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提高工作效率的方法大全
朋友們有哪些方法可以提高自己的工作效率呢?下面是小編整理的提高工作效率的方法大全。
1 工作環(huán)境的整理
對于上班族而言,工作的場所應(yīng)該就是自己的辦公桌了吧。
既然要學(xué)習(xí)整理,自然必須從整理工作場所中的物品開始。
把自己的桌子、抽屜中的物品列個(gè)清單出來,并且從這些物品里,把平日里經(jīng)常使用的東西挑出來。
并把這些物品按照使用頻率來排序:每天都要使用的、幾天才會(huì)用一次的、每周用一次的、每月用一次的物品等等。
2 對文件進(jìn)行分類
每個(gè)人所處的行業(yè)和職位千差萬別,但是工作這件事情本身,大體可以分成這四個(gè)類別。
因此,在分類文件的時(shí)候也必須遵從這些類別進(jìn)行分類。
在這里,總結(jié)一下這四種分類,就是:
1. 今日要做的事情。
2. 5 分鐘就可以做完的事情。
3. 有期限的事情。
4. 沒有期限的事情。
把已有的文件分放到這四個(gè)類別中的某一類里。
3 斷舍離:紙質(zhì)資料電子化
減少使用紙張,讓工作環(huán)境變得更加整潔,是對資料進(jìn)行數(shù)據(jù)化的目的。
而能夠立即搜索到自己需要的信息,是對資料數(shù)據(jù)化的另一個(gè)非常重要的目的。
因此,為了便于檢索,對于真正有用的信息請數(shù)據(jù)化后保存。
總結(jié)一下所有紙張的整理方法:
1. 立即扔掉。
2. 掃描或是用手機(jī)相機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)化。
3. 記錄到表格中。
4 時(shí)間“課程表”
整理的過程中,還有一件最重要的事情那就是,時(shí)間的整理。
使用日歷的目的,是為要做的事情分配好一個(gè)時(shí)間。
要往日歷中輸入的,都是至少需要花費(fèi)30 分鐘時(shí)間去做的事情。
也就是說,與其說是往日歷中輸入計(jì)劃安排,不如說把它看作一張為工作分配時(shí)間的時(shí)間表。
什么叫真正的時(shí)間管理,這里的重點(diǎn)是,在規(guī)定好的時(shí)間里,把精力集中在此時(shí)該做的工作上。
以上四條,還只是為了建立起工作環(huán)境與時(shí)間可視化的準(zhǔn)備階段。
5 數(shù)據(jù)的整理
數(shù)據(jù)的整理,是提升工作速度必不可少的一項(xiàng)內(nèi)容。
如何隨時(shí)隨地調(diào)取需要的數(shù)據(jù),所有的數(shù)據(jù)都應(yīng)當(dāng)保存到云端上。
這是為了創(chuàng)造一個(gè)不論從哪個(gè)終端連接,不論身處哪種場所,都可以即刻進(jìn)入工作狀態(tài)。
如何歸納電腦中的數(shù)據(jù),需要在盡量簡潔、盡量減少文件數(shù)量的同時(shí),不斷摸索著找到最適合自己的分類方式。
并確定好給文件和文件夾命名的規(guī)則——檢索方便,也就是以便于尋找為標(biāo)準(zhǔn)。
6 學(xué)會(huì)運(yùn)用云端
把所有的信息轉(zhuǎn)存為電腦數(shù)據(jù),并保存到云端是極其重要的。
現(xiàn)今,重要事項(xiàng)的保存環(huán)境已經(jīng)不再是紙張了,把真正重要的事情轉(zhuǎn)換成電腦數(shù)據(jù)并保存下來,才是最令人放心的保存環(huán)境。
云端硬盤還可以共享某個(gè)文件,也適合需要多人共同完成的工作。
使用云端硬盤,在每次文件更新的時(shí)候,就可以避免出現(xiàn)因文件增多而不便整理的麻煩。
以前在購買新電腦的時(shí)候,轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù)就要花上整整三天的時(shí)間。
現(xiàn)在,只要云端上存儲(chǔ)著所有的數(shù)據(jù),就不會(huì)再出現(xiàn)從前那樣的情況。
不論使用哪一臺(tái)電腦都可以即刻進(jìn)入工作狀態(tài)。
考慮了這些情況之后,可以說,只要在云端上存儲(chǔ)好數(shù)據(jù),就可以比之前工作順利得多,被浪費(fèi)掉的時(shí)間也會(huì)不斷減少。
7 一目了然的目錄
為了能夠進(jìn)一步地提高效率,另一個(gè)需要提前做好的準(zhǔn)備就是創(chuàng)建目錄。
即建立了能夠一眼看出在哪個(gè)地方存放了哪些數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)。
為數(shù)據(jù)制作目錄,不僅可以讓自己知道在哪里有什么物品,對他人來說也是如此。
現(xiàn)在,利用服務(wù)器共享數(shù)據(jù)并進(jìn)行工作的方式,已經(jīng)變得司空見慣了。
數(shù)據(jù)管理,已經(jīng)不再是只要自己看得懂就夠了。
因?yàn)榇蠹叶荚趯で笾軌蜃寯?shù)據(jù)一目了然的結(jié)構(gòu)。
在要找數(shù)據(jù)的時(shí)候也不必再去詢問別人,對于推進(jìn)工作來說,也節(jié)約了時(shí)間。
以上,我們已經(jīng)學(xué)習(xí)了如何整理工作環(huán)境中的物品和數(shù)據(jù)。
8 使用工具事半功倍
真正做著收入會(huì)不斷提高的工作的人,不是僅僅靠著數(shù)據(jù)和物品的整理來提高效率的,還會(huì)時(shí)常儲(chǔ)存工作靈感(idea)和可以作為工作素材的資料。
工作中會(huì)使用到的東西,大致上可以分為兩類:“道具類”以及“素材類”。
真正在工作上非常能干的人,不僅能整理好數(shù)據(jù)和其他工具類的物品,使它們處于隨時(shí)都可以使用的狀態(tài),還能夠每日利用節(jié)約出來的時(shí)間儲(chǔ)存素材,進(jìn)行信息內(nèi)容化。
弄清楚自己應(yīng)關(guān)注哪個(gè)部分,又是為了什么而保存這條信息。
這就是在把素材數(shù)據(jù)化時(shí)最需要注意的事情。
保存下來的素材,并不是指從網(wǎng)上現(xiàn)學(xué)現(xiàn)賣的內(nèi)容,而是自己的感受。
在養(yǎng)成“當(dāng)場”記錄素材的習(xí)慣之后,既不會(huì)積攢物品,也不需要花費(fèi)額外的時(shí)間,漸漸地,知識(shí)和想法的來源素材就可以變成數(shù)據(jù)并積累起來。
9 做時(shí)間的主人
掌握自己的時(shí)間,準(zhǔn)確地記錄時(shí)間開銷。
通過記錄時(shí)間開銷的方式,培養(yǎng)有意識(shí)地優(yōu)化效率的習(xí)慣。
這樣就可以知道,在一件事情上精確地花費(fèi)了多少時(shí)間。
知道了精確的時(shí)間,才是真正整理好時(shí)間的狀態(tài)。
在記錄的時(shí)候,要把做過的內(nèi)容準(zhǔn)確地記錄下來。
比如,做了什么工作,自己都做了些什么。
而且,記錄的時(shí)候必須以分鐘為單位進(jìn)行記錄。
在不斷地重復(fù)著自己的工作并且記錄下來的過程中,慢慢地,就可以知道自己在一天之中究竟都做了些什么,能夠準(zhǔn)確地知道進(jìn)行某項(xiàng)工作所花費(fèi)的時(shí)間。
為自己的時(shí)間做記錄是因?yàn)槿耸墙^對不會(huì)改善自己沒有意識(shí)到的事情的。
堅(jiān)持記錄時(shí)間開銷,漸漸地就會(huì)產(chǎn)生時(shí)間意識(shí)。
盡全力減少與工作無關(guān)的空白時(shí)間,工作速度將會(huì)大幅提高。
如果沒有多余的行動(dòng),思考過高效率的方法再付諸行動(dòng)的話,日常生活中的一切動(dòng)作都可以更快完成,自然能夠節(jié)約出時(shí)間來。
意識(shí)到并且減少自己所浪費(fèi)的時(shí)間,把這些時(shí)間投入到學(xué)習(xí)當(dāng)中吧。
10 通過固定模式節(jié)省時(shí)間
站在提高作業(yè)效率的角度來看,對于需要重復(fù)進(jìn)行的工作,套用固定的模式是最有效的方法。
模式化的代表是文件的模板化。
不論是策劃案還是方案,其他和事務(wù)性有關(guān)系的文件,大體上都有自己的書寫格式。
所以,請為經(jīng)常需要做的文件提前制作好文件模板吧。
即便是那些乍一看覺得無法模式化的事情,在頭腦中整理思考清楚的話,大多也都是可以通過制作模板來提高做事效率的。
11 用好你的碎片化時(shí)間
以上講了能最大限度削減被浪費(fèi)的時(shí)間的方法。
即便如此,我們還是會(huì)有5 分鐘或10 分鐘的空白時(shí)間。
“一切雜事都在零碎時(shí)間里處理完”是利用零碎時(shí)間方法的鐵則。
在零碎時(shí)間里切實(shí)地處理完雜務(wù),通過這樣的方式,把雜務(wù)從自己的腦袋中徹底清除出去,在完成原本的重要工作的時(shí)間里,就可以踏實(shí)地留出充足的時(shí)間了。
可以利用起來的,兩項(xiàng)任務(wù)切換的間歇,開會(huì)時(shí)間,上下班等的移動(dòng)時(shí)間等。
如果你做了絕大部分人沒有做的事情,在技能上產(chǎn)生差距也就不難理解了。
在零碎時(shí)間里完成要做的事情,最終是為了讓自己輕松,為了擁有更多的自己的自由時(shí)間。
從物品的整理到頭腦的整理,還有另一個(gè)非常重要的事情。
那就是,讓整理得當(dāng)?shù)臓顟B(tài)成為習(xí)慣。
12 養(yǎng)成良好的整理習(xí)慣
實(shí)踐三個(gè)月左右的話,大部分的行為都會(huì)成為習(xí)慣。
對于培養(yǎng)習(xí)慣最有效的方法,自然少不了重復(fù)。
除此之外,還要檢查每天的狀態(tài)。
為了避免重蹈覆轍的情況出現(xiàn),讓我們在一天結(jié)束的時(shí)候檢查是否保持了有條不紊的狀態(tài),掌握好整理的情況。
要努力做到每天睡覺之前,留出時(shí)間來,至少要掌握好自己的狀態(tài)之后再去睡覺。
如果沒有每天檢查的時(shí)間的話,就很容易把一些小事拖到明天再做。
如果不能把整理好了的狀態(tài)保持下去就一點(diǎn)意義都沒有了。
和在睡前留出時(shí)間檢查一樣,從早上起床后到開始工作前的時(shí)間里,也要留出30 分鐘的時(shí)間用來整理。
還有一個(gè)原則,就是不管在遇到怎樣的情況,決定了要做就一定要完成。
把這個(gè)原則銘刻在自己心中并且堅(jiān)持到底。
這樣,不論多么小的事情,你都會(huì)一旦決定了就能做到。
把這個(gè)意識(shí)灌輸?shù)阶约旱拇竽X中,養(yǎng)成習(xí)慣。
養(yǎng)成了整理的習(xí)慣之后,你可以不斷地輸入新的信息。
我們應(yīng)該記住的只有“什么樣的信息在哪里整理過”這種索引部分就夠了。
只要知道在哪里可以看到詳細(xì)的信息,那么在有輸出需要的時(shí)候,就可以比別人更快更好地調(diào)用這些信息。
13 累積自己的信息內(nèi)容
會(huì)被其他公司挖角的人才,通常都是具備了“內(nèi)容意識(shí)”的人。
能夠提高年薪的只有具備內(nèi)容意識(shí)的人。
所謂內(nèi)容意識(shí),就是把生活中的一切都當(dāng)作信息內(nèi)容來捕捉,并且有意識(shí)地堅(jiān)持積累,使之隨時(shí)都可以利用,隨時(shí)都可以商品化。
在信息化社會(huì)中,內(nèi)容意識(shí)是不可或缺的。
時(shí)常進(jìn)行信息內(nèi)容整理,就可以在需要的時(shí)候快速地、自由地使用。
只需要改變意識(shí),自己就不再只是單純地消費(fèi)每天接觸到的事物,而這些事物也會(huì)以有益的、獨(dú)特的信息內(nèi)容的形式重新出現(xiàn)在你眼前。
而且,在不斷積蓄的過程中,它們終有一天會(huì)變成巨大的力量。
作為信息內(nèi)容積累起來的東西,就是“可以成為素材的東西”。
不論是多么細(xì)微的事情,都要先做到堅(jiān)持收集素材。
如果帶著自己的獨(dú)特視角,每天不論面對多么細(xì)微的事情,都不把它當(dāng)作理所當(dāng)然的事情而忽視,而是積極地去發(fā)現(xiàn)它的不同之處并且堅(jiān)持這樣做,久而久之,它們就會(huì)變成寶貴的信息內(nèi)容,重新展現(xiàn)在大家的面前。
一直堅(jiān)持不斷地積累,素材就會(huì)作為信息內(nèi)容具有被評(píng)價(jià)的價(jià)值。
進(jìn)而在某一天,你可能還會(huì)因?yàn)槟承┢鯔C(jī)而得到意想不到的機(jī)會(huì)。
只有堅(jiān)持不懈地積攢素材,并把它們作為信息內(nèi)容發(fā)布出去的人,才有可能在關(guān)鍵時(shí)刻抓住機(jī)會(huì)。
14 學(xué)會(huì)管理金錢
對金錢的整理,具體來說,可以清楚地掌握資金的狀況。
比如,每個(gè)月的生活費(fèi)需要多少、其中伙食費(fèi)占全部生活費(fèi)的百分之多少、與學(xué)習(xí)相關(guān)的支出比例是多少、固定資產(chǎn)有多少、流動(dòng)資產(chǎn)又有多少……只要用這樣的方法定期記錄,就可以像記錄時(shí)間開銷那樣,可以看到自己在用錢的時(shí)候有哪些浪費(fèi)的部分。
自然而然地,金錢就會(huì)逐漸積攢起來了。
真正成功的人,不以社會(huì)上的一般規(guī)則為準(zhǔn)繩,有著自己的優(yōu)先順序。
在自己的人生中,應(yīng)該把什么放在第一位?考慮過這一點(diǎn)之后再使用金錢。
不論一個(gè)人的年薪有多少,能否把收入的四成用在自我投資上,就是一個(gè)人能否成為成功者的分界線。
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