)生檔案管理工作的意識(shí)
很多高校，特別是某些高校領(lǐng)導(dǎo)把成人教育看作是學(xué)校的.“掙錢機(jī)器”，為學(xué)校掙錢就是成教對(duì)學(xué)校發(fā)展的貢獻(xiàn)。于是，對(duì)成人教育追求辦學(xué)數(shù)量而不求質(zhì)量、強(qiáng)調(diào)結(jié)果而不重過程，淡化成教學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)象普遍存在。只有從上至下增強(qiáng)成教學(xué)生檔案管理工作重要性、必要性的意識(shí)，并把這種意識(shí)進(jìn)行全員宣傳，這樣，才能更好地促進(jìn)和加強(qiáng)成教學(xué)生檔案管理工作的隊(duì)伍建設(shè)、制度建設(shè)和基礎(chǔ)條件建設(shè)，才能使成教學(xué)生檔案材料的收集、歸檔工作能順利進(jìn)行，從而真正支持成人教育學(xué)生檔案管理工作。
2．健全成教學(xué)生檔案管理制度
我國(guó)早在20xx年就由國(guó)家教育部和國(guó)家檔案局聯(lián)合制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，該辦法不僅對(duì)我國(guó)高校檔案管理工作進(jìn)行了詳細(xì)的分類，同時(shí)也對(duì)高校檔案管理工作的歸檔、整理和利用指明了方向。但是，該辦法并沒有對(duì)我國(guó)成人教育檔案管理工作的具體工作流程、規(guī)范化管理進(jìn)行詳細(xì)的論述。因此，各高校必須結(jié)合成人教育的特點(diǎn)，制定符合時(shí)代要求和學(xué)校自身實(shí)際情況的《成人教育學(xué)生檔案管理辦法》，依規(guī)管理，減少成教學(xué)生檔案管理工作的隨意性。
3．提高成教學(xué)生檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平
首先，對(duì)于已有的成教學(xué)生檔案管理人員要采取邊學(xué)邊干、缺什么補(bǔ)什么的方法，使他們不僅要學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)知識(shí)，也要學(xué)習(xí)并熟練掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)和使用技能，有關(guān)部門要采取多種方式檢驗(yàn)其學(xué)習(xí)效果，使其盡快勝任本職工作。同時(shí)，檔案管理部門還要定期對(duì)從事成教學(xué)生檔案管理工作的兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，以提高他們的業(yè)務(wù)水平。最后，要嚴(yán)把進(jìn)人關(guān)，使今后進(jìn)入成教學(xué)生檔案管理的人員達(dá)到高素質(zhì)、高技能。
4．完善成教學(xué)生檔案管理模式
目前，成教學(xué)生檔案管理工作模式比較單一，即紙質(zhì)檔案管理模式。新形勢(shì)下，成教學(xué)生檔案管理模式要從傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案管理模式向現(xiàn)代化的電子信息管理模式轉(zhuǎn)變。這主要是指通過先進(jìn)的信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，利用豐富多彩的文字、圖像、視頻及網(wǎng)絡(luò)信息等方式對(duì)成教學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行完善。從而更好的實(shí)現(xiàn)快速、高效完成成教學(xué)生檔案的統(tǒng)計(jì)、整理、修改、查閱、檢索以及遠(yuǎn)距離傳遞檔案信息等功能，從而大大提高成教學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量和效率。
5．提升成教學(xué)生檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)
成教學(xué)生檔案是其在校期間的歷史見證，是其學(xué)籍管理的重要依據(jù)，是其學(xué)習(xí)情況、個(gè)人發(fā)展等各方面情況的客觀、真實(shí)、具體的歷史記錄，具有記錄信息的原始性和憑證性，具有重要的保存價(jià)值和實(shí)用價(jià)值。新形勢(shì)下，成教學(xué)生的檔案在其個(gè)人攻讀更高層次教育、出國(guó)深造、就業(yè)求職和轉(zhuǎn)行等方面都具有極高的檢索閱讀率和利用率。尤其是近幾年來(lái)，越來(lái)越多的用人單位對(duì)接受成人教育學(xué)生的檔案、資質(zhì)、學(xué)歷的審驗(yàn)越來(lái)越嚴(yán)格，成教學(xué)生的檔案也成為用人單位鑒定各類證書真?zhèn)蔚闹匾罁?jù)之一。為此，成教學(xué)生檔案管理人員，要增強(qiáng)“服務(wù)于學(xué)生”、“服務(wù)于用人單位”的意識(shí)，以服務(wù)為宗旨、以利用為目的，逐步從單一性的檔案保管模式轉(zhuǎn)向?yàn)閷W(xué)生、為社會(huì)提供靈活多樣且兼具針對(duì)性的檔案服務(wù)模式，達(dá)到既服務(wù)于學(xué)生又服務(wù)于用人單位、服務(wù)于社會(huì)的良好效果。
三、總結(jié)
隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和轉(zhuǎn)型，新形勢(shì)下對(duì)成人教育的學(xué)生檔案管理工作也提出了更新、更高、更嚴(yán)格的要求。為了更好地應(yīng)對(duì)新形勢(shì)和廣大成教學(xué)生要求，成教學(xué)生檔案管理人員應(yīng)該強(qiáng)化管理意識(shí)、拓展管理功能、嚴(yán)格管理流程、規(guī)范服務(wù)行為、提高服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)成人教育學(xué)生檔案管理工作向現(xiàn)代化、規(guī)范化、高效率、重服務(wù)方向穩(wěn)步發(fā)展。
檔案管理論文10
摘要：21世紀(jì)，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，我們已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，創(chuàng)新是事物發(fā)展的不竭動(dòng)力，也是時(shí)代發(fā)展進(jìn)步的內(nèi)在動(dòng)力。信息時(shí)代背景下，各個(gè)行業(yè)與領(lǐng)域都受到信息技術(shù)的影響，檔案管理工作，事關(guān)國(guó)計(jì)民生，在新時(shí)代背景下，更應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新檔案管理工作，才能更好的提高檔案管理水平，鑒于此，筆者立足自己的檔案管理工作實(shí)踐，基于信息時(shí)代背景下，重點(diǎn)探究檔案管理工作的創(chuàng)新，以期能夠?yàn)槲覈?guó)的檔案管理工作更好的開展提供幫助。
關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；不竭動(dòng)力；檔案管理；管理水平
人類已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，無(wú)論是哪個(gè)領(lǐng)域，只有順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，不斷進(jìn)行創(chuàng)新，才能保證領(lǐng)域與行業(yè)的持續(xù)發(fā)展，檔案管理工作也不例外，信息時(shí)代下，只有創(chuàng)新管理方式，運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，促使管理工作朝著信息化方向發(fā)展，才能有效提高管理質(zhì)量與管理水平，才能滿足當(dāng)前時(shí)代背景下，人們快速、便捷獲取信息的需求。信息時(shí)代，對(duì)檔案管理工作而言，是一把雙刃劍，有利也有弊，因此，要通過創(chuàng)新借助信息時(shí)代的優(yōu)勢(shì)，迎接信息時(shí)代帶來(lái)的挑戰(zhàn)。
一、目前我國(guó)檔案管理工作中存在的問題
1.觀念陳舊理念落后
長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)的檔案管理工作，工作重點(diǎn)在于檔案的保存，而檔案的實(shí)用性較差，對(duì)于檔案管理工作而言，最重要的是保證檔案的安全，只要保證檔案沒有丟失沒有損壞即可，無(wú)需考慮其他；而信息時(shí)代下的檔案管理工作，所要處理的檔案信息量巨大，而且檔案的實(shí)用性也可得以體現(xiàn)，同時(shí)，檔案管理人員的工作更加負(fù)責(zé)，管理人員的專業(yè)素質(zhì)中，更加側(cè)重對(duì)用戶的.服務(wù)意識(shí)。
2.管理模式落后
一直以來(lái)，受理念、技術(shù)、資金等因素的影響，我國(guó)的檔案管理工作主要依靠工作人員完成，檔案存儲(chǔ)信息由檔案管理人員填寫，填寫過后，將檔案存放保管，但是，當(dāng)需要使用這些檔案信息時(shí)，則要花費(fèi)大量的時(shí)間在管內(nèi)進(jìn)行搜索查找，為檔案的使用帶來(lái)不便，查找效率低，影響了檔案的使用性，同時(shí)，檔案信息在實(shí)時(shí)的更新和增加，也無(wú)法對(duì)保存的檔案信息進(jìn)行更新。
3.規(guī)劃設(shè)計(jì)落后
通常情況下，我國(guó)的檔案信息資源，不可避免的會(huì)受到文化、地域、以及檔案管理環(huán)境等眾多因素的影響，因此，無(wú)法在全國(guó)范圍內(nèi)形成統(tǒng)一的管理規(guī)劃設(shè)計(jì)，例如，南北方氣候差異顯著，尤其是濕度差異大，檔案信息化管理過程中，部分檔案存儲(chǔ)在光盤、磁帶當(dāng)中，因此，無(wú)法在全國(guó)確定檔案管理保存的濕度值。除此以外，檔案信息化管理，其自身也具有一定的變化性，導(dǎo)致檔案信息管理的過程中，也存在一些不可控因素，例如，檔案載體消磁無(wú)法使用，難以對(duì)其進(jìn)行一體化管理[1]。
二、信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新途徑
1.創(chuàng)新思想理念
信息時(shí)代下，信息就是資源，檔案就是社會(huì)中的重要信息資源，因此，檔案管理理念也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理工作，其工作重點(diǎn)也不僅僅是檔案實(shí)物的保管，而是注重發(fā)揮檔案信息自身的使用價(jià)值，讓檔案信息為國(guó)家和社會(huì)創(chuàng)造出更加的價(jià)值。信息時(shí)代下的檔案管理，對(duì)檔案管理部門提出了更高的要求，檔案管理工作人員，要轉(zhuǎn)變思維與觀念，做到與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新管理方式，并要不斷的提高服務(wù)意識(shí)，幫助用戶更好的使用檔案[2]。
2.創(chuàng)新優(yōu)化服務(wù)
創(chuàng)新優(yōu)化服務(wù)，可以從以下兩個(gè)方面進(jìn)行，一、打造網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)中，用戶想要使用檔案，則要到檔案館查找，當(dāng)用戶提出使用檔案后，檔案館的工作人員，則要從大量的登記信息中查找對(duì)應(yīng)的檔案信息，然后根據(jù)信息到檔案室將信息取出，這一過程中，檔案的查找與搜索，為用戶帶來(lái)的不便，增加了檔案管理人員的工作量，若是建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，將檔案信息輸入其中，需要使用檔案時(shí)，只需要利用檢索系統(tǒng)，則可以輕松快捷的找到檔案。二、加強(qiáng)檔案管理的自動(dòng)化建設(shè)，具體而言，就是將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案信息，以電子資料的形式進(jìn)行保存，此種方式，檔案用戶可以從網(wǎng)上下載所需要的檔案信息，充分發(fā)揮檔案自身的使用價(jià)值[3]。
3.加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
信息化時(shí)代背景下，國(guó)家、企業(yè)等大型組織的文件管理，也在逐漸朝著信息化管理方向發(fā)展，其中最為重要的部分是要建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，但是，數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期且艱巨的工作，因此，不可急于求成，遵循數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的客觀規(guī)律。在數(shù)據(jù)庫(kù)的過程中，要注重將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作當(dāng)中，量綜合數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息，以簡(jiǎn)潔明晰的目錄的形式呈現(xiàn)出來(lái)，形成一個(gè)兼具檢索功能與在線瀏覽與下載功能的信息化數(shù)據(jù)庫(kù)。
4.促進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、現(xiàn)代化
在信息時(shí)代背景下，我國(guó)的檔案管理工作，也應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，將傳統(tǒng)的實(shí)物檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，以此節(jié)約檔案保存的空間，降低檔案損壞的風(fēng)險(xiǎn)，需要注意的是，要做好電子檔案的備份工作。除此以外，要充分運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)進(jìn)行檔案管理，構(gòu)建綜合完整的檔案資料庫(kù)，完善網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，最大限度上實(shí)現(xiàn)和發(fā)揮檔案的使用價(jià)值，促使檔案更好的為國(guó)家、企業(yè)、組織，以及個(gè)人服務(wù)，滿足人們對(duì)檔案信息的需求[4]。
三、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展的推動(dòng)下，我們已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，這對(duì)檔案管理工作而言，即是一次機(jī)遇，也是一種挑戰(zhàn)，因此，相關(guān)的檔案管理人員，要立足自己的檔案管理工作實(shí)踐，在信息時(shí)代背景下，尋找創(chuàng)新檔案管理工作的思路與方法，改變自己的觀念，轉(zhuǎn)變自己的思維，提高自身的服務(wù)意識(shí)，通過有效的措施，進(jìn)一步完善、豐富檔案管理工作的內(nèi)容，促使檔案信息能夠滿足人們的需求，最大程度上，發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，為國(guó)家和社會(huì)創(chuàng)造出更多的價(jià)值，體現(xiàn)檔案保存管理的意義。
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檔案管理論文11
摘要：隨著我國(guó)建筑業(yè)的快速發(fā)展，建筑工程越來(lái)越復(fù)雜，在施工過程中，產(chǎn)生了大量的工程文件，將這些資料文件有效地儲(chǔ)存和保護(hù)起來(lái)，并將其進(jìn)行歸檔管理，是對(duì)工程有效開展的重要支持。因此，加強(qiáng)對(duì)工程項(xiàng)目的文件檔案管理，不斷完善檔案管理的方式具有非常現(xiàn)實(shí)的意義。
關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目;文件;檔案;管理
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)的各項(xiàng)事業(yè)都得到了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，建筑業(yè)已經(jīng)成為了我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要推動(dòng)力。隨著人民生活水平的提高以及建筑技術(shù)的提高，建筑物變得功能越來(lái)越多，這使得施工過程中出現(xiàn)了更多的文件記錄等，將這些文件歸檔進(jìn)行有效管理就成為了施工單位非常重視的問題。
1工程項(xiàng)目文件歸檔管理的必要性
隨著建筑業(yè)的不斷發(fā)展，施工單位越來(lái)越認(rèn)識(shí)到了工程項(xiàng)目文件歸檔管理的必要性。首先，工程項(xiàng)目都是非常復(fù)雜的，在過程中會(huì)產(chǎn)生大量的材料文件，這些文件需要進(jìn)行有效管理，以方便施工單位可以隨時(shí)有效利用，為工程項(xiàng)目提供資料支持和指導(dǎo)。如果文件的材料收集不全，不能進(jìn)行有效的歸檔管理，就會(huì)給查找?guī)?lái)困難，對(duì)工程管理帶來(lái)了非常大的麻煩，甚至?xí)绊懝こ痰倪M(jìn)程。比如工程中編制的竣工圖如果沒有進(jìn)行歸檔管理，就會(huì)使信息無(wú)法得到有效匯總，會(huì)對(duì)今后的改造工作帶來(lái)很多的.隱患。從另一方面來(lái)講，如果無(wú)法對(duì)工程文件進(jìn)行歸檔管理，相關(guān)的單位以及部門就無(wú)法對(duì)這些文件進(jìn)行有效的審查，這也帶來(lái)了很多的問題，對(duì)工程的發(fā)展是極為不利的。
工程文件材料是整個(gè)工程項(xiàng)目的重要記錄，且每年都在不斷增加，其貫穿于工程項(xiàng)目的提出、調(diào)研、立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等諸多環(huán)節(jié)。因此，只有利用科學(xué)有效的管理方式，將這些不斷產(chǎn)生的文件檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，認(rèn)真核查其準(zhǔn)確性和完整性，才能為工程項(xiàng)目提供真正有效的資料支持，為保證工程有序開展下去打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
2對(duì)工程項(xiàng)目文件材料進(jìn)行管理需要有質(zhì)量要求
對(duì)工程項(xiàng)目中產(chǎn)生的文件進(jìn)行有效管理，需要對(duì)文件材料進(jìn)行要求，要保證文件材料的質(zhì)量，一般而言，工程項(xiàng)目文件材料的質(zhì)量要求為：(1)進(jìn)行歸檔的文件材料一定要是原件;(2)進(jìn)行歸檔的文件材料所記錄的內(nèi)容一定要真實(shí)、準(zhǔn)確，不做假，要如實(shí)反映工程的實(shí)際情況;(3)進(jìn)行歸檔的文件材料應(yīng)該字跡保持清楚，記錄上有圖片或者圖表的一定要保證圖表或圖片清晰可辨，同時(shí)還要保證簽字蓋章的手續(xù)完備;(4)進(jìn)行歸檔的文件材料一定要采用不容易褪色的書寫工具來(lái)進(jìn)行記錄;(5)歸檔的竣工圖一定要加蓋竣工的圖章;(6)存在有錄音和錄像的文件時(shí)，一定要確保其載體的有效性。只有保證了以上幾點(diǎn)，才可以使工程文件材料可以得到有效的保護(hù)和管理，進(jìn)而為工程項(xiàng)目提供必要的支持。
3當(dāng)前我國(guó)工程項(xiàng)目檔案管理中存在的一些問題
雖然我國(guó)對(duì)工程項(xiàng)目的文件檔案的管理方式有了長(zhǎng)遠(yuǎn)的進(jìn)步，但是當(dāng)前在管理時(shí)仍然存在著很多的問題，比如管理的職責(zé)不明確，管理人員的專業(yè)素質(zhì)低，且流動(dòng)性很大，這些都給檔案管理帶來(lái)了很大的麻煩。具體來(lái)說(shuō)，工程項(xiàng)目檔案管理中主要存在著以下問題：
3.1項(xiàng)目文件管理的職責(zé)分工不明確
職責(zé)分工不明確是當(dāng)前各參建單位最為突出的問題，各參建單位之間文件材料的收集整理分工并不明確，對(duì)范圍內(nèi)應(yīng)收集歸檔的文件材料不清楚，沒有正確地執(zhí)行文件形成部門整理文件的規(guī)定。
3.2歸檔文件材料質(zhì)量不符合規(guī)范要求
在文件檔案的管理工作中，所有的歸檔文件材料質(zhì)量都有詳細(xì)的規(guī)范要求，但在實(shí)際的工作過程中，歸檔文件的材料質(zhì)量出現(xiàn)了各種各樣的問題。其中較為突出的有，文件格式不規(guī)范，文件材料沒留裝訂線;簽認(rèn)手續(xù)不完整、不真實(shí);使用不耐久字跡材料記錄文件;復(fù)印件較多，如施工作業(yè)指導(dǎo)書、施工組織設(shè)計(jì)的報(bào)審表為復(fù)印件，原材料證明與實(shí)驗(yàn)報(bào)告為復(fù)印件;文件材料的內(nèi)容不真實(shí)，如竣工圖與設(shè)計(jì)變更不符等;竣工圖蓋章不規(guī)范，如竣工圖紙蓋名章、代簽等等。
3.3文件材料收集不齊全
工程項(xiàng)目的開展從前期準(zhǔn)備到施工過程中乃至施工結(jié)束，涉及到方方面面許多不同的文件，在這些文件的準(zhǔn)備過程中，有很多文件容易受到我們的忽視。首先是建設(shè)項(xiàng)目前期文件的缺失較多，如土地征用協(xié)議、招投標(biāo)文件等。建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件中，初步設(shè)計(jì)審批文件、批準(zhǔn)概算書、預(yù)算書等文件也常常出現(xiàn)遺漏。其次，建設(shè)項(xiàng)目施工文件，如工程開工報(bào)告、質(zhì)量監(jiān)督檢查報(bào)告、竣工報(bào)告及竣工簽證書、設(shè)計(jì)變更通知單、竣工圖紙、工程決算報(bào)告等容易出現(xiàn)文件不全的現(xiàn)象。再次，對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目建立文件中的工程進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表、設(shè)計(jì)變更報(bào)審表、特殊工種資質(zhì)報(bào)審表等容易出現(xiàn)問題。最后就是設(shè)備文件的不完整，如沒有設(shè)備的開箱記錄等。
4關(guān)于做好工程項(xiàng)目文件檔案管理的若干建議
4.1管理職責(zé)、職務(wù)劃分清晰
職責(zé)明確是做好工作的基本保障，各責(zé)任部門要承擔(dān)共同而有差別的責(zé)任，綜合管理，優(yōu)化文件檔案管理的工作效率�；ú块T要負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目環(huán)境影響報(bào)告書、初步設(shè)計(jì)審批文件、施工、監(jiān)理、設(shè)備合同的收集、積累，并向本單位檔案部門歸檔。規(guī)劃部門負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批文件及可行性研究階段文件的收集、積累，向檔案部門歸檔，并負(fù)責(zé)將工程項(xiàng)目批文、勘察設(shè)計(jì)合同副本、工程項(xiàng)目可行性研究報(bào)告轉(zhuǎn)發(fā)等全部移交給本單位檔案部門。檔案部門負(fù)責(zé)工程檔案的收集、整理、保管、及提供利用工作。施工單位要負(fù)責(zé)向設(shè)計(jì)單位檔案部門移交竣工圖。監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核施工單位、設(shè)計(jì)單位竣工文件、竣工圖的完整、準(zhǔn)確性，最后移交給本單位檔案部門。
4.2竣工文件的編制要求
工程施工及調(diào)試完成后，設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)工程實(shí)際情況和行業(yè)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)以及合同約定的要求編制項(xiàng)目竣工文件，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核。文件字跡應(yīng)清楚、耐久，圖紙圖樣清晰，圖表整潔，簽字認(rèn)可手續(xù)完備、簽名真實(shí)，規(guī)范，不能代簽名、不能用計(jì)算機(jī)打印、不能用印章代替簽名。各類記錄表式必須符合規(guī)范要求，所填內(nèi)容真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)填寫必須詳細(xì)、準(zhǔn)確，不得漏缺項(xiàng)，沒有內(nèi)容的項(xiàng)目要?jiǎng)澋簟?/p>
4.3工程檔案的歸檔保管
在項(xiàng)目準(zhǔn)備階段的立項(xiàng)審批中，需要保管的檔案有選址意見及報(bào)批文件，可研報(bào)告及批復(fù)，項(xiàng)目評(píng)估、論證文件，環(huán)境影響報(bào)告及批復(fù)、投(融)資計(jì)劃等則檔案部門負(fù)責(zé)收集、整理歸檔。招、投標(biāo)公司文件由本單位檔案部門保存原件，工程的合同、協(xié)議正本由簽訂合同的雙方歸檔保存。工程地質(zhì)、水文、氣象等設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件、初步設(shè)計(jì)、施工圖由本單位檔案部門保存。工程的征地、移民、政策處理文件也移交給本單位檔案部門保存。
結(jié)論：工程檔案管理工作對(duì)工程項(xiàng)目有著非常重要的作用，其對(duì)工程發(fā)展提供必要的材料支持。因此，加強(qiáng)對(duì)檔案的有效管理，重視文件材料的質(zhì)量，才能為工程項(xiàng)目提供最為有利的支持，進(jìn)而促進(jìn)工程的有序發(fā)展。
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檔案管理論文12
【摘要】藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案管理不僅僅要遵循一般的檔案管理準(zhǔn)則，還要考慮到藝術(shù)檔案自身的特征。本文探討了藝術(shù)院校藝術(shù)檔案特點(diǎn)，并以此為出發(fā)點(diǎn)，為做好藝術(shù)檔案管理工作提出建設(shè)性意見。
【關(guān)鍵詞】藝術(shù)檔案；管理
關(guān)于藝術(shù)檔案的定義各有說(shuō)法，而《藝術(shù)檔案管理辦法》中關(guān)于藝術(shù)檔案概念的概述，具有較高的認(rèn)可度。藝術(shù)檔案是在藝術(shù)創(chuàng)作、演出、研究、教育、交流等各種活動(dòng)中形成的，對(duì)于個(gè)人、院校或者社會(huì)具有保存、參考價(jià)值的原始性記錄。藝術(shù)院校檔案館是藝術(shù)檔案產(chǎn)生和管理及利用的關(guān)鍵機(jī)構(gòu)，藝術(shù)檔案是藝術(shù)學(xué)院檔案管理的所有檔案類別中的重要組成部分，也是國(guó)家檔案信息資源的重要類別。但長(zhǎng)期以來(lái)，檔案界對(duì)藝術(shù)檔案管理的實(shí)踐操作和理論研究都重視不夠，藝術(shù)類院校對(duì)于藝術(shù)檔案的管理也不夠重視。
一、藝術(shù)檔案的特點(diǎn)
�。ㄒ唬⿲�(shí)時(shí)性。藝術(shù)檔案具有很強(qiáng)的實(shí)時(shí)性，藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案的產(chǎn)生和收集具有特定的時(shí)間和特定地點(diǎn)，錯(cuò)過特定的收集時(shí)間，在之后就非常難再次收集齊全。不同于其他類型的檔案，藝術(shù)檔案不是產(chǎn)生即存在，存在即歸檔。藝術(shù)院校檔案館要為此制定統(tǒng)一的移交和歸檔鑒定時(shí)間制度。藝術(shù)檔案在移交院校檔案館之前，需要有安全合適的保管環(huán)境進(jìn)行管理，現(xiàn)場(chǎng)藝術(shù)創(chuàng)作產(chǎn)生的影音資料等，無(wú)法在活動(dòng)之后，進(jìn)行再次的增補(bǔ)工作。
（二）多樣性。藝術(shù)檔案具有多樣性的特點(diǎn)。藝術(shù)的創(chuàng)作和演出包含了作曲、歌唱、語(yǔ)言、造型、綜合等各個(gè)方面，每種藝術(shù)類別又包含復(fù)雜的藝術(shù)形式，比如說(shuō)，音樂、美術(shù)、舞蹈、影視、攝影等等。藝術(shù)檔案的記錄手段各異，也是藝術(shù)檔案多樣性的原因，如文字、圖片、視頻等。除此之外，由于載體的不同，有紙張、膠片、磁性材料等等。
�。ㄈ┬蜗笮浴Ｋ囆g(shù)檔案具有形象性，形象性是藝術(shù)檔案的關(guān)鍵性特點(diǎn)。形象是藝術(shù)創(chuàng)作的演繹。任何藝術(shù)形式的存在都依賴于形象的準(zhǔn)確描述，沒有形象，藝術(shù)也不會(huì)存在。因而，客觀、真實(shí)地記錄現(xiàn)實(shí)藝術(shù)的藝術(shù)檔案就具有形象性。其次，藝術(shù)檔案由好幾個(gè)部分構(gòu)成，形象是其中之一。照片、繪畫等都是作為藝術(shù)檔案對(duì)藝術(shù)形象的真實(shí)有效記錄。最后，以文字為載體的藝術(shù)檔案，即使形象性的特點(diǎn)表現(xiàn)得不直接，例如：音樂劇本，它會(huì)創(chuàng)造出一定的想象空間，令人身臨其境，具有形象性的特點(diǎn)。
�。ㄋ模┏商仔�。藝術(shù)檔案具有成套性。一次藝術(shù)活動(dòng)、藝術(shù)創(chuàng)作或者藝術(shù)表演過程中形成的所有的相關(guān)材料構(gòu)成了一個(gè)統(tǒng)一的、完整的整體，藝術(shù)檔案的各個(gè)藝術(shù)要素具有不可分離性，藝術(shù)檔案反映的是藝術(shù)創(chuàng)作者藝術(shù)創(chuàng)新活動(dòng)的'全過程。因此說(shuō)，記錄藝術(shù)活動(dòng)的藝術(shù)文字材料等等具有成套性特征。
二、加強(qiáng)藝術(shù)檔案管理的措施
�。ㄒ唬┛茖W(xué)規(guī)范藝術(shù)檔案歸檔范圍。藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案的歸檔范圍不同于一般的行政文書檔案或者其他的專業(yè)檔案，依據(jù)一般的藝術(shù)院校檔案館的收集需求和未來(lái)發(fā)展要求，藝術(shù)檔案的收集歸檔范圍主要有：各類劇本和樂譜、場(chǎng)記、攝影創(chuàng)作設(shè)想、演出錄音帶、錄像帶，藝術(shù)總結(jié)、宣傳材料、職員材料、國(guó)內(nèi)外重大藝術(shù)活動(dòng)的文件材料、藝術(shù)教育方面的教材，院校學(xué)生作品、展覽的展冊(cè)、藝術(shù)研究以及其它研究成果的材料等等。
�。ǘ┘涌旖⑺囆g(shù)檔案制度。加快建立健全藝術(shù)檔案的管理制度。《關(guān)于加強(qiáng)國(guó)家檔案工作的決定》指出，要對(duì)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理，維護(hù)檔案的完整、安全與可用性。藝術(shù)檔案是專業(yè)檔案的一類，藝術(shù)檔案工作也是檔案管理工作的內(nèi)容，必須保證藝術(shù)檔案的完整與安全，使藝術(shù)檔案更好地為藝術(shù)工作服務(wù)并得到長(zhǎng)久保存。首先，在藝術(shù)活動(dòng)中形成的藝術(shù)文件材料，積累、整理和歸檔作為考核部分，列出負(fù)責(zé)人的職責(zé)范圍。其次，建立藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案的歸檔制度，明確制定歸檔范圍、時(shí)間和質(zhì)量要求。只要是院校藝術(shù)活動(dòng)、藝術(shù)創(chuàng)作和藝術(shù)研究中形成的一切具有現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值的藝術(shù)材料，都應(yīng)由業(yè)務(wù)部門整理后及時(shí)歸檔。
�。ㄈ┙I(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)。藝術(shù)檔案有效管理的價(jià)值是為了使檔案實(shí)現(xiàn)有序化，能真實(shí)、客觀、有效地保存藝術(shù)院校的集體記憶，沉淀學(xué)校及學(xué)術(shù)傳統(tǒng)和校園文化。藝術(shù)院校檔案館的工作人員要以學(xué)校的重大事件為契機(jī)，以豐富的檔案館藏生動(dòng)展示藝術(shù)院校的精神氣質(zhì)和品質(zhì)，促使藝術(shù)檔案館成為一個(gè)藝術(shù)產(chǎn)品和藝術(shù)類的文化、精神的收藏、展示、傳承的集中中心。藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案管理不是簡(jiǎn)單地保存各類藝術(shù)檔案實(shí)體，而是要深層次地開發(fā)藝術(shù)檔案信息資源。逐步建立專題數(shù)據(jù)庫(kù)，包括圖片展、系列講座等等，能夠真實(shí)、客觀地反映藝術(shù)院校的發(fā)展歷程。隨著廣大教職員工對(duì)藝術(shù)檔案的需求的提高，提供專題查詢服務(wù)。藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案館要關(guān)注院校的發(fā)展，著眼于藝術(shù)院校的未來(lái)發(fā)展大局，將具有重要參考價(jià)值和利用價(jià)值的藝術(shù)檔案材料收集齊全完整，并建立藝術(shù)類院校的藝術(shù)檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)。
�。ㄋ模┘訌�(qiáng)實(shí)時(shí)性、經(jīng)常性收集。藝術(shù)院校的檔案工作人員要做好藝術(shù)檔案實(shí)時(shí)的、經(jīng)常性的收集。一般情況下，藝術(shù)院校的檔案工作人員都習(xí)慣于按照文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案等其他類別的專業(yè)檔案的收集思路和方式，定點(diǎn)、定時(shí)地收集、整理檔案。特別是在當(dāng)前大多數(shù)藝術(shù)院校由部門立卷，檔案館人員收集、管理檔案的能動(dòng)性和參與性降低。對(duì)于實(shí)時(shí)產(chǎn)生的藝術(shù)檔案，不一定要等到年終時(shí)收集齊全并歸檔。從宏觀上把握藝術(shù)檔案的產(chǎn)生時(shí)間，深入了解檔案產(chǎn)生的數(shù)量、類型等等，檔案工作人員參與產(chǎn)生的環(huán)境中，對(duì)檔案的收集、歸檔、保管、編研、統(tǒng)計(jì)等做出更精確的要求。（下轉(zhuǎn)第155頁(yè)）（上接第135頁(yè)）
藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性工作，藝術(shù)檔案是重要的院校檔案類別，也是國(guó)家重要的檔案資源，在維護(hù)文化事業(yè)的發(fā)展歷史和進(jìn)程上，發(fā)揮著不可替代的重要作用。藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案具有區(qū)別于其他類別檔案的特征：實(shí)時(shí)性、多樣性、成套性和形象性的特征。為了更好地做好藝術(shù)檔案的管理工作，必須要加快藝術(shù)檔案管理制度的建設(shè)，規(guī)范藝術(shù)檔案的歸檔收集范圍，加強(qiáng)實(shí)時(shí)性、經(jīng)常性收集，建立具有高校專業(yè)特色的專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)。藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案工作者，要跳出檔案管理的思維定式，拓寬思路，以藝術(shù)教學(xué)、科研、實(shí)踐活動(dòng)的發(fā)展軌跡完整、真實(shí)地記錄高校的發(fā)展，突出藝術(shù)高校的文化精神，要爭(zhēng)取以活檔案的方式發(fā)揮藝術(shù)檔案的文化價(jià)值，為藝術(shù)院校在藝術(shù)發(fā)展、文化傳播中起到推動(dòng)作用。
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檔案管理論文13
【摘要】隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷發(fā)展，醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的水平正在不斷提高，因?yàn)橹拔覈?guó)的經(jīng)濟(jì)能力不夠，因此，在醫(yī)學(xué)領(lǐng)域存在較多的問題，不能購(gòu)買大量的設(shè)備；由于我國(guó)的治療水平較低，設(shè)備不齊全，因此造成了醫(yī)學(xué)領(lǐng)域治療存在較多的問題，阻礙了我國(guó)醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的發(fā)展速度，造成了我國(guó)治療技術(shù)的發(fā)展落后。
【關(guān)鍵詞】規(guī)范化管理；醫(yī)院；醫(yī)療設(shè)備；檔案管理
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的迅猛發(fā)展，醫(yī)學(xué)領(lǐng)域也在不斷加快發(fā)展的速度，之前我國(guó)的醫(yī)學(xué)水平非常落后，但是隨著經(jīng)濟(jì)實(shí)力的不斷增強(qiáng)，醫(yī)學(xué)領(lǐng)域發(fā)展的需求得到了滿足，能夠?qū)崿F(xiàn)我國(guó)醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的發(fā)展，提高醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的發(fā)展速度，保障治療技術(shù)不斷提高，促進(jìn)我國(guó)醫(yī)學(xué)水平不斷發(fā)展，實(shí)現(xiàn)綜合國(guó)力增強(qiáng)的目標(biāo)。
一、醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要意義
醫(yī)療設(shè)備檔案管理具有非常重要的意義，因?yàn)樗鼘儆卺t(yī)院管理當(dāng)中一項(xiàng)非常重要的工作內(nèi)容，直接影響著醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的發(fā)展。管理水平的能力也影響著醫(yī)院的治療質(zhì)量、治療技術(shù)水平以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益的獲取，所以重視醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作，提高管理的效率非常重要，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，能夠充分發(fā)揮醫(yī)院設(shè)備的優(yōu)勢(shì)，這對(duì)于促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展具有非常重要的意義，所以，為了能夠更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)療工作的目標(biāo)，必須加大力度進(jìn)行治療設(shè)備檔案的管理，提高管理的效率，才能充分發(fā)揮管理的價(jià)值，提高管理的規(guī)范化，才能促進(jìn)國(guó)家醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的發(fā)展。建設(shè)醫(yī)療設(shè)備檔案具有非常重要的意義，建設(shè)醫(yī)療設(shè)備檔案的主要目的，就是能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)和專家的論證及設(shè)備的引進(jìn)提供有力的證據(jù)，為同類設(shè)備的更新?lián)Q代提供依據(jù)，比如說(shuō)，當(dāng)前的設(shè)備是不是值得進(jìn)行購(gòu)買，一臺(tái)先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備功能多樣、價(jià)格不菲，為了能夠保障作出準(zhǔn)確的決策，必須要引進(jìn)更加詳細(xì)的論證，臨床使用價(jià)值、資金的投入、創(chuàng)造的效益等等，都需要進(jìn)行詳細(xì)的分析，所以，建立治療設(shè)備檔案能夠提供更多的參考依據(jù)，保障決策的科學(xué)和合理性，促進(jìn)醫(yī)療領(lǐng)域的發(fā)展。建立醫(yī)療設(shè)備檔案是為了能夠進(jìn)行有效的設(shè)備維修和管理，保障設(shè)備正常運(yùn)行，及時(shí)發(fā)展設(shè)備當(dāng)中存在的問題，設(shè)備在長(zhǎng)時(shí)間的使用之后，就會(huì)存在一些部件的磨損，還有一些關(guān)鍵部位的零件松動(dòng)的現(xiàn)象，如果不及時(shí)進(jìn)行維修和檢測(cè)，就會(huì)造成設(shè)備存在故障，不能準(zhǔn)確檢查病人的身體，造成較大的.誤差，影響著人們的身體健康，給人們帶來(lái)較大的危害。
二、如何進(jìn)行規(guī)范化的管理
醫(yī)療設(shè)備檔案具有非常重要的意義，醫(yī)院都給予了足夠的重視，想要進(jìn)行設(shè)備檔案的規(guī)范化管理，就必須要采取更加有效的措施保障規(guī)范化管理工作的實(shí)施，保證工作順利進(jìn)行。首先，確定醫(yī)療設(shè)備的歸檔范圍。在進(jìn)行大量設(shè)備購(gòu)買的時(shí)候，會(huì)有一些比較貴的設(shè)備，或者是稀缺的設(shè)備，必須要進(jìn)行歸檔，并且還需要根據(jù)當(dāng)前的治療設(shè)備檔案管理的要求，進(jìn)行規(guī)范性的檔案管理，做好資料的歸檔工作。其次就是確立一些制度。必須要保障制度的實(shí)施效率，嚴(yán)格醫(yī)療設(shè)備檔案的查、借閱制度，設(shè)備檔案的原件一定不能借出，保障設(shè)備檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)實(shí)施，經(jīng)設(shè)備科領(lǐng)導(dǎo)同意，辦理借閱手續(xù)，借出的檔案材料，借閱人要妥善保管，不得毀壞和遺失，如期歸還，如有損壞、遺失，由借閱人員負(fù)責(zé)。最后就是健全歸檔制度。歸檔制度的建立具有非常重要的意義，健全的制度的確立，能夠保障管理工作更加有效地進(jìn)行，能夠提高管理的水平，具有非常重要的意義，制度的確立主要是為了能夠確立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，保障設(shè)備檔案的有效管理。設(shè)備檔案管理人員管理意識(shí)的加強(qiáng)也是非常重要的，管理人員的意識(shí)直接影響管理工作的效率，因此必須要加強(qiáng)管理工作人員的意識(shí)，提高他們管理工作實(shí)施的水平，提高他們的意識(shí)，能夠有效的提高管理工作的規(guī)范性。
三、結(jié)束語(yǔ)
國(guó)家的醫(yī)療設(shè)備具有非常重要的意義，因?yàn)獒t(yī)療設(shè)備的存在能夠提高醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的快速發(fā)展，提高治療的水平，不斷進(jìn)行治療的研究，實(shí)現(xiàn)我國(guó)醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的全面發(fā)展，具有重要的應(yīng)用價(jià)值，加強(qiáng)對(duì)設(shè)備檔案的管理，能夠保障設(shè)備使用的壽命，還有正常高效運(yùn)行，提高對(duì)人們身體的檢查準(zhǔn)確度，保障人們的健康成長(zhǎng)。
檔案管理論文14
【摘要】現(xiàn)如今人民對(duì)于健康的重視程度不斷提升，這就需要更多的醫(yī)學(xué)人才投入醫(yī)學(xué)領(lǐng)域進(jìn)行研究發(fā)展，而且這些人才也必須同時(shí)兼有扎實(shí)的理論和實(shí)踐能力。這就需要有關(guān)的教學(xué)管理部門、教研室等相關(guān)的人員必須一定的管理能力。通過教學(xué)檔案使管理能夠及時(shí)反饋出相應(yīng)信息，從而更好地提高教學(xué)質(zhì)量和效率。
【關(guān)鍵詞】醫(yī)學(xué)教學(xué)；檔案管理；問題；對(duì)策
一、醫(yī)學(xué)教學(xué)檔案管理中存在的問題
�。ㄒ唬n案管理制度存在不足。在我國(guó)有很大多數(shù)醫(yī)學(xué)院在檔案管理制度上存在一定的問題，特別是一些基層教育的檔案管理十分缺少有效的制約機(jī)制。比如一些醫(yī)學(xué)院未建立規(guī)范的立卷部門，很少有固定的人員負(fù)責(zé)歸檔工作，多數(shù)是臨時(shí)抽調(diào)出的老師來(lái)負(fù)責(zé)。檔案管理中出現(xiàn)的問題也沒有具體的人員予以負(fù)責(zé)，其在檔案管理制度構(gòu)建方面存在諸多問題。
（二）教學(xué)檔案質(zhì)量不高。教學(xué)檔案質(zhì)量直接影響到教學(xué)檔案所產(chǎn)生的價(jià)值和效果，而且和教學(xué)工作的開展以及教學(xué)管理的水平都有著重要的關(guān)系。教學(xué)檔案的主要內(nèi)容大部分都是來(lái)自各種教學(xué)文件材料，因此，教學(xué)文件材料質(zhì)量是取決于教學(xué)檔案的質(zhì)量好壞。但是，依照當(dāng)前的情況來(lái)看，很多院校注重了教學(xué)質(zhì)量的提升，但是對(duì)于其檔案的形成并沒有予以高度重視，醫(yī)學(xué)教學(xué)中所形成的檔案資料或者沒有進(jìn)行及時(shí)歸檔總結(jié)，或者沒有形成文字性資料，難以形成具體的檔案資料，造成很多教學(xué)檔案的質(zhì)量不高
。（三）檔案信息化程度不高。依照我國(guó)社會(huì)發(fā)展的情況來(lái)看，信息化建設(shè)已經(jīng)日漸成為高校建設(shè)的重要支撐。而信息化建設(shè)的輻射范圍也應(yīng)當(dāng)包括醫(yī)學(xué)教學(xué)檔案的管理，只有對(duì)教學(xué)檔案的管理不斷推進(jìn)信息化進(jìn)程，才能夠保證其檔案管理的持久性。但是，更多的院校依然停留在原有的檔案管理方法上，其信息化建設(shè)開展不足。即使部分院校已經(jīng)逐漸推進(jìn)信息化建設(shè)，也僅僅停留在基礎(chǔ)的檔案管理之中，水平不高。
（四）服務(wù)水平有待提升。醫(yī)學(xué)教學(xué)檔案管理的最終目的應(yīng)當(dāng)是服務(wù)教學(xué)，堅(jiān)持以教學(xué)為根本。但是，在當(dāng)前的很多院校中檔案成為“保存”的象征，其利用率并不高，尤其在教學(xué)過程中，檔案的使用效能低下，檔案的服務(wù)性質(zhì)沒有得到體現(xiàn)，其在教學(xué)中的應(yīng)用還有很大提升空間。
二、加強(qiáng)醫(yī)學(xué)教學(xué)檔案管理的策略
�。ㄒ唬┙⒔∪虒W(xué)檔案管理制度。在進(jìn)行教學(xué)檔案管理制度構(gòu)建方面必須要結(jié)合本學(xué)院教育的實(shí)際情況，制定和完善教學(xué)檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度，細(xì)化教學(xué)檔案管理人員的相關(guān)責(zé)任。在此方面應(yīng)該由分管的校長(zhǎng)進(jìn)行負(fù)責(zé)，通過相關(guān)的專業(yè)人員制定出合理、有效的規(guī)范管理機(jī)制。另一方面，必須要?jiǎng)?chuàng)建適應(yīng)各個(gè)教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度。一些醫(yī)學(xué)院起步較晚，缺少足夠的教學(xué)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，在制度構(gòu)建方面容易忽略，多數(shù)檔案可能沒有及時(shí)進(jìn)行歸檔和收集，而且很少進(jìn)行系統(tǒng)的分類，很難真正滿足教學(xué)管理的需要。因此，院校必須要注重經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，不斷完善學(xué)校醫(yī)學(xué)教學(xué)檔案管理的工作規(guī)范，建立適應(yīng)各系教學(xué)檔案的規(guī)章制度，創(chuàng)建具體教學(xué)檔案管理工作職責(zé)，將責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人身上，確保檔案管理工作穩(wěn)定、有序地進(jìn)行。
�。ǘ┨岣呓虒W(xué)檔案質(zhì)量。真正要提高教學(xué)檔案質(zhì)量，就必須重視教學(xué)文件材料的選取和管理工作。一方面要保證教學(xué)材料在內(nèi)容必須具有真實(shí)性，也就是說(shuō)其檔案的內(nèi)容必須真實(shí)的來(lái)自于教師教學(xué)工作的開展，是教學(xué)工作的真實(shí)記錄。這就需要教師做好教學(xué)內(nèi)容的歸納總結(jié)，并對(duì)教學(xué)內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)記錄，讓開展的教學(xué)工作以文字性或者電子文檔的.形式予以落實(shí)和保存。另一方面，各類教學(xué)文件必須具有相關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，也就是所保存的檔案必須依照相應(yīng)的規(guī)范而進(jìn)行，通過具體、統(tǒng)一的要求保證其教學(xué)檔案的質(zhì)量可靠性。在載體的選擇上，格式和書寫上以及整理、立卷上都必須達(dá)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化。此外，每一種教學(xué)文件材料必須要?dú)w檔完整，所保存的檔案應(yīng)當(dāng)貫穿教材、教案、教師講義、教師授課情況以及學(xué)生反饋等各個(gè)方面，只有保證檔案的全面性、完整性，所進(jìn)行的檔案管理才具有意義。
�。ㄈ┘涌旖虒W(xué)檔案信息化進(jìn)程。在教學(xué)檔案信息化的整個(gè)過程中，可以充分地利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)管理方法進(jìn)行檔案管理工作，這樣能夠提升檔案工作的管理水平，使得檔案工作效率得以提升，同時(shí)也是檔案事業(yè)未來(lái)發(fā)展上的必然趨勢(shì)。一方面，在紙質(zhì)載體的各種教學(xué)檔案上，必須實(shí)施案卷級(jí)、文件級(jí)的計(jì)算機(jī)錄入的保存和檢索，努力實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化，創(chuàng)建出比較完善的教學(xué)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，最終達(dá)到向數(shù)字化儲(chǔ)存利用的發(fā)展目標(biāo)。另外一方面，必須注重電子載體類教學(xué)檔案進(jìn)行歸檔工作，對(duì)于學(xué)校的多數(shù)教學(xué)檔案必須實(shí)行紙質(zhì)與電子檔案兩方面共同存儲(chǔ)的信息管理，把教學(xué)管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)相互結(jié)合實(shí)行教學(xué)檔案的雙向信息輸送，努力實(shí)現(xiàn)文檔管理的一體化。此外，在教學(xué)檔案管理的閱讀上完成全面的計(jì)算機(jī)檢索機(jī)制，使得教學(xué)檔案信息真正的公開化，利用現(xiàn)今發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)完成教學(xué)檔案資源上的共享以及教學(xué)檔案信息內(nèi)容的遠(yuǎn)程終端服務(wù)。
�。ㄋ模┳龊脵n案服務(wù)工作。將建立的教學(xué)檔案真正有效的利用起來(lái)，更好地開展教學(xué)服務(wù)工作，這才是檔案存在最大價(jià)值的體現(xiàn)和最終的目的。在這個(gè)過程中必須滿足使用者對(duì)需要查閱的教學(xué)檔案信息的需求，這樣才能提升教學(xué)檔案的使用率，促使檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。在實(shí)際的情況下，為了提高教學(xué)檔案的利用率，相關(guān)的檔案管理工作人員必須要考慮到本校的具體實(shí)際情況，對(duì)各類的檢索工具進(jìn)行及時(shí)的編制，這里特別要注重的是對(duì)教學(xué)檔案的內(nèi)容上進(jìn)行充分的分析和研究，教學(xué)中重大事件，現(xiàn)有在校學(xué)生的統(tǒng)計(jì)等，在這方面檔案的編寫上，可以根據(jù)實(shí)際的情況由檔案部門自行編制或者與學(xué)校其他部門聯(lián)合編制。
作者:張曉君 單位:南平市第二醫(yī)院
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檔案管理論文15
【摘要】我國(guó)的社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋范圍越來(lái)越大，相應(yīng)的隨著覆蓋范圍的拓寬，社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)量也正在急劇增加。如何有效的管理、利用現(xiàn)有的社會(huì)保險(xiǎn)檔案，成為了一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。
【關(guān)鍵詞】險(xiǎn)檔案；管理
引言：
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，社會(huì)保險(xiǎn)也得到了不斷改革和發(fā)展，社會(huì)保險(xiǎn)正在向規(guī)�；较虬l(fā)展。社會(huì)保險(xiǎn)向規(guī)模化方向發(fā)展是保證社會(huì)的和諧穩(wěn)定的重要途徑。所以，雖然社會(huì)發(fā)展給社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理增加了一定的負(fù)擔(dān)，但是如何有效的改善、緩解這一問題，是當(dāng)前業(yè)內(nèi)人士應(yīng)當(dāng)關(guān)注的重要課題。
一、基礎(chǔ)簡(jiǎn)介
1.1社會(huì)保險(xiǎn)的意義
社會(huì)保險(xiǎn)主要有四個(gè)重要作用：安全網(wǎng)作用、平衡器作用、助推器作用以及穩(wěn)定器作用。1）安全網(wǎng)作用：保障人民群眾在年老、失業(yè)、患病、工傷、生育時(shí)的基本收入和基本醫(yī)療不受影響，無(wú)收入、低收入以及遭受各種意外災(zāi)害的人民群眾有生活來(lái)源，滿足他們的基本生存需求。2）社會(huì)保障制度具有收入再分配的功能，調(diào)節(jié)中高收入群體的部分收入，提高最低收入群體的保障標(biāo)準(zhǔn)，適當(dāng)縮小不同社會(huì)成員之間的收入差距。3）完善的社會(huì)保障制度，既有利于提高勞動(dòng)者自身素質(zhì)，促進(jìn)勞動(dòng)力的有序流動(dòng)，一定程度上激發(fā)中國(guó)經(jīng)濟(jì)的活力，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)更快地發(fā)展，又可以避免社會(huì)消費(fèi)的過度膨脹，引導(dǎo)消費(fèi)結(jié)構(gòu)更為合理，平衡社會(huì)供需的總量，有利于防止經(jīng)濟(jì)發(fā)展出現(xiàn)波動(dòng)，實(shí)現(xiàn)更好地發(fā)展。4）完善的社會(huì)保障制度，能為勞動(dòng)者建立各種風(fēng)險(xiǎn)保障措施，幫助他們消除和抵御各種市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，避免因生活缺乏基本保障而引發(fā)一系列的矛盾，從而維護(hù)社會(huì)的穩(wěn)定。
1.2檔案定義
在《檔案法》中定義，檔案是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
二、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)存問題
2.1對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的意識(shí)薄弱
社保檔案管理意識(shí)薄弱是檔案管理推進(jìn)、發(fā)展工作中有為突出的問題。大多社會(huì)保險(xiǎn)的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)沒有對(duì)社保檔案管理的意識(shí)，所以在開展工作時(shí)只注重對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)工作的領(lǐng)導(dǎo)和資金投入，而沒有對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的工作進(jìn)行推進(jìn)。具體可表現(xiàn)為：社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案資料不齊、不健全；社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)存檔資料不規(guī)范；社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案資料移交不規(guī)范等。這些情況嚴(yán)重降低了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的工作效率，但究其緣由都是從業(yè)人員對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理意識(shí)薄弱造成的后果。
2.2社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理手段和方法落后
社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理歸口不統(tǒng)一，而且社會(huì)保險(xiǎn)檔案涵蓋的范圍廣泛，內(nèi)容繁雜。由于這種情況，如果參保人員想要查詢自己的相關(guān)信息，就必須要訪問全部的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理歸口才能完成達(dá)到基礎(chǔ)的查詢工作。這樣使得參保人員僅僅在查詢上就會(huì)耗去大量時(shí)間和精力。并且現(xiàn)存大多社保機(jī)構(gòu)仍采用紙質(zhì)材料檔案管理，并沒有完成檔案信息化工作，給檔案查詢?cè)L問增加了難度，并降低了檔案管理的工作效率。
三、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的一些建議
3.1建立業(yè)務(wù)檔案整理原則
1）遵循文件的形成規(guī)律，保持文件的有機(jī)聯(lián)系。文件的形成不是任意的，有其自身的規(guī)律和特點(diǎn)，這種規(guī)律就是文件之間有機(jī)聯(lián)系的具體表現(xiàn)。例如：社保參保登記文件就必然跟著錄用通知書、調(diào)配單等文件，轉(zhuǎn)移單就必然跟著調(diào)出調(diào)入記錄文件等。2）區(qū)分不同價(jià)值，辦理完畢的文件需要?dú)w檔。歸檔時(shí)按《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》的要求，區(qū)分不同文件的價(jià)值，劃分不同的保管期限，這一點(diǎn)《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》已經(jīng)對(duì)歸檔范圍和保管期限進(jìn)行了嚴(yán)格的劃分，只要按其要求進(jìn)行分類、劃分保管期限即可。3）便于保管利用。這一條是業(yè)務(wù)文件整理的最基本的原則，也是檢驗(yàn)整理方法實(shí)用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。在文件整理中“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的`有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值”是手段，便于保管和利用則是目的。我們所有的工作,例如保管期限劃分、組卷、編目、案卷排列等都要圍繞便于保管和利用進(jìn)行。例如我們發(fā)現(xiàn)有些指導(dǎo)人員要求立卷單位按文件名稱立卷，這樣做就割斷了文件的有機(jī)聯(lián)系，查一件事要找好幾個(gè)卷，非常不利于利用。
3.2對(duì)檔案資料的收集作出明確要求
3.2.1做到辦結(jié)一件收集一件，不同的業(yè)務(wù)資料分類存放，每類資料按辦理的時(shí)間順序扣放在專用的整理箱（架）中。當(dāng)文件累積到一定厚度時(shí)，按照規(guī)定的案卷厚度整理齊整后，用金屬夾分類夾起存放。
3.2.2收集過程中必須審核每份資料的構(gòu)成要素（包括名稱、簽章、日期、項(xiàng)目）并審核檔案資料的主附件是否符合相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)定，確保檔案資料的真實(shí)性、完整性、有效性。
3.2.3收集過程中必須審核每份資料是否符合長(zhǎng)期保管的質(zhì)量要求。包括紙質(zhì)、墨水、字跡的清晰度等是否符合存檔要求，如不符合要求需進(jìn)行相應(yīng)處理。
3.2.4平時(shí)注意收集具有保存價(jià)值的業(yè)務(wù)文件，避免有價(jià)值的檔案資料遺失。
3.3檔案資料的立卷
檔案資料的立卷是指各部門專、兼職檔案員將所屬單位組卷整理后的檔案資料，根據(jù)年度和內(nèi)容確定其類別、保管期限、案卷封皮、案卷目錄、備考表的過程。
3.3.1確定類別。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案分為十類，所有業(yè)務(wù)資料都要?dú)w入這十類之中，要根據(jù)業(yè)務(wù)所屬環(huán)節(jié)確定檔案資料類別。
3.3.2確定歸檔年份。檔案資料應(yīng)歸入檔案形成的年度，業(yè)務(wù)的辦結(jié)時(shí)間、審批時(shí)間即是檔案的形成時(shí)間。
3.3.3編制卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)文件目錄是提示文件內(nèi)容和成分的一覽表，按照卷內(nèi)文件的排列順序編寫，放置于案卷的首頁(yè)。目錄的輸入要完整、規(guī)范、建立卷內(nèi)目錄要把每一份主件都列入目錄之中，不能漏錄，合并錄入、簡(jiǎn)化錄入，附件不錄入卷內(nèi)目錄中。要充分利用案卷內(nèi)檔案資料主件上所具有的信息，建立卷內(nèi)目錄要以有利于查詢和準(zhǔn)確定位為原則。
3.4檔案案卷的交接
業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員將檔案資料移交兼職檔案員前，需按文件材料順序編制目錄，并一式兩份，與檔案案卷一并移交本部門兼職檔案員。兼職檔案員根據(jù)目錄逐件清點(diǎn)文件份數(shù)和頁(yè)數(shù)，檢查案卷資料整理和立卷是否符合收集整理立卷歸檔要求，經(jīng)審核確認(rèn)無(wú)誤后予以接收；清點(diǎn)每一個(gè)業(yè)務(wù)人員移交檔案資料件數(shù)并進(jìn)行登記，填寫交接表一式兩份，并簽字確認(rèn)，完成交接工作。
結(jié)束語(yǔ):
總之，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理工作是必行之事，在社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)快速發(fā)展的今天，只有先從培養(yǎng)社保檔案管理意識(shí)切入，從根本上了解檔案管理的作用，配合檔案管理的專業(yè)隊(duì)伍，合理分類存儲(chǔ)，才能夠達(dá)到檔案管理的有效性和快速性，才能緩解快速發(fā)展對(duì)于檔案管理的壓力。
參考文獻(xiàn)：
[1]王洪建.不斷規(guī)范文書管理確保檔案信息完整[J].20xx.
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