- 相關(guān)推薦
電子文件及電子檔案管理
隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，檔案的管理都趨向信息化，電子文件及電子檔案管理，小編為各位檔案管理專業(yè)的同學(xué)獻(xiàn)上，歡迎大家閱讀分析人事檔案管理的困境與出路!
【摘要】 概述了電子文件在日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中直接形成的應(yīng)當(dāng)歸檔并具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄;電子檔案管理旨在電子檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等管理活動(dòng)。全方位為單位生產(chǎn)、管理及建設(shè)項(xiàng)目提供利用,并為電子檔案管理發(fā)展服務(wù),是電子檔案管理的主要價(jià)值所在。
【關(guān)鍵詞】 電子文件管理;利用;保存;電子檔案管理人員的培養(yǎng)
一、電子文件的特性
電子文件是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成,以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料,主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐,已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則。電子文件隨時(shí)產(chǎn)生,隨時(shí)更改,存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中,它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中,文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化,電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序,不再需要對(duì)它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要,利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行快速、便捷的自由組合分類。
二、電子文件的管理
首先,重視電子文件的歸檔工作。強(qiáng)化人們對(duì)電子文件歸檔管理的意識(shí),各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把電子文件的歸檔提上議事日程,重視、強(qiáng)化電子文件的歸檔管理,要形成以組織機(jī)構(gòu)為保障、辦公室綜合檔案室為軸心、各部門為節(jié)點(diǎn)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,真正做到職責(zé)明確、上下聯(lián)動(dòng)、保障有力。電子文件與紙質(zhì)文件一樣,同樣涉及保密、安全、管理、歸檔、利用等問(wèn)題,與紙質(zhì)文件具有同等作用。不僅要加強(qiáng)對(duì)這方面專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí),應(yīng)積極與相關(guān)技術(shù)人員和形成電子文件的部門加強(qiáng)聯(lián)系,提前介入,并按照歸檔的要求,開(kāi)展業(yè)務(wù)指導(dǎo)和協(xié)調(diào),協(xié)助制定有關(guān)制度,保證電子文件的歸檔質(zhì)量。完善電子文件歸檔制度、做好電子文件的歸檔工作,電子文件來(lái)源廣泛,形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人,還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度,并列入信息管理工作程序,在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí),還要布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件歸檔工作。
其次,加強(qiáng)收集整理工作。電子文件的收集是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ),電子文件的特性決定了其收集、整理的范圍、方法和要求不同于紙質(zhì)檔案。當(dāng)正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動(dòng)檢索要求或從保留文件重要修改過(guò)程的信息來(lái)考慮時(shí),則應(yīng)對(duì)起輔助作用或正式作用的草稿文件進(jìn)行收集和整理,并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系,尤其是對(duì)無(wú)紙化系統(tǒng)生成的電子文件應(yīng)該制定嚴(yán)格的措施,必要時(shí)應(yīng)在收集整理過(guò)程中制作成紙質(zhì)拷貝件或制成縮微品,避免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失。我公司從制度著手,制定了《電子文件歸檔與暫行規(guī)定》,從資料收集開(kāi)始就落實(shí)到責(zé)任人,確保了電子文檔的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性。
三、電子文件的利用
在檔案網(wǎng)絡(luò)化條件下,查詢檔案信息、利用檔案內(nèi)容的手段發(fā)生了根本變化。檔案工作人員要運(yùn)用信息技術(shù)手段和新的管理辦法來(lái)實(shí)現(xiàn)有效的服務(wù),按照檔案管理現(xiàn)代化的要求,實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、聲像檔案的電子檢索,降低人為因素在文件歸檔工作中的影響,發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì),提高工作效率。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),為方便快捷服務(wù)創(chuàng)造條件。按照國(guó)家檔案局制定的《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》統(tǒng)一管理,建立電子檔案管理制度,實(shí)現(xiàn)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化,以便使各類文件管理系統(tǒng)都能和檔案管理系統(tǒng)通過(guò)接口緊密連接起來(lái),以便將來(lái)電子目錄進(jìn)入檔案部門后實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化,達(dá)到資源共享。檔案信息化是國(guó)家信息化建設(shè)的重要內(nèi)容,檔案信息化可為各行業(yè)、單位提供日常工作所需的共享數(shù)據(jù),逐步形成決策咨詢系統(tǒng),對(duì)實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化、規(guī)范化、高效化將起到重要的推動(dòng)作用。
四、電子文件的保存問(wèn)題
電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi),不怕外界磁場(chǎng)的影響,不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。由于電子文件形成的時(shí)間短,缺乏實(shí)際保存的驗(yàn)證,電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前,對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件,需要定期進(jìn)行復(fù)制,以防止信息損失。建議磁盤每2年、光盤每5年復(fù)制一次并按原來(lái)編號(hào)保存。
五、電子檔案管理人員的培養(yǎng)
首先,重視吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中來(lái)。其次,加大現(xiàn)有培訓(xùn)力度,采取走出去和引進(jìn)來(lái)的雙向方式,開(kāi)展電子計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)字信息技術(shù)的強(qiáng)化培訓(xùn),盡快解決電子檔案管理人才緊缺的現(xiàn)狀。最后,適時(shí)組織人員到兄弟單位參觀學(xué)習(xí),取長(zhǎng)補(bǔ)短,切實(shí)提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平。
參考文獻(xiàn)
[1]國(guó)家檔案局令[1999]第5號(hào)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》
[2]中國(guó)人民大學(xué)檔案學(xué)院檔案系計(jì)算機(jī)應(yīng)用教研組編.《檔案管理與計(jì)算機(jī)參考資料》[M].檔案出版社,北京:1986
相關(guān)閱讀：
【電子文件及電子檔案管理】相關(guān)文章：
電子文件檔案管理10-08
電子文件檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策論文10-09
電子文件與歸檔10-08
淺談建筑工程電子文件檔案管理論文10-08
推動(dòng)電子文件歸檔工作的思考-檔案管理論文10-09
關(guān)于推動(dòng)電子文件歸檔工作的思考-檔案管理論文10-08
推動(dòng)電子文件歸檔工作的思考10-09