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創(chuàng)新檔案利用新方式
創(chuàng)新檔案利用新方式【1】
【摘要】檔案利用，是對檔案有利用需求的人通過系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足個人或組織等利用需求的一種行為過程，也是體現(xiàn)檔案信息資源利用價值的過程。
檔案工作的最終目的是為廣大利用者提供服務，而利用形式是檔案管理部門為利用者提供服務的橋梁和紐帶，也是檔案管理者實現(xiàn)自身價值和重要手段。
【關鍵詞】檔案;服務;方式;利用
一、拓展檔案利用形式的多元化
服務是檔案工作的生命線，增強檔案工作服務能力是貫徹落實國家檔案局“服務先行”戰(zhàn)略構(gòu)想、實現(xiàn)檔案工作自身價值的重要保障。
檔案的利用是檔案工作的最根本目的。
而對于企業(yè)檔案的充分利用，則能有效提高企業(yè)各項工作效率和工作質(zhì)量。
檔案工作的服務性突出地表現(xiàn)在檔案利用工作這個環(huán)節(jié)上。
提供檔案的服務形式包括檔案的檢索及開發(fā)編研檔案信息等。
服務形式的定位，就是使檔案檢索及傳遞的檔案信息最有效、最具特色。
同時也為企業(yè)領導和其他工作人員在制定方針政策、商洽工作、處理問題、總結(jié)經(jīng)驗等方面提供科學的依據(jù)和準確的信息。
檔案工作的最終目的是為廣大利用者提供服務，而利用形式是檔案館為利用者提供服務的橋梁和紐帶，也是檔案館實現(xiàn)自身價值和重要手段。
形象意識在日趨激烈的社會競爭中，各行各業(yè)都在樹立自己的服務形象。
良好的服務形象帶給人們不僅是精神上的愉悅，還會加深人們的印象，帶來豐厚的利潤。
檔案利用形式的變化必然導致服務形態(tài)的改變，所以必須轉(zhuǎn)變觀念，開拓創(chuàng)新，以科學的服務形態(tài)更有效地為檔案利用者服務。
最大程度的提供檔案利用始終是檔案工作生存的保障。
檔案工作中必須突破傳統(tǒng)的檔案利用服務模式，才能開拓檔案事業(yè)服務的新空間。
二、檔案網(wǎng)絡信息服務
在計算機及網(wǎng)絡技術的迅猛發(fā)展和廣泛應用的情況下，信息獲取和傳遞方式都發(fā)生了根本性的變革。
在對傳統(tǒng)管理模式進行揚棄的基礎上，檔案部門要通過網(wǎng)絡及時、準確地向企業(yè)各業(yè)務部門提供以有效的數(shù)字信息為主要形式的檔案利用服務，在真正意義上實現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)經(jīng)濟利益最大化服務。
當前檔案工作者的重要使命就是開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務機制，積極主動地為經(jīng)濟建設主戰(zhàn)場服務，為全面建設小康社會服務。
要通過計算機網(wǎng)絡為用新形式下的用戶提供服務。
要通過計算機網(wǎng)絡為用戶提供服務，并加強各項事務管理，促使檔案管理現(xiàn)代化。
檔案管理的創(chuàng)新服務要通過計算機網(wǎng)絡為用戶提供服務，并加強各項事務管理，促使檔案管理現(xiàn)代化。
積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務。
在信息化時代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。
社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡及時準確地獲得多種信息。
盡快實現(xiàn)網(wǎng)上檔案傳遞和辦理借閱，為用戶送檔上門。
在網(wǎng)上設立虛擬檔案畫面、檔案編研成果網(wǎng)站，供用戶自如的選擇、欣賞自己喜愛的作品。
為充分發(fā)揮檔案的價值，把檔案信息融入社會信息流中，推送到公眾面前，必須不斷強化檔案網(wǎng)站的服務功能。
視用戶需求為網(wǎng)站建設的第一要件，使檔案網(wǎng)站為用戶所接受。
三、增強檔案管理的服務功能
檔案記錄著企業(yè)成長的點點滴滴，何時開業(yè)，創(chuàng)業(yè)者是誰，何時盈利，何時擴張，戰(zhàn)略目標調(diào)整過幾次、掌門人有無變動等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。
檔案越來越貼進群眾生活，貼近民生，檔案部門應突出服務這個主題，進一步強化服務意識，更新服務觀念，改進服務方式，增強檔案服務的及時性、針對性和實效性，以開拓進取的精神，努力實現(xiàn)檔案服務機制的不斷創(chuàng)新。
知識經(jīng)濟時代檔案館的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創(chuàng)建檔案信息服務產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內(nèi)容的工作實體。
實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，可以提高檔案業(yè)務工作的效率、降低檔案管理者的勞動強度，降低管理成本。
而實現(xiàn)檔案管理的電子化，更是可以將檔案管理達到事半功倍的效果，使用電子軟件管理檔案通過網(wǎng)絡就可以隨時隨地的進行檔案檢索、借閱，亦可進行檔案業(yè)務管理工作。
要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經(jīng)濟主戰(zhàn)場，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識經(jīng)濟和各項事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務的軌道上來。
做到知識經(jīng)濟發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。
四、加強檔案管理現(xiàn)代化建設
檔案工作被看成是一項知識管理工作。
知識管理是信息管理的延伸和發(fā)展。
知識不是一般的信息，而是能在信息運用中改進人的行為的特殊信息。
檔案管理現(xiàn)代化是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，是21世紀檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展、不斷創(chuàng)新的必然趨勢和歷史性任務。
隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，以往的檔案管理手段顯得相對滯后。
如何將檔案管理融入現(xiàn)代化科技之中，發(fā)揮科技優(yōu)勢，更快、更便捷地搞好檔案服務，是我們面對的緊迫問題。
以人才建設為基礎，以現(xiàn)代化管理為手段，以檔案館管理現(xiàn)代化為突破口，以提高質(zhì)量、提高效率為重點，推動檔案事業(yè)發(fā)展的思想已達成了共識。
檔案管理現(xiàn)代化的出路在于信息化。
提高檔案的準確性和可靠度，實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化。
因此，要積極應用計算機技術、光盤技術、多媒體技術以及信息高速公路等新技術、新成果，提高林業(yè)檔案管理水平，最大限度地開發(fā)檔案信息資源。
可以預見，在未來20年，檔案資源信息建設作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，將不斷推動檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。
五、結(jié)束語
展望未來，檔案事業(yè)面臨著新的挑戰(zhàn)和發(fā)展機遇，各級檔案部門必須增強緊迫感和憂患意識，解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，開拓進取，并在發(fā)展中得以創(chuàng)新，加快推動檔案利用方式建設，為構(gòu)建和諧社會做出應有的貢獻。
參考文獻
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國企檔案資源管理創(chuàng)新方式【2】
摘要：國有企業(yè)的檔案是企業(yè)的原始資料，真實的記錄了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的所有活動，是企業(yè)的無形資產(chǎn)。
科學合理的管理，能夠為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供有效地參考。
國有企業(yè)檔案資源也是國家檔案資源的一部分。
但是當前我國的國有企業(yè)檔案資源管理存在不少問題，主要從這幾個方面創(chuàng)新國企檔案資源管理方式，促進檔案管理工作的發(fā)展。
關鍵詞：國有企業(yè);檔案資源管理;創(chuàng)新
國企檔案資源管理部門是從資料室、情報室逐漸發(fā)展起來。
經(jīng)過長時間的發(fā)展，國有企業(yè)檔案部門已經(jīng)由管理分散向集中管理、種類豐富、載體多樣的綜合檔案管理部門。
隨著信息化的發(fā)展，對國有企業(yè)檔案資源管理提出了更高的要求，如何解決當下國有企業(yè)檔案資源管理的困境，創(chuàng)新檔案管理方式和效率，更好的發(fā)揮檔案資源的價值。
1國有企業(yè)檔案資源管理現(xiàn)狀
1.1國企檔案資源管理內(nèi)容多樣化
國有企業(yè)與一般企業(yè)不同，它是由國家政府直接負責的企業(yè)，但是它又與政府事業(yè)單位的檔案機構(gòu)不同，所以它的檔案管理也不同于一般的企業(yè)和政府單位，必須根據(jù)企業(yè)的具體情況進行。
國有企業(yè)檔案形式多種多樣。
它可以是綜合管理檔案室，也可以是檔案管理網(wǎng)絡，甚至可以直接委托相關的機構(gòu)進行管理。
隨著國有企業(yè)的改革，國有企業(yè)轉(zhuǎn)變經(jīng)營理念，國有企業(yè)檔案管理人員除了管理檔案還要監(jiān)管攝像、資料復印等工作。
1.2國有企業(yè)檔案資源管理工作面臨新的環(huán)境
國有企業(yè)的改革，國有企業(yè)經(jīng)營管理不再由國家政府包辦，而是企業(yè)進行自主經(jīng)營，自負盈虧。
因此，國有企業(yè)也面臨復雜的市場環(huán)境，企業(yè)為了在競爭中取得優(yōu)勢，往往會將調(diào)整企業(yè)經(jīng)營方式，向多元化方向發(fā)展，延伸企業(yè)的各項業(yè)務和相關的企業(yè)，并向國際市場拓展。
企業(yè)戰(zhàn)略擴展的時候，需要大量的文件資料和相關的檔案資源。
因此，國有企業(yè)檔案資源管理部門應該針對企業(yè)的不同業(yè)務設置不同的門類。
為了適應當下經(jīng)濟社會的發(fā)展，國有進行了戰(zhàn)略重組以及內(nèi)部改革，企業(yè)的產(chǎn)權發(fā)生了變化，那么檔案管理的隸屬問題也發(fā)生了變化。
重組初期，企業(yè)各個部門還需要一定的磨合期，因此，大家很難關注到企業(yè)的檔案資管管理問題，把一些小企業(yè)的檔案或者法人代表檔遺棄的現(xiàn)象，這樣可能造成企業(yè)資源的流失。
1.3國有企業(yè)面臨信息化發(fā)展
21世紀是信息化發(fā)展的時代，電子計算機、信息化技術廣泛應用在社會的各個領域。
國有企業(yè)對信息的需求也更大了，特別是當前國有企業(yè)改革過程中，很多工作可能需要檔案資源的佐證。
但是大部分的國有企業(yè)信息化都不高。
2國有企業(yè)檔案資源管理問題
2.1檔案管理方式落后，無法適應社會發(fā)展需求
國有企業(yè)長期以來在政府部門的管轄范圍之內(nèi)，因此企業(yè)管理方式帶有濃厚的政府機關檔案管理方式，檔案管理也是重藏輕用，檔案管理工作人員將大量的工作集中在檔案的收集、整理和保管等方面，忽略了檔案實用意義，對檔案的利用率比較低。
2.2檔案管理工作不重視
隨著信息化的發(fā)展，一些檔案部門已經(jīng)實現(xiàn)檔案的數(shù)字化、信息化發(fā)展。
但是大部分國有企業(yè)對檔案管理工作不夠重視。
只是簡單的給檔案部門配備微機，接收企業(yè)的電子文件，然后對系統(tǒng)進行編目，方便搜索。
連檔案部門的網(wǎng)絡設備都沒有更新，計算機屬于脫機運行。
這種鼓勵的檔案信息化方式，無法真正將檔案資源的價值發(fā)揮出來。
2.3檔案管理工作人員業(yè)務水平不高
由于企業(yè)自身不重視檔案管理工作，檔案管理人員很多都是其他部門借調(diào)過來的，他們本身并沒有檔案管理的專業(yè)知識，因此檔案管理水平不高。
再加上，長期以來，國有企業(yè)都是吃大鍋飯的，檔案工作人員普遍工作積極性不高，干得好干的差都一個樣，所以檔案資源管理的效率不高。
3企業(yè)檔案資源管理創(chuàng)新方式
3.1完善檔案管理制度
國有企業(yè)當前處于改革階段，為了避免遺漏企業(yè)發(fā)展重要的信息，企業(yè)應該完善企業(yè)的檔案管理制度。
比如國企重組以后，國企改革以后有很多新的企業(yè)加入進來，檔案資源管理部門應該將其單獨整理出來歸檔，并標明日期時間，并注明相關的說明。
這樣就可以避免國有企業(yè)重組以后，檔案信息混亂的局面，檔案工作人員要將企業(yè)重組、企業(yè)組織架構(gòu)、人事變動等情況檔案信息收集起來，不因為國企改革而造成企業(yè)歷史檔案出現(xiàn)空白現(xiàn)象。
同時，還應該根據(jù)國企的實際情況，尤其是國企一般是大企業(yè)，檔案資源比較多，而且很多檔案屬于國家檔案。
國企應該建立檔案保密制度，加強檔案保管和檔案保衛(wèi)制度，建立檔案資源管理日常制度，并明確檔案管理人員的崗位職責。
3.2開發(fā)利用檔案資源
為了更好地利用檔案資源，檔案資源管理部門應該加強檔案資源管理的利用率，將沒有開發(fā)的檔案資源進行開發(fā)，企業(yè)的新業(yè)務也要設立獨立的檔案單元，并對新業(yè)務新產(chǎn)品進行細分，舊檔案進行分門別類，方便員工查找。
國有企業(yè)檔案資源也是國家檔案資源，但是隨著國有企業(yè)改革，很多幾十年前可能是秘密的檔案信息。
到現(xiàn)在早已不是什么重要的商業(yè)機密，也不會對國家經(jīng)濟社會造成一定的影響，檔案資源管理部門應該根據(jù)實際情況，公開一部分可以公開的檔案信息資源，滿足公眾對過去國有企業(yè)發(fā)展的求知欲。
3.3提高檔案資源管理人員的專業(yè)技能
企業(yè)檔案的價值對企業(yè)未來的發(fā)展具有重要的參考價值，檔案資源的作用也越來越明顯，這就需要我們的檔案管理人員不斷提高自己的專業(yè)技能，充分挖掘檔案信息資源，為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻。
企業(yè)應該加大對檔案工作人員的業(yè)務培訓，讓他們學習檔案管理知識，掌握現(xiàn)代信息技術。
同時企業(yè)還可以聯(lián)系一些檔案管理工作比較突出的工作單位，組織檔案資源管理職工進行學習。
為了調(diào)動職工工作的積極性，激發(fā)檔案資源管理部門的活力，檔案資源管理部門應該引入競爭機制，在工作中表現(xiàn)突出表現(xiàn)或者在檔案開發(fā)利用方面做出重大貢獻的職工，應該給予一定的獎勵。
3.4加強檔案資源管理數(shù)字化建設
信息化已經(jīng)成為檔案資源管理的未來趨勢。
傳統(tǒng)的紙質(zhì)、文件檔案已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展。
數(shù)字檔案易存存儲、不易損壞，保留時間長。
然而，數(shù)字檔案信息具有一定的物理特性，它必須依靠電子通訊設備或者光盤等介質(zhì)上。
但是電子信息也有一個致命的缺點，就是它的不可恢復性。
一旦發(fā)生意外，可能造成滅頂之災，數(shù)據(jù)信息可能全部毀滅，因此形成電子檔案的時候要做好備份工作，并在電子檔案上做好相關的記錄，記錄信息建立的時間以及工作人員的名字以及保護標簽。
加大對電子檔案信息的開發(fā)利用，將檔案資源信息管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡系統(tǒng)進行融合，將檔案資源信息化建設納入國有企業(yè)信息化建設工作來，檔案信息的數(shù)據(jù)收集、整理與企業(yè)的業(yè)務部門、資金信息實行共享，從而加快國有企業(yè)的信息化進程。
4結(jié)語
在網(wǎng)絡信息化的今天，國有企業(yè)資源檔案管理不僅僅只是保存企業(yè)信息資源或者記錄企業(yè)發(fā)展信息，它還能增加企業(yè)的活力，為企業(yè)創(chuàng)造更多價值。
當前，國有企業(yè)正在大刀闊斧地改革，檔案資源管理作為改革的一部分，如何在當下信息化的時代，提升檔案管理水平和服務水平，促進檔案信息資源管理水平的進步，是當下國有企業(yè)的檔案管理者所要思想的問題。
參考文獻
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