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試述事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新構(gòu)想
摘要：檔案載錄了事業(yè)單位始建至發(fā)展歷程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，而科學(xué)、規(guī)范化的檔案管理不僅能夠為事業(yè)單位文件查閱與利用帶來極大便利，使得事業(yè)單位檔案管理水平切實(shí)提高，同時也為其未來發(fā)展提供了強(qiáng)大的資源支撐。除此之外，伴隨著市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求與國際化趨同性的趨勢，各大事業(yè)單位在迎來一眾機(jī)遇的同時也需要接受更多新的挑戰(zhàn)，在此背景下的檔案管理作為事業(yè)單位不可或缺的組成之一日顯重要，故而對其展開探究具有一定現(xiàn)實(shí)意義。
關(guān)鍵詞：檔案管理
一、檔案資源對社會發(fā)展的宏觀作用
檔案，既來源于社會，又反饋于社會。在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和文化發(fā)展的過程中，其能夠提供理論指導(dǎo)、歷史知識以及經(jīng)驗教訓(xùn)等，指導(dǎo)著人類進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)，發(fā)展精神文化，同時推動社會的進(jìn)步與發(fā)展。究其宏觀作用，筆者認(rèn)為有如下幾點(diǎn)：其一，具有歷史賦予的文化內(nèi)涵。由于檔案具有資源收集、資源整理以及資源保管的特點(diǎn)，決定了其在反映歷史真實(shí)性、直觀性和價值性方面都較其他資源優(yōu)越。換言之，檔案是人類認(rèn)識客觀世界、認(rèn)識往復(fù)歷史的重要教材。而人類發(fā)展史是一部不能割裂的長篇?dú)v史，檔案的存在，便是這長篇?dú)v史的真實(shí)寫照。當(dāng)前，檔案提供的歷史資料不但為人類歷史的各個階段提供了依據(jù)，也為一些重大舉措的制定提供了非常重要的依據(jù)。在經(jīng)濟(jì)建設(shè)的過程中，充分開發(fā)利用檔案資源，能夠為一些重要制度、政策的制定提供歷史性的參考。在精神文化的建設(shè)過程中，充分開發(fā)利用檔案資源，能夠發(fā)現(xiàn)精神文化建設(shè)存在的問題，為文化建設(shè)提供意見指導(dǎo)，從而不斷地推動精神文化的發(fā)展。其二，承載著技術(shù)發(fā)展的意義。檔案的真實(shí)性不會隨著人類意志而改變，其能夠讓我們吸收到檔案資源中的經(jīng)驗和教訓(xùn)，讓利用者杜絕類似錯誤的發(fā)生，進(jìn)而推動經(jīng)濟(jì)和文化的建設(shè)。所以說，檔案資源是對人類智慧的總結(jié)，且蘊(yùn)含著非常寶貴的經(jīng)驗和知識，尤其是檔案中記錄的技術(shù)資料，在經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展中的作用更加重要。以技術(shù)性檔案資源為例，其能夠為廣大管理人員、技術(shù)人員以及各行各業(yè)的工作人員提供借鑒和學(xué)習(xí)的依據(jù)，使之可以從中吸取大量的工作經(jīng)驗，以此來進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，工作創(chuàng)新，從而進(jìn)一步推動經(jīng)濟(jì)文化的發(fā)展。比如，船舶的建造技術(shù)，傳染病的防治知識，煤礦開采技術(shù)，航天技術(shù)等的發(fā)展與創(chuàng)新，都是基于檔案資源的借鑒與開發(fā)，而一步步趨于完善的。
二、完善事業(yè)單位檔案管理的意義
檔案資料載錄著事業(yè)單位發(fā)展的各個印記，是事業(yè)單位展現(xiàn)其歷史與案例的重要平臺，是解決新問題、應(yīng)對新挑戰(zhàn)的咨詢手冊，也是制定未來發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的指南針。社會主義市場經(jīng)濟(jì)改革的深化，不僅帶動了國內(nèi)各領(lǐng)域、行業(yè)的發(fā)展，同時也迎來了更多、更大的挑戰(zhàn)與沖擊，改革創(chuàng)新已呈必然之勢，作為與國民經(jīng)濟(jì)息息相關(guān)的各大事業(yè)單位更應(yīng)如是。其中，檔案管理工作作為事業(yè)單位管理中至關(guān)重要的有機(jī)組成，應(yīng)給予足夠的關(guān)注，使之充分發(fā)揮職能作用，輔助事業(yè)單位于激烈競爭中平穩(wěn)過度，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。而何以衡量一家事業(yè)單位管理現(xiàn)代化水平的標(biāo)尺，考量視其檔案管理水平的高低即可知一二。檔案管理工作內(nèi)容包含了記錄事業(yè)單位上下、生產(chǎn)前線或后勤等一系列資料信息，同時記錄著相關(guān)財政收入和支出的財務(wù)檔案;行政文書和事業(yè)單位印章的保存、管理，行政工作登記備案的行政檔案;工作人員基本信息與人員流動情況的人事檔案;記錄相關(guān)產(chǎn)品研究資料的研發(fā)檔案，等等�；谏鲜隹芍�，每一檔案都各有其收錄與管轄范圍，且中心內(nèi)容已各不相同，但卻都與事業(yè)單位發(fā)展與運(yùn)作密不可分，必須予以高度重視，采取規(guī)范化管理，借以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)陌l(fā)展觀推動事業(yè)單位檔案管理整體水平的提高。
三、新時期事業(yè)單位檔案管理的趨勢
自步入新世紀(jì)以來，以計算機(jī)為主的信息技術(shù)取得了重大的跨越式發(fā)展，其以省時、高效的特點(diǎn)很快便在各個領(lǐng)域得到了普及。檔案管理工作是一項比較復(fù)雜的工作，所涉及的單位人員的檔案較多，無論是存儲還是查找都是一項巨大的工程。隨著信息化趨勢的不斷發(fā)展，檔案管理可以依靠數(shù)字信息方式來進(jìn)行存儲與查找，而且檔案可以得以長久保存，并得以快速傳遞。同時，利用信息化的檔案管理方式還可以不斷完善新的信息理方式，能降低管理成本，實(shí)現(xiàn)資源在線共享，建立單位與用客戶之間的聯(lián)系和交流，優(yōu)化管理體制。由此可見，事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理具有一定的必然性。然而，在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中依然存在一些問題，使得檔案管理信息化進(jìn)程受到了阻礙，事業(yè)單位應(yīng)積極進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，優(yōu)化檔案管理，簡化管理流程，使管理更為高效。
四、事業(yè)單位檔案管理效能最大化的創(chuàng)新思路
一般情況下，檔案管理與利用的規(guī)范化、科學(xué)化程度可以間接地反映出企事業(yè)單位整體的發(fā)展水平。而檔案資源的價值正在于其使用價值，而決定其使用價值的則是其資源量，豐富信息資源是吸引更多檔案利用者的有效途徑。為此，要想促進(jìn)檔案利用率的提升，就不能僅滿足于內(nèi)部現(xiàn)有的信息資源，還應(yīng)更積極且充分利用各種現(xiàn)代技術(shù)手段對各種新穎、有價值的信息資源進(jìn)行收集，促使檔案信息資源結(jié)構(gòu)的最優(yōu)化，最大限度豐富事業(yè)單位檔案信息庫。
(一)立足于單位實(shí)際展開相關(guān)檔案調(diào)研
檔案管理的最終目的，即是將檔案轉(zhuǎn)換成促進(jìn)社會發(fā)展的精神和物質(zhì)財富。所以，要想實(shí)現(xiàn)這一根本目標(biāo)，必須盡可能將檔案資源的價值發(fā)揮極致。具體來說，事業(yè)單位相關(guān)檔案管理人員應(yīng)積極主動展開檔案資源的調(diào)查研究，掌握利用者的需求，并在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上調(diào)整檔案開發(fā)策略，從而促使檔案信息資源得到更進(jìn)一步的開發(fā)。然而，需要注意的是，在進(jìn)行調(diào)查研究的時候，必須確保單位檔案管理人員具備一定應(yīng)變能力，能夠及時對檔案資源動態(tài)進(jìn)行全面且深入的分析，以便于準(zhǔn)確把握檔案的實(shí)時動向。此外，單位檔案人員還應(yīng)定期深入了解和學(xué)習(xí)本部門以及本系統(tǒng)的相關(guān)資源，主動掌握需求，提前挖掘并傳遞潛在的檔案資源，進(jìn)而最大限度的發(fā)揮資源應(yīng)用的價值。
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